Accounts in applicaties
Entra ID Simplicate koppeling: Microsoft-accounts als medewerker in Simplicate, zonder licenties voor gasten
Met een koppeling tussen Microsoft Entra ID en Simplicate wordt elke collega die IT in Entra ID aanmaakt automatisch medewerker in Simplicate, met leidinggevende, team en een standaardrooster. Gasten, servicesaccounts en externen blijven erbuiten, en wordt een account uitgeschakeld of staat er een vertrekdatum, dan stopt het rooster in Simplicate en krijgt de beheerder een seintje om de gebruiker te blokkeren.
Wat de koppeling doet
Organisaties zonder apart HR-systeem die accounts in Microsoft 365 en uren en projecten in Simplicate regelen, geven een nieuwe collega op dag één wel Teams en Outlook, maar pas dagen later toegang om uren te schrijven. Freelancers die IT als gast toevoegt, komen soms ook in Simplicate en tellen dan mee voor de licentie.
- IT maakt de nieuwe collega aan in Entra ID, met afdeling, manager, startdatum en de groep van zijn team.
- KoppelHet ziet het nieuwe account en controleert of het een eigen medewerker is en geen gast of servicesaccount.
- In Simplicate verschijnt de persoon met zijn Microsoft-e-mailadres, de medewerker met leidinggevende en team, en een rooster vanaf de startdatum.
- De beheerder van Simplicate nodigt de collega uit als gebruiker; de uitnodiging komt op het adres waarmee hij al in Microsoft 365 werkt.
- Schakelt IT het account uit of bereikt de vertrekdatum, dan eindigt het rooster in Simplicate en vraagt KoppelHet de beheerder de gebruiker te blokkeren.
Waar je op let bij Microsoft Entra ID en Simplicate
- Entra ID kent geen werkuren, terwijl Simplicate een rooster nodig heeft om uren te verantwoorden. KoppelHet geeft elke nieuwe medewerker een standaardrooster per afdeling dat jullie kiezen. Een parttimer past de officemanager daarna in Simplicate aan, en de koppeling overschrijft dat rooster niet.
- Elke actieve gebruiker in Simplicate kost een licentie. Gasten uit andere organisaties en servicesaccounts staan wel in Entra ID, maar KoppelHet neemt alleen accounts mee met het type medewerker, of de leden van een groep die jullie aanwijzen.
- Een vertrekdatum in Entra ID is alleen te lezen met een apart recht voor levenscyclusgegevens. Met dat recht zet KoppelHet het einde van het rooster in Simplicate al vooraf op de laatste werkdag. Zonder dat recht telt pas het uitschakelen van het account, en eindigt het rooster op die dag.
- Teams in Simplicate kunnen via de API alleen worden toegewezen, niet aangemaakt. KoppelHet koppelt daarom een groep in Entra ID aan een team dat al in Simplicate bestaat. Zet IT iemand in een groep zonder team, dan komt dat als melding in het platform.
- De manager in Entra ID is een verwijzing naar een ander account, de leidinggevende in Simplicate een andere medewerker. KoppelHet zoekt via het object-ID van de manager de juiste Simplicate-medewerker op; staat die er nog niet, dan komt de manager eerst.
- Simplicate maakt van een medewerker pas een gebruiker met een zakelijk e-mailadres. Omdat dat adres uit Entra ID komt, gaat de uitnodiging naar hetzelfde adres als Microsoft 365, en niet naar een privéadres dat iemand in het CRM had gezet.
- Entra ID is hier de bron en niet een HR-systeem. Dat werkt als IT accounts aanmaakt op de dag van indiensttreding; komt er later een HR-systeem bij, dan kan dat de bron worden zonder dat de medewerkers in Simplicate opnieuw moeten.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we niet gewoon met Microsoft inloggen in Simplicate?
Hoe collega's inloggen, staat los van deze koppeling. De koppeling zorgt dat de medewerker in Simplicate bestaat, met de juiste leidinggevende, het juiste team en een rooster.
Schrijft de koppeling iets terug in Entra ID?
Nee. In Entra ID heeft de koppeling alleen leesrechten.
Wat gebeurt er met de licentie als iemand vertrekt?
Simplicate verlaagt het aantal licenties niet vanzelf. De beheerder blokkeert de gebruiker en kiest dan of het abonnement omlaag gaat; komt er een vervanger, dan kan de licentie blijven.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Entra ID wordt gelezen via Microsoft Graph met een delta-query op gebruikers en groepslidmaatschap. Velden onder meer id, givenName, surname, mail, department, employeeType, userType, employeeHireDate, accountEnabled en de relatie manager. employeeLeaveDateTime vraagt het applicatierecht User-LifeCycleInfo.Read.All; verder alleen leesrechten op gebruikers en groepen.
- Naar Simplicate schrijven we via REST API v2 (headers Authentication-Key en Authentication-Secret). Eerst /api/v2/crm/person met first_name, family_name, email en teams, dan /api/v2/hrm/employee met person_id, supervisor, status en custom_fields, en /api/v2/hrm/timetable voor het rooster met start_date en end_date.
- /hrm/team is in de Simplicate API v2 alleen te lezen en voor gebruikers en gebruikersgroepen is er geen endpoint. Simplicate belooft minimaal 60 verzoeken per minuut; daarboven komt HTTP 429.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Microsoft Entra ID | Veld in Simplicate | Toelichting |
|---|---|---|
id (object-ID) | Eigen veld bij de medewerker (custom_fields) | Vaste sleutel; verandert niet bij een nieuwe naam of nieuw e-mailadres |
givenName | first_name (persoon) | |
surname | family_name_prefix, family_name (persoon) | Voorvoegsel apart gezet |
mail | email (persoon) en werkadres | |
manager | supervisor (medewerker) | Via de Simplicate-medewerker van de manager |
Lidmaatschap teamgroep | teams (persoon) | Via een vertaaltabel van groep naar bestaand Simplicate-team |
employeeHireDate | start_date (rooster) | |
employeeLeaveDateTime of accountEnabled = false | end_date (rooster) | |
employeeType en userType | Wel of niet naar Simplicate |
Gerelateerd
ADP GlobalView → Microsoft Entra ID
ADP GlobalView Entra ID koppeling: accounts per land uit de internationale payroll
ADP iHCM → Microsoft Entra ID
ADP iHCM Entra ID koppeling: accounts uit de ADP-payroll, in elk Europees land met de juiste licentie
ADP Workforce Now → Microsoft Entra ID
ADP Workforce Now Entra ID koppeling: Microsoft-accounts uit ADP, met het werkadres terug in ADP
AFAS Profit → Microsoft Entra ID
AFAS koppelen met Microsoft Entra ID