HR naar ITSM
Factorial koppelen met Freshservice: aanvragers per entiteit en verzoeken bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Factorial en Freshservice wordt elke nieuwe medewerker met een contract in Factorial een aanvrager in Freshservice, met locatie en leidinggevende, en dient KoppelHet namens die leidinggevende een onboardingverzoek in. Markeert HR in Factorial een vertrek, dan volgt een offboardingverzoek, en draait HR het terug, dan heropent KoppelHet niets maar zet een notitie op het verzoek.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Factorial als HR-systeem gebruiken en Freshservice voor IT, krijgen een nieuwe collega of een vertrek vaak via een los formulier of mail binnen. De servicedesk mist dan locatie en leidinggevende, en een vertrek dat HR later terugdraait, leidt toch tot een ingeleverde laptop.
- Factorial meldt een nieuwe medewerker met contract, een wijziging of een beëindiging.
- KoppelHet neemt alleen de benodigde velden uit de melding over en maakt of werkt de aanvrager bij.
- Voor een nieuwe medewerker dient KoppelHet het onboardingverzoek in, met de leidinggevende als indiener.
- Bij een beëindiging volgt het offboardingverzoek met de einddatum; na die datum wordt de aanvrager gedeactiveerd.
- Draait HR de beëindiging terug, dan krijgt het open verzoek een notitie en blijft de aanvrager actief.
Waar je op let bij Factorial en Freshservice
- Factorial stuurt in een melding het hele medewerkerrecord mee, met rekeningnummer, social security number en privé-e-mailadres. KoppelHet haalt daar naam, werkadres, locatie, entiteit, leidinggevende en de datums uit en gooit de rest direct weg, zodat geen van die gegevens in een Freshservice-veld belandt.
- Bij een beëindiging bevat het record van Factorial ook de reden en vrije opmerkingen van HR. Die tekst komt nooit in het offboardingverzoek in Freshservice, omdat agents en de leidinggevende als indiener het verzoek kunnen lezen.
- Factorial kent naast de leidinggevende een aparte goedkeurder voor verlof. KoppelHet zet alleen de leidinggevende als reporting manager en indiener in Freshservice, zodat vragen over de werkplek niet bij de verlofgoedkeurder terechtkomen.
- Factorial probeert een melding tot twintig keer binnen 48 uur en zet het abonnement daarna uit; je zet dan hetzelfde abonnement weer aan in plaats van een nieuw te maken. KoppelHet doet dat en vergelijkt daarna alle medewerkers met de aanvragers in Freshservice, zodat een vertrek uit die periode alsnog een verzoek krijgt.
- Een melding van Factorial heeft geen eigen kenmerk per aflevering, en een herhaling komt dus als nieuw binnen. KoppelHet onthoudt per medewerker of er al een onboarding- of offboardingverzoek in Freshservice is ingediend, zodat een herhaalde melding geen tweede verzoek oplevert.
- Draait HR een beëindiging in Factorial terug, dan stuurt Factorial een eigen melding. Was de aanvrager in Freshservice al gedeactiveerd, dan zet KoppelHet hem met de reactiveerfunctie weer actief, zodat zijn eerdere tickets en toegewezen middelen bij hem blijven.
- Een abonnement in Factorial ontvangt alleen medewerkers die de token van het abonnement mag zien. KoppelHet maakt het abonnement met een bedrijfstoken, zodat ook HR en directie zelf als aanvrager in Freshservice komen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat ziet de servicedesk van een vertrek?
Naam, einddatum, locatie en leidinggevende. De reden en de opmerkingen van HR blijven in Factorial.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Factorial via de Factorial REST API met een company token of API-key. Webhook-abonnementen op employees/employee/create_with_contract, employees/employee/update, employees/employee/terminate en employees/employee/unterminate; inhoud is het medewerkerrecord (onder meer id, email, login_email, legal_entity_id, location_id, manager_id, timeoff_manager_id, is_terminating, terminated_on, termination_reason, termination_observations). 2xx verwacht; tot 20 pogingen binnen 48 uur, daarna uitgeschakeld.
- Freshservice via de API v2: POST /api/v2/requesters (first_name, primary_email, location_id, reporting_manager_id, custom_fields), DELETE /api/v2/requesters/{id} om te deactiveren en PUT /api/v2/requesters/{id}/reactivate. Verzoeken via POST /api/v2/onboarding_requests en /api/v2/offboarding_requests met fields en initiator_id (alleen met beheerdersrechten).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Factorial | Veld in Freshservice | Toelichting |
|---|---|---|
id | Eigen aanvragersveld (custom_fields) | Vaste sleutel |
preferred_name of first_name, en last_name | first_name en last_name | |
Werkadres (email of login_email) | primary_email | |
location_id | location_id | |
legal_entity_id | Veld in het onboardingverzoek: entiteit | |
manager_id | reporting_manager_id en initiator_id | Niet de verlofgoedkeurder |
is_terminating en terminated_on | Offboardingverzoek, daarna deactiveren |
Gerelateerd
Factorial → 4PS Construct
Factorial 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders met hun kostenplaats als dimensie in 4PS
Factorial → Active Directory
Factorial Active Directory koppeling: domeinaccounts vanuit Factorial
Factorial → ADP iHCM
Factorial ADP iHCM koppeling: contractversies en ontslag van de Nederlandse entiteit naar ADP
Factorial → AFAS Profit
Factorial koppelen met AFAS: medewerkers en contracten uit Factorial in AFAS Profit Payroll