In dienst, overplaatsing en vertrek
Entiteiten, inhuur en herintreders in een koppeling van HR naar ERP
De juridische entiteit of company in Workday, Deel of Personio bepaalt in welke administratie of subsidiary van Microsoft Dynamics 365, Oracle NetSuite, Exact Online of SAP S/4HANA een medewerker komt, en het soort dienstverband bepaalt of hij daar employee, resource of contractor wordt. Een overstap naar een andere entiteit wordt een beëindiging in de ene en een indiensttreding in de andere administratie, en een herintreder krijgt geen tweede record.
Wat het is
Een internationaal HR-systeem bevat alle landen en alle soorten werkenden: eigen werknemers, inhuurkrachten, employer-of-record-medewerkers. Het ERP boekt per rechtspersoon, en kent eigen begrippen: employee, resource, contractor, dienstverlener.
Zonder vaste regels komen collega's uit Londen in de Nederlandse administratie, schrijft een contractor uren als werknemer, of staat een oud-medewerker die terugkomt er twee keer in.
Hoe de koppeling het regelt
- Per entiteit of company in HR leggen we vast bij welke administratie, subsidiary of vestiging die hoort. Entiteiten zonder administratie in het ERP blijven buiten de koppeling.
- Alleen eigen werknemers worden employee. In Business Central krijgen inhuurkrachten alleen een resource voor urenstaten; in Dynamics 365 Finance worden ze een worker van het type contractor.
- Een overstap naar een andere entiteit wordt een beëindiging in de oude en een indiensttreding in de nieuwe administratie, op dezelfde datum en met hetzelfde personeelsnummer.
- De vaste sleutel uit HR, zoals het Workday-ID, is de sleutel in het ERP. Een herintreder krijgt een nieuw dienstverband bij de bestaande medewerker, en een herhaalde aanvraag na een storing levert geen tweede medewerker op.
- Inhuur krijgt een eigen nummerreeks of voorvoegsel, zodat er nooit twee mensen onder hetzelfde nummer uren schrijven.
- Exact Online laat medewerkers via de API alleen lezen. KoppelHet zet nieuwe medewerkers, overplaatsingen en vertrekkers daarom op een werklijst voor finance.
Randgevallen die we meenemen
- Heractiveren van een vertrokken employee mag in NetSuite alleen de Administrator-rol. Een herintreder gaat daarom naar de NetSuite-beheerder in plaats van dat er een dubbele employee ontstaat.
- Een externe kracht is in S/4HANA een dienstverlener, en die vraagt een inkooporder met leverancier en looptijd. Zonder inkooporder houdt KoppelHet hem tegen met een melding.
- Gaat iemand in Deel van employer of record naar de eigen BV, dan blijft de resource in Business Central dezelfde en komt er een medewerker bij, zodat uren op lopende projecten bij één resource blijven.
- Hangt een employee in NetSuite aan de parent subsidiary, dan is die niet meer te wijzigen. Een overstap naar een ander land wordt dan een nieuwe employee, met de oude op inactief.
Wat KoppelHet doet
KoppelHet legt bij de start met HR en finance vast welke entiteiten, welke soorten werkenden en welke nummerreeksen meegaan. Wat de koppeling niet zelf mag, zoals een employee heractiveren in NetSuite of een medewerker aanmaken in Exact Online, komt als taak bij de juiste beheerder, met de gegevens erbij.
Veelvoorkomende koppelingen
Deel → Microsoft Dynamics 365
Deel Dynamics 365 koppeling: werknemers, EOR en contractors uit Deel op de juiste plek in het ERP
Workday → Oracle NetSuite
Workday NetSuite koppeling: workers per company als employee op de subsidiary in NetSuite
Workday → SAP S/4HANA
Workday SAP S/4HANA koppeling: workers als workforce person en zakenpartner, met kostenplaats en ingangsdatum
Deel → Exact Online
Deel Exact Online koppeling: kostenplaatsen per entiteit en alleen eigen werknemers op de werklijst
Oracle HCM Cloud → Microsoft Dynamics 365
Oracle HCM Dynamics 365 koppeling: workers en assignments uit Oracle als medewerkers in Dynamics
Personio → Oracle NetSuite
Personio NetSuite koppeling: medewerkers op de juiste subsidiary, met department en supervisor
Oracle HCM Cloud → Exact Online
Oracle HCM Exact Online koppeling: een werklijst voor de Nederlandse administratie, gevoed door de Oracle-feeds
Veelgestelde vragen
Komen inhuurkrachten ook in het ERP?
Alleen als dat is afgesproken, bijvoorbeeld omdat ze uren op projecten schrijven of declareren. Dan krijgen ze een eigen type, zoals resource of contractor, en een eigen nummerreeks.
Wat gebeurt er als iemand naar een andere bv gaat?
Elke rechtspersoon heeft in het ERP een eigen administratie. De medewerker wordt beëindigd in de ene en aangemaakt in de andere, op dezelfde datum.
Ontstaat er een dubbel record als een oud-medewerker terugkomt?
Nee. KoppelHet herkent de herintreder aan de vaste sleutel uit HR. Waar het ERP heractiveren aan een beheerder voorbehoudt, krijgt die een taak.
Meer over HR naar ERP
In dienst, overplaatsing en vertrek
- Ingangsdatums en overplaatsingenEen overplaatsing per volgende maand pas op die dag in het ERP, een nieuwe collega al vooraf.
- Entiteiten, inhuur en herintredersWie als medewerker, resource of contractor in welke administratie komt.