HR naar ERP
Deel Dynamics 365 koppeling: werknemers, EOR en contractors uit Deel op de juiste plek in het ERP
Met een koppeling tussen Deel en Microsoft Dynamics 365 komt iedereen die in Deel werkt automatisch in Dynamics 365, maar wel per soort dienstverband. Eigen werknemers worden een medewerker in de administratie van hun entiteit; EOR-medewerkers en contractors krijgen alleen een resource om uren op projecten te schrijven.
Wat de koppeling doet
Organisaties met eigen werknemers, EOR-medewerkers en freelancers in Deel die allemaal uren op klantprojecten in Business Central schrijven, laten finance voor elke nieuwe persoon met de hand een resource aanmaken. Contractors die al weken weg zijn, staan nog open voor uren.
- Een contract wordt in Deel aangemaakt, gewijzigd of beëindigd.
- Deel meldt dit aan KoppelHet, dat de persoon met contract, entiteit, afdeling en manager ophaalt.
- Een eigen werknemer wordt een medewerker in de administratie van zijn entiteit, met een gekoppelde resource. EOR-medewerkers en contractors krijgen alleen een resource.
- De manager uit Deel wordt goedkeurder van de urenstaten.
- Op de laatste werkdag uit Deel sluit KoppelHet de medewerker af en zet de resource uit voor nieuwe urenstaten.
Waar je op let bij Deel en Microsoft Dynamics 365
- Deel legt per persoon vast of iemand contractor, EOR-medewerker of eigen werknemer is. Business Central laat urenstaten ook werken voor resources die geen werknemer zijn. Alleen eigen werknemers worden daarom een employee; EOR-medewerkers en contractors krijgen alleen een resource, want hun werkgever of opdrachtgever is een ander.
- In Dynamics 365 Finance is een worker een employee of een contractor. Daar komen contractors uit Deel als contractor; EOR-medewerkers spreken we per klant af, omdat de juridische werkgever de EOR-partij is.
- Elk contract in Deel hoort bij een entiteit van de klant. KoppelHet gebruikt die entiteit om de Business Central-administratie te kiezen; contracten bij een entiteit zonder eigen administratie komen in de administratie die finance daarvoor aanwijst.
- Gaat iemand van EOR over naar de eigen BV, dan blijft de resource in Business Central dezelfde en komt er een medewerker bij. Zo blijven de uren op lopende projecten bij één resource staan.
- Afdelingen in Deel hebben een bovenliggende afdeling, terwijl dimensiewaarden in Business Central een platte lijst zijn die de standaard-API niet laat aanmaken. KoppelHet vertaalt de Deel-afdeling naar een bestaande code; een onbekende afdeling wordt een melding voor finance.
- Een contractor in Deel heeft vaak geen einddatum tot de opdracht stopt. Business Central laat de goedkeurder niet wijzigen zolang er urenstaten open staan. KoppelHet zet een resource daarom pas uit nadat de laatste urenstaat is goedgekeurd, en meldt urenstaten die blijven openstaan.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom worden EOR-medewerkers geen employee?
Omdat een andere partij hun werkgever is. In Business Central hebben ze voor uren alleen een resource nodig; zo lopen er geen kosten of declaraties via de verkeerde werkgever.
Gaan facturen van contractors ook via deze koppeling?
Nee. Deze koppeling gaat over mensen en organisatie. Facturen van Deel naar de boekhouding kunnen later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel via webhooks en de REST API (GET /rest/people met hiring_type contractor, eor, peo of direct_employee, client_legal_entity, department met parent, direct_manager met worker_id en work_email, employments met job_title en termination_last_day). Deel adviseert webhooks als hoofdroute en polling als aanvulling.
- Business Central via API v2.0 per company - employees en defaultDimensions met parentType Employee; dimensionValues alleen GET. Resources met Use Time Sheet en Time Sheet Approver User ID. Dynamics 365 Finance via Worker (employee of contractor) en Employment per company.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in Microsoft Dynamics 365 | Toelichting |
|---|---|---|
worker_id | number (employee en resource) | |
first_name, last_name | givenName, surname / naam resource | |
employments.job_title | jobTitle | |
hiring_type | Employee met resource, of alleen resource | Alleen direct_employee wordt employee |
client_legal_entity | Company | Via een tabel per entiteit |
department.name | defaultDimensions (afdeling) | |
direct_manager.work_email | Time Sheet Approver User ID | |
start_date | employmentDate | |
employments.termination_last_day | terminationDate en status Terminated |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie