HR naar ERP
Factorial Exact Online koppeling: kostenplaatsen per legal entity en een werklijst voor medewerkers
Met een koppeling tussen Factorial en Exact Online komen de kostenplaatsen van de Nederlandse legal entity in Factorial automatisch in de bijbehorende Exact-administratie, inclusief een einddatum als een kostenplaats in Factorial wordt gedeactiveerd. Nieuwe medewerkers en vertrekkers zet KoppelHet op een werklijst voor de beheerder, omdat Exact Online medewerkers via de API alleen laat lezen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Factorial doen en de boekhouding van hun Nederlandse entiteit in Exact Online, onderhouden kostenplaatsen nu in beide systemen. Een nieuwe kostenplaats in Factorial ontbreekt dan in Exact als de eerste uren of kosten worden geboekt.
- Bij de start koppelen we de Nederlandse legal entity in Factorial aan een Exact-administratie.
- Een nieuwe of gewijzigde kostenplaats in Factorial gaat direct naar Exact; een gedeactiveerde krijgt daar een einddatum.
- Nieuwe medewerkers, vertrekkers en verschuivingen tussen entiteiten komen op de werklijst, met kostenplaats en datums.
- Na de aanpassing in Exact verdwijnt de regel bij de volgende vergelijking.
Waar je op let bij Factorial en Exact Online
- In Factorial hoort een kostenplaats bij een legal entity, met een naam, een optionele code en een status. Exact wil per administratie een code en een omschrijving. KoppelHet neemt alleen kostenplaatsen van de Nederlandse legal entity over, en meldt een kostenplaats zonder code in plaats van er zelf een te verzinnen.
- Factorial heeft webhooks voor het aanmaken, wijzigen en verwijderen van een kostenplaats. Een nieuwe kostenplaats staat daardoor binnen enkele minuten in Exact, nog voordat er een boeking op komt.
- Een gedeactiveerde kostenplaats krijgt in Factorial een deactivatiedatum. Exact kent op een kostenplaats een einddatum waarop hij inactief wordt. KoppelHet zet die datum over, zodat oude boekingen blijven staan en er geen nieuwe meer op komen.
- Factorial kent twee datums bij een vertrek - het einde van het contract en de datum waarop de toegang tot Factorial stopt. Voor Exact telt het einde van het contract. Een ingetrokken beëindiging heeft in Factorial een eigen webhook, en dan haalt KoppelHet de vertrekker van de werklijst.
- Een medewerker kan in Factorial naar een andere legal entity verhuizen met een ingangsdatum. Tot die datum hoort hij bij de oude entiteit. KoppelHet zet de overgang op die datum op de werklijst, met een vertrek in de ene Exact-administratie en een start in de andere als beide in Exact staan.
- Factorial kan een medewerker over meerdere kostenplaatsen verdelen, met percentages en begin- en einddatums. Een Exact-afdeling heeft maar één kostenplaats. Bij een verdeelde medewerker zet KoppelHet de verdeling op de werklijst, zodat finance zelf kiest welke afdeling in Exact past.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Verwijdert KoppelHet kostenplaatsen in Exact?
Nee. Een kostenplaats die in Factorial verdwijnt, krijgt in Exact een einddatum. Boekingen uit het verleden blijven zo kloppen.
Waarom maakt KoppelHet de medewerker niet zelf aan in Exact?
De REST API van Exact Online laat medewerkers alleen lezen. Daarom de werklijst.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Factorial API (versie 2026-10-01 in het pad) met OAuth 2.0 - GET /resources/finance/cost_centers (legal_entity_ids[], include_actives_on_date; velden id, name, code, legal_entity_id, status, deactivation_date), GET /resources/finance/cost_center_memberships (employee_id, cost_center_id, start_date, end_date, percentage), employees met legal_entity_id, company_identifier, manager_id, terminated_on, en employee updates terminations met contract_end_date. Webhooks voor Finance CostCenter creates, edits en deletes, en Employee creates, updates, terminates en unterminates. Verhuizing tussen entiteiten via legal_entity_changes met ingangsdatum.
- Exact Online via de REST API met OAuth, per division. hrm/Costcenters is te schrijven (GET, POST, PUT, DELETE; Code en Description verplicht, EndDate voor inactief). payroll/Employees en hrm/Departments zijn alleen te lezen. API-limieten per minuut en per dag per administratie.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Factorial | Veld in Exact Online | Toelichting |
|---|---|---|
legal_entity_id | Division | Alleen de Nederlandse legal entity, via een tabel |
cost_center.code | Costcenters.Code | |
cost_center.name | Costcenters.Description | |
cost_center.deactivation_date | Costcenters.EndDate | |
company_identifier | Employees.Code (vergelijking) | |
manager_id | Employees.Manager (vergelijking) | Opgezocht als Exact-gebruiker in dezelfde administratie |
contract_end_date | Employees.EndDate (vergelijking) |
Gerelateerd
Factorial → 4PS Construct
Factorial 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders met hun kostenplaats als dimensie in 4PS
Factorial → Active Directory
Factorial Active Directory koppeling: domeinaccounts vanuit Factorial
Factorial → ADP iHCM
Factorial ADP iHCM koppeling: contractversies en ontslag van de Nederlandse entiteit naar ADP
Factorial → AFAS Profit
Factorial koppelen met AFAS: medewerkers en contracten uit Factorial in AFAS Profit Payroll