Verlof, verzuim en uren
Factorial Dyflexis koppeling: contractversies uit Factorial als contracten in Dyflexis
Met een koppeling tussen Factorial en Dyflexis komen medewerkers van de Nederlandse entiteit uit Factorial automatisch in Dyflexis, en wordt elke contractversie in Factorial een contract in Dyflexis met uren, werkdagen, maximum per week en ingangsdatum. Een urenwijziging of vertrek in Factorial staat zo vanaf de juiste dag in de planning.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Factorial voor HR gebruiken en hun Nederlandse personeel in Dyflexis plannen, nemen elke urenwijziging met de hand over. Een nieuwe contractversie in Factorial komt pas in het rooster als de planner ervan hoort.
- HR neemt in Factorial een medewerker aan bij de Nederlandse entiteit, met werkuren en werkdagen in de contractversie.
- Factorial meldt de aanname of wijziging; KoppelHet haalt de medewerker en de contractversies op.
- De medewerker gaat naar Dyflexis, met een contract per versie vanaf de ingangsdatum.
- Een beheerder verbindt de nieuwe medewerker eenmalig in Dyflexis; daarna volgt elke nieuwe versie vanzelf.
- Bij uitdiensttreding sluit KoppelHet het laatste contract op de einddatum uit Factorial.
Waar je op let bij Factorial en Dyflexis
- Factorial bewaart werkdagen als lijst van dagnamen, bijvoorbeeld maandag tot en met donderdag. Dyflexis wil het gemiddelde aantal werkdagen per week. KoppelHet telt de dagen in die lijst, zodat een contract van maandag tot donderdag in Dyflexis vier dagen wordt.
- In Factorial hoort bij de werkuren een frequentie, zoals per week. Dyflexis rekent altijd per week. Staat een contract in Factorial met een andere frequentie, dan rekent KoppelHet om naar weekuren, of meldt het als de omrekening niet eenduidig is.
- Factorial kan per contractversie een maximum aantal uren per week vastleggen. Dyflexis neemt zo'n maximum alleen over als de instelling voor een bovengrens aanstaat bij het contracttype. KoppelHet stuurt het maximum mee; de planning kiest per contracttype of Dyflexis het gebruikt.
- Een nieuwe contractversie in Factorial heeft een eigen ingangsdatum. KoppelHet maakt daar in Dyflexis een nieuw contract van met dezelfde begindatum, en zet de dag ervoor als einde van het vorige, zodat de urenwijziging precies op de juiste dag ingaat.
- Factorial maakt expliciet onderscheid tussen het einde van de proeftijd en het einde van het contract. Dyflexis heeft voor beide een eigen veld. KoppelHet zet de proeftijd in het veld voor de proeftijd en raakt de einddatum van het dienstverband daar niet mee.
- Factorial kan meerdere juridische entiteiten in één account bevatten. KoppelHet vraagt alleen wijzigingen van de Nederlandse entiteit op, zodat collega's uit andere landen niet in de Nederlandse planning komen.
- Factorial bewaart het salaris in centen met een frequentie, zoals per jaar. Dyflexis kan een uurloon per contract bewaren. KoppelHet vult dat alleen als de frequentie per uur is, zodat een jaarsalaris niet als verkeerd uurloon in de loonkostenraming komt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Welke Dyflexis-vestiging krijgt een medewerker?
Die bepalen we met een tabel op basis van de werkplek of het team in Factorial. Ontbreekt een regel, dan komt de medewerker zonder contract binnen en krijgt de planning een melding.
Gaan gewerkte uren terug naar Factorial?
Nee. Gewerkte uren gaan naar de Nederlandse salarisverwerking; die stroom kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Factorial via de Factorial API (versiedatum in het pad) met OAuth 2.0. Employee updates (new hires, contract changes, terminations) gefilterd op de Nederlandse legal entity, en contract versions met effective_on, starts_on, ends_on, working_hours (integer), working_hours_frequency, working_week_days, maximum_weekly_hours, trial_period_ends_on, salary_amount (centen) en salary_frequency. Webhooks voor wijzigingen, met een dagelijkse controle.
- Naar Dyflexis via POST /api2/external-employees/{employeeReference} (lastName verplicht; firstName, lastNamePrefix, email, probationDate, employmentStart, employmentEnd, jobDescription) en POST /api2/external-employees/{employeeReference}/contracts (contractReference, office, type, start, end, hours, days, salary, maxHoursPerWeek). Scope external_employees.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Factorial | Veld in Dyflexis | Toelichting |
|---|---|---|
id (Factorial-medewerker) | employeeReference | |
first_name, last_name | firstName, lastNamePrefix, lastName | |
email | email | |
contract version id | contractReference | Elke versie een eigen contract |
effective_on en ends_on | start en end (contract) | |
working_hours met working_hours_frequency | hours (contract) | Omgerekend naar uren per week |
working_week_days | days (contract) | Aantal genoemde dagen |
maximum_weekly_hours | maxHoursPerWeek (contract) | |
trial_period_ends_on | probationDate | |
job_title | jobDescription |
Gerelateerd
Factorial → 4PS Construct
Factorial 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders met hun kostenplaats als dimensie in 4PS
Factorial → Active Directory
Factorial Active Directory koppeling: domeinaccounts vanuit Factorial
Factorial → ADP iHCM
Factorial ADP iHCM koppeling: contractversies en ontslag van de Nederlandse entiteit naar ADP
Factorial → AFAS Profit
Factorial koppelen met AFAS: medewerkers en contracten uit Factorial in AFAS Profit Payroll