Accounts in applicaties
Entra ID Somtoday koppeling: personeel automatisch in Somtoday, met vestiging, functie en datum uit dienst
Met een koppeling tussen Microsoft Entra ID en Somtoday komt elke nieuwe docent of medewerker die IT in Entra ID aanmaakt automatisch als personeelslid in Somtoday, met afkorting, functie en de juiste vestigingen. Schakelt IT het account uit, dan krijgt de medewerker in Somtoday een datum en reden uit dienst.
Wat de koppeling doet
Scholen en besturen die de accounts van personeel in Entra ID beheren en met Somtoday werken, maken nieuwe docenten in Somtoday vaak met de hand aan, soms pas na de eerste lesdag. Vertrokken medewerkers blijven dan als actief personeel in Somtoday staan.
- De school maakt in Somtoday een rol met het recht op de HRM-webservice en een account voor KoppelHet, en legt functies en redenen uit dienst vast.
- IT maakt de nieuwe docent aan in Entra ID en zet hem in de groepen van zijn vestigingen en functie.
- KoppelHet ziet de nieuwe collega en stuurt hem met afkorting, functie, vestigingen en datum in dienst naar Somtoday.
- Verandert een groep in Entra ID, dan stuurt KoppelHet de volledige gegevens van de medewerker opnieuw.
- Schakelt IT het account uit, dan krijgt de medewerker in Somtoday een datum en reden uit dienst.
Waar je op let bij Microsoft Entra ID en Somtoday
- Somtoday kent voor personeel één verzoek dat zowel aanmaakt als bijwerkt. Bij bijwerken moet alles opnieuw mee; een veld dat ontbreekt, maakt Somtoday leeg, ook een datum uit dienst. KoppelHet bewaart daarom per medewerker de volledige set en stuurt die bij elke wijziging in zijn geheel.
- Elke medewerker heeft in Somtoday een verplichte afkorting die binnen de instelling uniek moet zijn, en zonder gebruikersnaam wordt die afkorting ook de inlognaam. Entra ID kent geen afkorting. KoppelHet bepaalt hem met jullie regel, legt hem vast op het account in Entra ID en controleert vooraf of hij nog vrij is.
- Somtoday vraagt verplicht een geslacht, met de waarden man, vrouw of onbekend. Entra ID houdt dat niet bij. KoppelHet stuurt onbekend, tenzij jullie het in een eigen veld in Entra ID bijhouden.
- Een medewerker kan in Somtoday op meerdere vestigingen staan, en de eerste geldt als hoofdvestiging. KoppelHet vertaalt de groepen per vestiging in Entra ID naar vestigingscodes en zet de vestiging uit de groep die jullie als hoofdgroep aanwijzen vooraan.
- Datum in dienst is verplicht in Somtoday, maar in Entra ID vaak leeg als IT accounts met de hand aanmaakt. KoppelHet gebruikt dan de datum waarop het account is aangemaakt, en meldt het als een account zonder datum binnenkomt.
- Een datum uit dienst gaat in Somtoday alleen samen met een reden, en die reden moet al in Somtoday bestaan. KoppelHet stuurt bij een uitgeschakeld account de reden die de school daarvoor heeft aangemaakt, bijvoorbeeld einde dienstverband.
- De webservice van Somtoday werkt één kant op en geeft niets terug. Lezen vraagt aparte toegang tot Somtoday Connect. KoppelHet houdt daarom zelf bij welke accounts uit Entra ID al in Somtoday staan, met het externe medewerkernummer als sleutel.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Somtoday zegt dat het HRM-systeem leidend is. Kan Entra ID dan wel de bron zijn?
Ja, als IT de accounts aanmaakt op basis van de indiensttreding. Komt de personeelsadministratie in een HR-systeem met een API, dan kan dat de bron worden met dezelfde regels.
Welk wachtwoord krijgt een nieuwe medewerker in Somtoday?
Somtoday vraagt bij een nieuw personeelslid een wachtwoord. KoppelHet zet een lang willekeurig wachtwoord dat niemand kent; hoe medewerkers inloggen, regelt de school in Somtoday.
Gaan vrije velden in Somtoday ook mee?
Nee. Somtoday neemt via deze webservice alleen vaste velden over.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Somtoday wordt beschreven via de HRM-webservice (SOAP, CreatePerson) met WS-Security en een Brinnummer in de header, met een Somtoday-account in een rol met het recht HRM Service. WSDL https://oop.somtoday.nl/services/HRMService?wsdl (test: oop.test.somtoday.nl). Velden onder meer afkorting, achternaam, geslacht (MAN, VROUW, ONBEKEND), functie, vestigingen (afkorting en vestigingscode), email, gebruikersnaam, wachtwoord (alleen bij nieuw), externMedewerkerNummer, datumInDienst, datumUitDienst en redenUitDienst.
- Entra ID wordt gelezen via Microsoft Graph met een delta-query op gebruikers en groepslidmaatschap (givenName, surname, mail, userPrincipalName, employeeHireDate, createdDateTime, accountEnabled en een extension attribute voor de afkorting). De app registration heeft alleen leesrechten.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Microsoft Entra ID | Veld in Somtoday | Toelichting |
|---|---|---|
Afkortingsregel (bijvoorbeeld extensionAttribute1) | afkorting | Verplicht en uniek binnen de instelling |
givenName en surname | voornaam en achternaam | |
mail | email | |
userPrincipalName of afkorting | gebruikersnaam | |
Groep per functie | functie | Moet in Somtoday bestaan |
Groepen per vestiging | vestigingen | Eerste is hoofdvestiging |
employeeHireDate | datumInDienst | Verplicht |
id van de gebruiker | externMedewerkerNummer | |
accountEnabled = false | datumUitDienst en redenUitDienst |
Gerelateerd
ADP GlobalView → Microsoft Entra ID
ADP GlobalView Entra ID koppeling: accounts per land uit de internationale payroll
ADP iHCM → Microsoft Entra ID
ADP iHCM Entra ID koppeling: accounts uit de ADP-payroll, in elk Europees land met de juiste licentie
ADP Workforce Now → Microsoft Entra ID
ADP Workforce Now Entra ID koppeling: Microsoft-accounts uit ADP, met het werkadres terug in ADP
AFAS Profit → Microsoft Entra ID
AFAS koppelen met Microsoft Entra ID