Payroll koppeling
Deel koppelen met Nmbrs: salarissen van je eigen Nederlandse BV naast EOR
Met een koppeling tussen Deel en Nmbrs komen de werknemers van jullie eigen Nederlandse BV automatisch vanuit Deel in het juiste Nmbrs-bedrijf, en staat een nieuwe werknemer of een vertrek snel klaar voor de salarisrun. Contractors en medewerkers via employer of record (EOR) gaan niet mee, zodat niemand dubbel wordt verloond.
Wat de koppeling doet
Werkgevers met contractors en EOR-medewerkers in Deel en sinds kort ook een Nederlandse BV met eigen personeel in Nmbrs, sturen het payrollbureau elke maand een lijst met wie bij de BV begon of vertrok. Een EOR-collega die per ongeluk op die lijst staat, valt pas op als er twee loonstroken zijn.
- HR voert in Deel een nieuwe werknemer in of wijzigt een contract bij de Nederlandse BV.
- KoppelHet haalt alleen de werknemers van de eigen BV op; contractors en EOR-medewerkers komen de koppeling niet eens binnen.
- De werknemer staat daarna in het Nmbrs-bedrijf dat bij die BV hoort.
- Wat Deel niet heeft, zoals de Nederlandse fiscale gegevens, vult het payrollbureau in Nmbrs aan.
- Bij een beëindiging staat de laatste werkdag uit Deel als datum uit dienst in Nmbrs.
Waar je op let bij Deel en Nmbrs
- KoppelHet vraagt Deel alleen om werknemers van eigen entiteiten. Contractors en EOR-medewerkers bereiken de koppeling daardoor niet, en kunnen dus ook niet per ongeluk in Nmbrs belanden.
- Heeft de groep in Nederland meer dan één BV, dan heeft elke BV een eigen entiteit in Deel en een eigen bedrijf in Nmbrs. De koppeling kiest het Nmbrs-bedrijf op basis van die entiteit, niet op land of werkplek.
- Een overstap van EOR naar de eigen BV is in Deel een nieuw dienstverband. Voor Nmbrs is dat een nieuwe werknemer met een eigen begindatum; de EOR-periode hoort bij de salarisverwerking van Deel.
- KoppelHet accepteert alleen meldingen die aantoonbaar van Deel komen, en vergelijkt daarnaast op een vast moment de werknemers in Deel met Nmbrs.
- Verzorgt een payrollbureau de Nmbrs-omgeving, dan geeft het bureau de koppeling alleen toegang tot jullie administratie. Andere klanten van het bureau blijven buiten beeld.
- BSN, loonheffingskorting en pensioenregeling legt een internationaal team zelden in Deel vast. Die gegevens blijven in Nmbrs bij het payrollbureau en de koppeling raakt ze niet aan.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan Deel zelf de Nederlandse salarisverwerking doen?
Deel biedt eigen payroll en EOR. Deze koppeling is voor organisaties die de salarissen van hun eigen BV bewust in Nmbrs verwerken, bijvoorbeeld via een Nederlands payrollbureau.
Wat als iemand van EOR overgaat naar onze BV?
Dan komt er een nieuwe werknemer in Nmbrs per de nieuwe begindatum. Het EOR-contract eindigt bij Deel.
Welke gegevens moet het payrollbureau nog zelf invullen?
De Nederlandse fiscale gegevens en alles wat jullie niet in Deel vastleggen. Welke gegevens dat zijn, leggen we bij de start samen vast.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel wordt gelezen via de Deel REST API (people-lijst, gefilterd op hiring type hris_direct_employee, met employments en client_legal_entity) en via ondertekende webhooks bij contractgebeurtenissen.
- Laatste werkdag uit termination_last_day. De sleutel is het id van de Deel-persoon, in een personeelsnummer of vrij veld in Nmbrs.
- Naar Nmbrs schrijven we via de Nmbrs REST API, die per debiteur werkt.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in Nmbrs | Toelichting |
|---|---|---|
id (Deel person) | Personeelsnummer of vrij veld | Afspraak bij de start |
first_name en last_name | Voornaam, tussenvoegsel, achternaam | |
birth_date | Geboortedatum | |
country | Land (adres) | |
start_date (employment) | Datum in dienst | |
job_title | Functie | |
department | Afdeling | |
client_legal_entity | Nmbrs-bedrijf | Vaste tabel van legal entity naar bedrijf |
termination_last_day | Datum uit dienst |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie