Verlof, verzuim en uren
Deel Protime koppeling: medewerkers uit Deel in Protime, goedgekeurde afwezigheid terug als time off in Deel
Met een koppeling tussen Deel en Protime komt elke medewerker van een entiteit die in Protime klokt automatisch in Protime, met datum in dienst, afdeling en een contract. Afwezigheid die in Protime is goedgekeurd, gaat terug naar Deel als goedgekeurde time off, zodat het saldo en de verlofkalender in Deel kloppen zonder tweede goedkeuring.
Wat de koppeling doet
Organisaties die medewerkers in Deel beheren en in Nederland of België klokken met Protime, zetten iedere nieuwe collega met de hand in Protime. Verlof gaat via de terminal of de app van Protime, maar komt niet in Deel, waardoor het verlofsaldo in Deel niet klopt en HR het met de hand bijwerkt.
- HR maakt een medewerker aan in Deel bij een entiteit die met Protime werkt.
- KoppelHet zet de persoon in Protime, met een contract en de afdeling en werklocatie vanaf de startdatum.
- De medewerker vraagt verlof aan in Protime en de leidinggevende keurt het goed.
- KoppelHet controleert de aanvraag eerst bij Deel en zet hem daarna als goedgekeurde time off in Deel.
- Wordt de afwezigheid in Protime gewijzigd of verwijderd, dan past KoppelHet de time off in Deel aan of annuleert hem.
Terug: Goedgekeurde afwezigheid als time off, met halve dagen of uren per dag
Waar je op let bij Deel en Protime
- Protime biedt geen schrijfrecht op afwezigheid, Deel neemt time off via de API wel aan en zet die standaard op goedgekeurd. Verlof wordt daarom in Protime aangevraagd en beoordeeld; Deel krijgt het resultaat. KoppelHet laat de goedkeuringsflow van Deel uit, zodat de leidinggevende niet opnieuw wordt gevraagd.
- Deel raadt aan een aanvraag eerst te valideren op saldo, verlofbeleid en verplichte extra velden. KoppelHet doet die controle voordat het boekt. Wijst Deel de aanvraag af, dan gaat er een melding naar HR met de reden, in plaats van een herhaling die steeds dezelfde fout geeft.
- Deel kan één aanvraag bij het aanmaken opsplitsen in meer time offs, afhankelijk van de datums. KoppelHet bewaart alle id's die Deel teruggeeft bij de afwezigheid uit Protime, zodat een latere wijziging of verwijdering alle delen raakt.
- Binnen één aanvraag in Deel moeten alle dagen hetzelfde soort hebben, zoals hele dag, halve dag of uren. Protime meldt per dag een dagdeel en een duur. Zit er een halve dag midden in een reeks hele dagen, dan maakt KoppelHet er aparte aanvragen van, zodat Deel geen aanvraag met gemengde dagen weigert.
- Verschuift de leidinggevende in Protime een goedgekeurde vrije dag, dan corrigeert KoppelHet de datums van de bestaande time off in Deel. Verdwijnt de afwezigheid in Protime, dan annuleert KoppelHet de time off; Deel zet die dan direct op geannuleerd, ook als hij al was goedgekeurd, en dat is niet terug te draaien.
- Deel heeft een apart endpoint waarmee een extern HR-systeem verlof synchroniseert, maar alleen voor Global Payroll-contracten. Loopt de salarisverwerking van de Nederlandse of Belgische medewerkers buiten Deel, dan gebruikt KoppelHet de gewone time off-aanvraag per medewerker.
- Protime wil bij een contract de contracturen en de uren van een voltijd werkweek, Deel levert in de people-API geen uren. KoppelHet leest beide uit eigen velden in Deel, of uit een tabel per entiteit, en meldt een medewerker zonder uren voordat Protime de persoon zonder contract laat staan.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom verlof aanvragen in Protime en niet in Deel?
Omdat Protime afwezigheid niet via de API aanneemt. Wie bij de klok verlof regelt, doet dat in Protime; Deel krijgt het resultaat en houdt het saldo bij.
Gaan EOR-medewerkers ook naar Protime?
Alleen als ze bij een locatie met Protime klokken. We kiezen per soort dienstverband en entiteit wie meegaat.
Gaan geklokte uren naar Deel?
Niet in deze koppeling. Geklokte uren voor de salarisverwerking kunnen later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel via de REST API (versie 2026-01-01) met een API-token of OAuth2-app. Medewerkers via GET /rest/people en webhooks voor aangemaakte en gewijzigde directe medewerkers; eigen velden via de custom fields-API. Afwezigheid terug met POST /rest/time_offs/validate en POST /rest/time_offs (recipient_profile_id, time_off_type_id of policy_id, start_date, end_date, dates met day_type HALF_DAY, FULL_DAY, PERCENTAGE of HOURLY, status APPROVED, use_deel_approval_flow false), PATCH /rest/time_offs/{time_off_id} voor correcties en DELETE om te annuleren. Scopes time-off:write en worker:write.
- Protime via de Protime API (v1) met OAuth 2.0 client credentials. POST people met externalReferenceIdentifier, POST contracts (contractHoursInMinutes en fullTimeEquivalentInMinutes tussen 1 en 5999) en de historie voor employer, department en work-location. Afwezigheid lezen via webhooks op absences (dayPart First of Second, durationInMinutes, approvalLevel Approved), ondertekend met HMAC-SHA256; absences hebben geen schrijfscope.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in Protime | Toelichting |
|---|---|---|
employments[].employee_number | employeeNumber en externalReferenceIdentifier | Vaste sleutel |
first_name, last_name | firstName, lastName | |
employments[].start_date en termination_last_day | inServiceDate en outOfServiceDate | |
Eigen veld contracturen | contractHoursInMinutes | Deel heeft geen standaardveld voor uren |
client_legal_entity | employer-history | |
department | department-history | |
work_location | work-location-history | |
Afwezigheidsdefinitie, dayPart en duur (Protime, terug) | time_off_type_id, dates[].day_type en hours | Via een tabel per afwezigheidscode |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie