HR naar ITSM
Deel koppelen met Zendesk: eindgebruikers per land en taken voor werknemers, EOR en contractors
Met een koppeling tussen Deel en Zendesk staat iedereen die via Deel werkt als eindgebruiker in jullie interne Zendesk, met land, afdeling en soort arbeidsrelatie, en krijgt IT een onboardingtaak zodra iemand in Deel in onboarding gaat. Eindigt het laatste contract in Deel, dan volgt een offboardingtaak en schort KoppelHet de gebruiker in Zendesk na de laatste werkdag op.
Wat de koppeling doet
Organisaties die eigen werknemers, EOR-medewerkers en contractors via Deel beheren en hun interne servicedesk in Zendesk draaien, horen vaak pas van een nieuwe collega in het buitenland als die zelf een ticket stuurt. Agents zien dan niet of iemand contractor is of in dienst, en een verlopen contract laat een actieve gebruiker achter.
- Deel meldt een nieuwe of gewijzigde persoon; KoppelHet controleert de handtekening en leest de persoon met een vaste veldlijst.
- KoppelHet maakt of werkt de eindgebruiker in Zendesk bij op het Deel-id en zet hem in de organisatie van zijn land.
- Bij de status onboarding maakt KoppelHet een taak met de startdatum als vervaldatum, toegewezen aan de IT-groep.
- Krijgt het laatste lopende contract een laatste werkdag, dan volgt een offboardingtaak op die datum.
- Na die dag schort KoppelHet de gebruiker op; tickets en historie blijven staan.
Waar je op let bij Deel en Zendesk
- Voor eigen werknemers stuurt Deel aparte meldingen bij aanmaken en wijzigen, en die bevatten ook het bruto jaarsalaris met valuta. KoppelHet gebruikt uit zo'n melding alleen het profiel-id, haalt de persoon daarna op met een veldlijst en bewaart het salaris nergens.
- Zendesk vindt een bestaande gebruiker op e-mailadres of op external_id, en dat laatste moet uniek zijn binnen het account. KoppelHet zet daar het worker_id van Deel in, zodat een contractor die later een werkadres krijgt dezelfde gebruiker blijft met zijn eerdere tickets.
- Wie via Deel werkt, zit vaak in een land zonder eigen kantoor. KoppelHet maakt per land een organisatie in Zendesk en voegt de gebruiker toe via een lidmaatschap. Het veld organization_id zelf laat KoppelHet met rust, want een nieuwe waarde daar haalt alle andere organisaties van de gebruiker weg.
- Massaal aanmaken van gebruikers staat in Zendesk standaard uit en geeft een 403 tot Zendesk Support het aanzet. De eerste vulling uit Deel loopt daarom per persoon, binnen de limiet van ongeveer één aanroep per seconde voor dat endpoint, en duurt bij een paar honderd mensen enkele minuten.
- Deel kent naast eigen werknemers ook EOR-medewerkers, PEO en contractors. KoppelHet zet die soort in een keuzeveld bij de gebruiker, zodat een trigger in Zendesk de taak voor een contractor met eigen apparatuur naar een andere groep stuurt dan die voor een EOR-medewerker die een laptop nodig heeft.
- Tickets van een opgeschorte gebruiker belanden in Zendesk ook in de opgeschorte tickets. KoppelHet schort daarom pas op na de laatste werkdag van het laatste lopende contract in Deel, zodat iemand die van contractor naar EOR overstapt gewoon tickets kan blijven indienen.
- Deel geeft de tijdzone per persoon, Zendesk verwacht een eigen naam zoals Eastern Time (US & Canada). KoppelHet zet de tijdzone om, zodat de vervaldatum van een onboardingtaak voor een collega in een ander werelddeel op zijn eigen eerste werkdag valt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Zendesk een Deel-koppeling?
We vonden er geen van Zendesk of van Deel; de Deel App Store heeft geen Zendesk-app. Een partner biedt een app die Deel-gegevens in het ticket toont, en er zijn no-code-sjablonen. Gebruikers en taken uit Deel aanmaken doet KoppelHet op de API's van beide kanten.
Komen salarisgegevens uit Deel in Zendesk?
Nee. Naar Zendesk gaan alleen naam, werkadres, land, afdeling, soort arbeidsrelatie en datums. Het salaris in de meldingen voor eigen werknemers gooit KoppelHet direct weg.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Deel via GET /people met fields (worker_id, preferred_first_name, last_name, work_email, department, country, timezone, hiring_type, hiring_status, employments met termination_last_day) en webhooks met x-deel-signature (HMAC-SHA256) en x-deel-hmac-label. Voor eigen werknemers de events Employee Created Direct en Employee Updated Direct (payload met profiel-id, contract, team en compensation). Tien afleverpogingen tot zestien uur, daarna uitgeschakeld; 200 binnen 30 seconden.
- Zendesk via de Users API (POST /api/v2/users/create_or_update op external_id of email, skip_verify_email, time_zone, user_fields, suspended; 5 aanroepen per minuut per gebruikersprofiel), de Organization Memberships API (POST /api/v2/organization_memberships) en de Tickets API met type task, due_at, requester_id en group_id. create_many alleen na vrijgave door Zendesk Support.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Deel | Veld in Zendesk | Toelichting |
|---|---|---|
worker_id | external_id | Uniek per account, hoofdletterongevoelig |
preferred_first_name en last_name | name | |
work_email | email | Met skip_verify_email |
country | organization_memberships (organisatie per land) | |
department.name | user_fields: afdeling | |
hiring_type | user_fields: soort arbeidsrelatie (dropdown) | |
timezone | time_zone | Omgezet naar de Zendesk-naam van de tijdzone |
employments[].termination_last_day | Offboardingtaak (type task, due_at), daarna suspended |
Gerelateerd
Ashby → Deel
Ashby Deel koppeling: aannames bij de eigen entiteit als direct employee in Deel
Bullhorn → Deel
Bullhorn Deel koppeling: eerste plaatsing als direct employee met contract in Deel
Carerix → Deel
Carerix Deel koppeling: geslaagde plaatsing als persoon of contract in Deel
Deel → 4PS Construct
Deel 4PS Construct koppeling: eigen werknemers van de bouwentiteit in 4PS, met afdeling en kostenplaats als dimensie