X4HR naar ITSM
Deel koppelen met Xurrent: personen per land en requests bij start en einde van elk contract
Met een koppeling tussen Deel en Xurrent wordt iedereen die via Deel werkt een persoon in Xurrent, met site, tijdzone en leidinggevende, en maakt KoppelHet een onboardingrequest met de startdatum als gewenste datum zodra iemand in Deel in onboarding gaat. Krijgt het laatste contract een laatste werkdag, dan volgt een offboardingrequest voor het team van dat land.
Wat de koppeling doet
Organisaties die via Deel mensen in verschillende landen aannemen en Xurrent als servicedesk gebruiken, krijgen een ondertekend contract vaak maanden voor de start binnen. Het IT-team in het betreffende land moet dan weten wanneer de werkplek klaar moet zijn, zonder dat contractdetails voor iedereen in het request zichtbaar zijn.
- Deel meldt een nieuwe of gewijzigde persoon; KoppelHet controleert de handtekening en leest de persoon met een veldlijst.
- KoppelHet maakt of werkt de persoon in Xurrent bij, met de site van zijn land en de leidinggevende.
- Bij de status onboarding maakt KoppelHet het request voor het team van die site, met de startdatum als gewenste datum.
- Krijgt het laatste lopende contract een laatste werkdag, dan volgt het offboardingrequest.
- Is het offboardingrequest afgerond, dan schakelt KoppelHet de persoon uit.
Waar je op let bij Deel en Xurrent (4me)
- In Xurrent vervangt een gewenste datum die later ligt dan de oplosdoelstelling van de SLA, die doelstelling. KoppelHet zet de startdatum uit Deel als gewenste datum, zodat een contract dat drie maanden voor de start is getekend het onboardingrequest niet direct buiten de SLA laat lopen.
- Xurrent stuurt de aanvrager een bericht als de gewenste datum wordt gezet of verandert. Schuift de startdatum in Deel, dan past KoppelHet de datum op het open request aan, zodat de leidinggevende de nieuwe datum ook zelf ziet.
- Een interne notitie in Xurrent is alleen zichtbaar voor de rollen Auditor, Specialist en Account Administrator. KoppelHet zet de soort arbeidsrelatie en de juridische entiteit uit Deel daarin, zodat het IT-team ziet of het om EOR, PEO of een contractor gaat, terwijl de nieuwe collega zelf dat niet in zijn request leest.
- Xurrent heeft per persoon een employeeID tot 128 tekens. KoppelHet zet daar het worker_id uit Deel in, dat per persoon gelijk blijft over al zijn contracten, zodat een overstap van contractor naar eigen werknemer dezelfde persoon met dezelfde requests houdt.
- Een request in Xurrent vraagt altijd een team. KoppelHet kiest het team bij de site van het land uit Deel, zodat een EOR-medewerker in een land zonder eigen kantoor bij het team komt dat de verzending van hardware naar dat land regelt.
- Deel zet een webhookabonnement uit na de tiende mislukte poging, ongeveer zestien uur na de eerste. KoppelHet vergelijkt daarom elke dag alle personen met een lopend contract in Deel met Xurrent en maakt alsnog de requests die door een uitgevallen abonnement zijn blijven liggen.
- Deel geeft een beëindiging een eigen status, die ook op geannuleerd kan komen. Staat de beëindiging in Deel op geannuleerd, dan zet KoppelHet het open offboardingrequest in Xurrent op afgewezen met een notitie, en blijft de persoon actief.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Xurrent een Deel-koppeling?
We vonden er geen, en de Deel App Store heeft geen Xurrent-app. KoppelHet bouwt op de API's van beide kanten.
Ziet de nieuwe collega zijn contractgegevens in het request?
Nee. Soort arbeidsrelatie en entiteit staan in de interne notitie, die alleen specialisten, auditors en beheerders zien. Salaris komt helemaal niet in Xurrent.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel via GET /people met fields (worker_id, preferred_first_name, last_name, work_email, job_title, country, timezone, client_legal_entity, direct_manager, hiring_type, hiring_status, start_date, active_worker_termination_status, employments met termination_last_day). Webhooks met x-deel-signature (HMAC-SHA256) en x-deel-hmac-label; voor eigen werknemers Employee Created Direct en Employee Updated Direct. Tien pogingen tot zestien uur, daarna uitgeschakeld.
- Xurrent via de REST API: /people (name en primary_email verplicht, employeeID tot 128 tekens, job_title tot 80, site, manager, time_zone, locale, disabled) en POST /requests met category, subject, requested_by, requested_for, team, template, desired_completion_at en internal_note; status declined voor een ingetrokken vertrek.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in Xurrent (4me) | Toelichting |
|---|---|---|
worker_id | employeeID | Vaste sleutel, tot 128 tekens |
preferred_first_name en last_name | name | |
work_email | primary_email | |
job_title | job_title | Maximaal 80 tekens |
country en timezone | site en time_zone | |
direct_manager.work_email | manager en requested_by | |
hiring_type en client_legal_entity | internal_note van het request | |
start_date | desired_completion_at van het onboardingrequest | |
employments[].termination_last_day | Offboardingrequest, daarna disabled |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie