HR naar ITSM
Deel koppelen met ServiceNow: EOR-medewerkers en contractors als gebruiker, met on- en offboarding
Met een koppeling tussen Deel en ServiceNow worden eigen medewerkers, EOR-medewerkers en contractors uit Deel gebruikers in ServiceNow, met afdeling, land en leidinggevende, en bestelt een getekend contract of een laatste werkdag in Deel automatisch het onboarding- of offboardingitem uit de ServiceNow-servicecatalogus. De servicedesk ziet bij elke gebruiker welke soort arbeidsrelatie die heeft.
Wat de koppeling doet
Organisaties die mensen in meerdere landen via Deel aannemen en ServiceNow voor IT gebruiken, regelen laptops en accounts vaak via losse verzoeken. In de ServiceNow Store staat geen Deel-koppeling, en contractors en EOR-medewerkers ontbreken dan in ServiceNow tot iemand ze handmatig aanmaakt.
- KoppelHet abonneert zich op de webhooks van Deel voor contracten en medewerkers.
- Bij elke webhook controleert KoppelHet de handtekening, bevestigt direct en haalt daarna de persoon op met alleen de velden die ServiceNow nodig heeft.
- KoppelHet maakt of werkt de gebruiker in ServiceNow bij, met afdeling, land en leidinggevende.
- Voor een nieuwe persoon bestelt KoppelHet het onboardingitem, ruim voor de startdatum.
- Bij een laatste werkdag bestelt KoppelHet het offboardingitem en zet de gebruiker na die dag op inactief.
Waar je op let bij Deel en ServiceNow
- Deel bevat naast eigen medewerkers ook EOR-medewerkers en contractors, en allemaal hebben ze IT nodig. KoppelHet zet de soort arbeidsrelatie bij de gebruiker in ServiceNow, zodat het onboardingitem voor een contractor met een eigen laptop alleen accounts regelt.
- Deel herhaalt een mislukte webhook tot tien keer, de laatste keer na zestien uur, en zet het abonnement daarna uit. KoppelHet bewaakt dat abonnement en vergelijkt elke dag de actieve mensen in Deel met ServiceNow, zodat een uitgezette webhook niet ongemerkt vertrekkers laat liggen.
- Deel kan dezelfde webhook meer dan eens afleveren. KoppelHet onthoudt welke gebeurtenissen al zijn verwerkt, zodat een dubbele melding geen tweede onboardingverzoek in ServiceNow bestelt.
- In het persoonsrecord van Deel staan ook gegevens zoals een sofinummer of social security number. KoppelHet vraagt bij Deel alleen de velden op die ServiceNow gebruikt, zodat die gegevens het KoppelHet-platform niet eens bereiken.
- Mensen via Deel werken vaak in een land zonder eigen kantoor. KoppelHet maakt per land een locatie in ServiceNow, zodat de taak voor het versturen van de laptop bij het team komt dat dat land bedient.
- Deel geeft de leidinggevende als een persoon met een eigen worker_id. Dat is ook de sleutel in ServiceNow, dus goedkeuringen in de servicecatalogus gaan naar de leidinggevende die in Deel staat, ook als die zelf via Deel is aangenomen.
- Een contractor met een einddatum heeft in Deel een laatste werkdag. Wordt het contract verlengd, dan schuift die datum op; KoppelHet past de datum op het openstaande offboardingverzoek aan in plaats van een tweede verzoek te bestellen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Deel een koppeling met ServiceNow?
Niet in de ServiceNow Store, voor zover we vonden. Er zijn no-code-platforms met een Deel-ServiceNow-sjabloon; KoppelHet bouwt rechtstreeks op de API's van beide kanten.
Komen contractors ook in ServiceNow?
Ja, als jullie dat willen. Per soort arbeidsrelatie spreken we af of er een gebruiker en een onboardingverzoek komt.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel via de HRIS People API (GET /people met fields voor alleen worker_id, preferred_first_name, last_name, work_email, department, work_location, direct_manager, hiring_type, hiring_status en termination_last_day) en webhooks (x-deel-signature HMAC-SHA256 met x-deel-hmac-label, 200 binnen 30 seconden, tien pogingen tot zestien uur, daarna uitgeschakeld; dubbele aflevering herkennen op event_id).
- ServiceNow via de Import Set API (insertMultiple) met transform maps, coalesce op employee_number en run_after voor cmn_department en cmn_location vóór sys_user. Catalogusverzoeken via POST /api/sn_sc/servicecatalog/items/{sys_id}/order_now met sysparm_requested_for; datumwijzigingen via de Table API op sc_req_item.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in ServiceNow | Toelichting |
|---|---|---|
worker_id | employee_number | Coalesce-sleutel |
preferred_first_name, last_name | first_name, last_name | |
work_email | email | |
department | department (cmn_department) | |
work_location en land | location (cmn_location) | |
direct_manager.worker_id | manager | |
hiring_type | Soort gebruiker | |
termination_last_day | Datum in het offboardingverzoek |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie