Identity en access management
Factorial Google Workspace koppeling: de Google-app van Factorial, en wanneer maatwerk nodig is
Factorial biedt zelf een gratis Google Workspace-app die volgens Factorial Google-accounts aanmaakt voor nieuwe medewerkers en verwijdert bij vertrek, en die inloggen op Factorial met Google regelt. KoppelHet komt bij de koppeling tussen Factorial en Google Workspace als accounts eerst geschorst moeten worden en bestanden moeten worden overgedragen, of als juridische entiteiten eigen domeinen en organisatie-eenheden hebben.
Wat de koppeling doet
Organisaties met Factorial en Google Workspace gebruiken vaak de Google-app van Factorial om met Google in te loggen. Voor één entiteit en één domein is dat genoeg. Lastiger wordt het als een vertrekker zijn bestanden moet achterlaten, of als een tweede land een eigen domein en eigen beleid in Google heeft.
- We bekijken welke onderdelen van de Google-app van Factorial jullie gebruiken en wat er bij een vertrek met accounts en bestanden moet gebeuren.
- Volstaat de app, dan richten jullie die in en bouwt KoppelHet niets dubbel.
- Bij maatwerk zet de beheerder het aanmaken en verwijderen van accounts in de app uit, en blijft het inloggen met Google aan.
- KoppelHet maakt accounts per juridische entiteit aan, past ze aan op de ingangsdatum van een contractversie en schorst ze na de einddatum.
- Na de bewaartermijn draagt KoppelHet de Drive-bestanden over aan de leidinggevende en verwijdert het account.
Waar je op let bij Factorial en Google Workspace
- De Google Workspace-app van Factorial is gratis, gemaakt door Factorial en wereldwijd beschikbaar. Volgens Factorial maakt de app Google-accounts aan en verwijdert ze bij vertrek. Hoe snel, en met welke velden, staat niet op de integratiepagina; dat toetsen we eerst in jullie omgeving.
- Verwijdert iets een Google-account, dan verdwijnen ook mail en Drive-bestanden, en alleen een superbeheerder kan het account binnen twintig dagen terugzetten. KoppelHet schorst daarom eerst, draagt de bestanden over aan de leidinggevende uit Factorial en verwijdert pas daarna.
- Factorial meldt wijzigingen per soort, zoals nieuwe aanname, contractwijziging en beëindiging, te filteren op juridische entiteit. Elke entiteit kan in Google een eigen domein en organisatie-eenheid hebben. KoppelHet leest de meldingen per entiteit en kiest daarmee het adres en de eenheid.
- Een nieuwe functie of een ander team staat in Factorial als contractversie met een ingangsdatum, vaak weken vooruit. KoppelHet past titel, afdeling en groepen in Google op die datum aan, en niet op het moment dat HR de versie invoert.
- Google vraagt bij elk nieuw account een wachtwoord. KoppelHet zet een willekeurig startwachtwoord dat bij de eerste aanmelding moet worden gewijzigd; met inloggen via Google op Factorial heeft de nieuwe collega daarna één account voor beide.
- Factorial probeert een mislukte melding tot twintig keer in 48 uur en zet het abonnement daarna uit. KoppelHet controleert of het abonnement nog aan staat en vergelijkt elke dag de actieve medewerkers met Google, zodat een vertrek niet blijft hangen.
- Wijzigt de naam van een medewerker en daarmee het Google-adres, dan blijft het oude adres als alias voor mail bestaan en kan het niet opnieuw worden uitgegeven. KoppelHet controleert dat bij het maken van een nieuw adres, zodat een nieuwe collega met dezelfde naam een ander adres krijgt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet gewoon de Google-app van Factorial?
Voor één entiteit zonder bijzondere eisen bij vertrek is die vaak genoeg. Kies maatwerk als bestanden bewaard moeten blijven of entiteiten eigen domeinen hebben.
Blijft inloggen op Factorial met Google werken?
Ja. KoppelHet raakt alleen de accounts in Google; de inlog via de app blijft zoals hij is.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- KoppelHet leest Factorial via de Factorial API (versie met datum in het pad) met OAuth 2.0 - employee updates (new hires, contract changes, terminations) gefilterd op legal_entities_ids, employees, contract versions, teams en legal entities. Webhook subscriptions met tot twintig pogingen in 48 uur.
- Naar Google via de Admin SDK Directory API (users met externalIds, name, primaryEmail, password en changePasswordAtNextLogin, orgUnitPath, organizations, relations type manager en suspended; groups en members) en de Data Transfer API, met een service account met domain-wide delegation.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Factorial | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
Employee id | externalIds (type organization) | |
first_name en last_name | name.givenName en name.familyName | |
Naamgevingsregel per entiteit | primaryEmail | |
Legal entity | orgUnitPath en domein | |
Functie (contract version) | organizations.title | |
Team | organizations.department en groepen | |
Manager | relations (type manager) | |
Einddatum (termination) | suspended = true |
Gerelateerd
Factorial → 4PS Construct
Factorial 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders met hun kostenplaats als dimensie in 4PS
Factorial → Active Directory
Factorial Active Directory koppeling: domeinaccounts vanuit Factorial
Factorial → ADP iHCM
Factorial ADP iHCM koppeling: contractversies en ontslag van de Nederlandse entiteit naar ADP
Factorial → AFAS Profit
Factorial koppelen met AFAS: medewerkers en contracten uit Factorial in AFAS Profit Payroll