Accounts in applicaties
Deel Salesforce koppeling: Salesforce-gebruikers voor eigen personeel, EOR en contractors uit Deel
Met een koppeling tussen Deel en Salesforce krijgt elke nieuwe sales- of servicecollega in Deel automatisch een Salesforce-gebruiker met profiel, rol, manager en de instellingen van zijn land, of hij nu in dienst is, via employer of record werkt of contractor is. Bij vertrek gaat de gebruiker uit op de laatste dag in Deel, en een overstap van EOR naar de eigen entiteit houdt dezelfde gebruiker.
Wat de koppeling doet
Organisaties die via Deel een salesteam in andere landen opbouwen, met employer of record of contractors, geven nieuwe collega's pas een Salesforce-gebruiker als hun manager erom vraagt. Contractors van wie de opdracht stopt, houden soms maanden een licentie bezet.
- Het team legt de nieuwe collega vast in Deel, als werknemer, EOR of contractor, met functie, afdeling, land en leidinggevende.
- Deel meldt de nieuwe persoon; KoppelHet controleert de handtekening en haalt de gegevens op.
- Op de startdatum maakt KoppelHet de Salesforce-gebruiker aan met het profiel dat bij de soort arbeidsrelatie en functie hoort.
- Gaat een EOR-collega over naar de eigen entiteit, dan wordt dezelfde gebruiker bijgewerkt.
- Op de laatste dag in Deel wordt de gebruiker gedeactiveerd en komt de licentie vrij.
Waar je op let bij Deel en Salesforce
- Deel schrijft zelf dat het mensen niet naar andere systemen doorzet; daarvoor is een tussenlaag nodig die Deel uitleest en het doel bijwerkt. Voor Salesforce hebben we bij Deel ook geen eigen app gevonden. Die tussenlaag is hier de koppeling van KoppelHet.
- Werknemers, EOR-collega's en contractors staan in Deel naast elkaar. Elke Salesforce-licentie kost geld en contractors hebben vaak minder nodig. De soort arbeidsrelatie in Deel bepaalt het profiel; welke soorten een gebruiker krijgen, leggen jullie vooraf vast.
- Gaat een EOR-collega over naar jullie eigen BV, dan krijgt die in Deel een nieuw dienstverband. KoppelHet koppelt de Salesforce-gebruiker aan de persoon in Deel en niet aan het contract, zodat klanten, kansen en activiteiten bij dezelfde gebruiker blijven.
- Een salesteam via Deel zit in veel landen. Het land van het dienstverband zet in Salesforce de tijdzone, taal en landinstelling, zodat een accountmanager in Lissabon zijn afspraken in zijn eigen tijd ziet.
- Deel geeft bij elke persoon het werkadres van de directe leidinggevende. KoppelHet zoekt daarmee de Salesforce-gebruiker van die manager op, ook als die in een ander land of buiten Deel in dienst is.
- Wie in Deel nog niet is begonnen, staat als niet gestart. KoppelHet maakt de Salesforce-gebruiker pas op de startdatum aan, zodat er geen licentie bezet is voor iemand die nog bij een vorige werkgever zit.
- Deel stopt na tien mislukte pogingen met het sturen van meldingen naar een adres. KoppelHet bewaakt dat en vergelijkt elke dag alle actieve mensen in Deel met de actieve Salesforce-gebruikers, zodat een contractor niet maanden een licentie houdt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Krijgen contractors ook een Salesforce-gebruiker?
Als jullie dat willen, met een eigen profiel. Per soort arbeidsrelatie en functie leggen we vast wie een gebruiker krijgt; de rest blijft buiten Salesforce.
Wat als iemand van contractor werknemer wordt?
Dan blijft het dezelfde persoon in Deel en dezelfde gebruiker in Salesforce. Alleen het profiel en de bedrijfsnaam veranderen.
Ziet de koppeling salarissen of facturen van contractors?
Nee. De koppeling leest alleen personen, dienstverbanden en organisatiegegevens. Betalingen, facturen en contractbedragen blijven in Deel.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel wordt gelezen via de HRIS People API (worker_id, hiring_type, person_status ACTIVE, NOT_STARTED of INACTIVE, employments met client_legal_entity en termination_last_day, direct_manager.work_email) en webhooks zoals Worker V2 Created, Updated en Deleted, ondertekend met x-deel-signature (HMAC-SHA256), idempotent op event_id. Na de tiende mislukte poging wordt een webhook uitgeschakeld.
- Naar Salesforce schrijven we via de REST API op het object User met een connected app (OAuth 2.0) en een integratiegebruiker met Manage Users. Verplicht bij aanmaken onder meer Username (uniek over alle Salesforce-omgevingen), Alias (maximaal 8 tekens), Email, LastName, ProfileId, TimeZoneSidKey, LocaleSidKey, LanguageLocaleKey en EmailEncodingKey. Bij vertrek IsActive = false, of UserLogin.IsFrozen = true als deactiveren wordt geweigerd.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in Salesforce | Toelichting |
|---|---|---|
worker_id | EmployeeNumber | |
preferred_first_name of first_name | FirstName | |
last_name | LastName | |
Werkadres | Email, Username en FederationIdentifier | |
Naam (ingekort) | Alias | |
job_title | Title | |
department | Department en UserRoleId | |
hiring_type | ProfileId | Ander profiel voor contractors |
country en client_legal_entity | CompanyName, TimeZoneSidKey, LocaleSidKey en LanguageLocaleKey | |
direct_manager.work_email | ManagerId | |
person_status en termination_last_day | IsActive |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie