HR naar ITSM
Factorial koppelen met Jira Service Management: klanten, organisaties en verzoeken naast de Jira-app van Factorial
Met een koppeling tussen Factorial en Jira Service Management wordt elke nieuwe medewerker uit Factorial een klant in jullie servicedesk, in de organisatie van zijn juridische entiteit, en maakt KoppelHet een onboardingverzoek van het juiste request type. Bij een beëindiging in Factorial volgt een offboardingverzoek met de einddatum; de Jira-app van Factorial kan daarnaast de Jira-accounts blijven regelen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Factorial gebruiken en hun IT-servicedesk in Jira Service Management hebben, zetten de Jira-app van Factorial soms al in voor accounts. Verzoeken voor laptop, toegang en inleveren maakt HR of IT dan nog met de hand, vaak zonder entiteit en einddatum.
- Factorial meldt een nieuwe medewerker met contract, een wijziging, een beëindiging of het terugdraaien daarvan.
- KoppelHet zoekt de klant op werkadres; bestaat die nog niet, dan maakt KoppelHet hem aan en zet hem in de organisatie van zijn entiteit.
- Voor een nieuwe medewerker maakt KoppelHet het onboardingverzoek namens de leidinggevende.
- Bij een beëindiging volgt het offboardingverzoek met de einddatum als vervaldatum.
- Draait HR de beëindiging terug, dan krijgt het open verzoek een opmerking dat het vertrek niet doorgaat.
Waar je op let bij Factorial en Jira Service Management
- Factorial heeft een eigen Jira-app die volgens Factorial gebruikers in Jira aanmaakt en verwijdert op basis van de status in Factorial, met naam en e-mailadres. Bestaat het Atlassian-account daardoor al, dan zoekt KoppelHet de klant op en maakt geen tweede aan.
- Elke medewerker hoort in Factorial bij een juridische entiteit. KoppelHet maakt per entiteit een organisatie in Jira Service Management en zet de klant erin, zodat de servicedesk verzoeken per entiteit kan filteren en een klant de verzoeken van zijn collega's kan zien als dat zo is ingesteld.
- Factorial stuurt een eigen melding als HR een beëindiging terugdraait. KoppelHet zet dan een opmerking op het open offboardingverzoek en trekt geen portaaltoegang in, want Jira Service Management heeft geen API om ingetrokken portaaltoegang terug te geven.
- Het record in een Factorial-melding bevat ook bankgegevens en een social security number. Naar de verzoekvelden in Jira Service Management gaan alleen naam, entiteit, locatie, leidinggevende en datums, zodat die gegevens niet in een ticket staan dat agents en leidinggevende lezen.
- Factorial noemt de goedkeurder voor verlof apart van de leidinggevende. KoppelHet dient het onboardingverzoek in namens de leidinggevende, en dat kan alleen met een koppelaccount dat agent is, omdat gebruikers met alleen klantrechten niet namens een ander mogen indienen.
- Na twintig mislukte pogingen binnen 48 uur zet Factorial het abonnement uit. KoppelHet zet hetzelfde abonnement weer aan en vergelijkt alle medewerkers met de klanten in de servicedesk, zodat een vertrek uit die periode alsnog een offboardingverzoek krijgt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Is de Jira-app van Factorial niet genoeg?
Voor accounts misschien wel. Verzoeken voor laptop en toegang, organisaties per entiteit en een einddatum op het verzoek beschrijft Factorial niet; daarvoor is deze koppeling. Beide kunnen naast elkaar draaien.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Factorial via de Factorial REST API met een company token. Webhooks op employees/employee/create_with_contract, employees/employee/update, employees/employee/terminate en employees/employee/unterminate, met het medewerkerrecord (id, email, login_email, legal_entity_id, location_id, manager_id, timeoff_manager_id, terminated_on); geen kenmerk per aflevering, dus idempotent verwerken. Tot 20 pogingen in 48 uur.
- Jira Service Management via /rest/servicedeskapi/: POST customer (Jira-beheerdersrechten), POST organization en organization/{id}/user, POST request met serviceDeskId, requestTypeId, requestFieldValues en raiseOnBehalfOf, en POST request/{issueIdOrKey}/comment voor een teruggedraaide beëindiging.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Factorial | Veld in Jira Service Management | Toelichting |
|---|---|---|
id | Verzoekveld Factorial-id en sleutel bij KoppelHet | |
full_name of preferred_name | displayName | |
Werkadres (email of login_email) | email | |
legal_entity_id | organization (één per entiteit) | |
location_id | requestFieldValues: locatie | |
manager_id | raiseOnBehalfOf (leidinggevende) | Niet de verlofgoedkeurder |
terminated_on | Offboardingverzoek met vervaldatum | |
employees/employee/unterminate | Opmerking op het open offboardingverzoek |
Gerelateerd
Factorial → 4PS Construct
Factorial 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders met hun kostenplaats als dimensie in 4PS
Factorial → Active Directory
Factorial Active Directory koppeling: domeinaccounts vanuit Factorial
Factorial → ADP iHCM
Factorial ADP iHCM koppeling: contractversies en ontslag van de Nederlandse entiteit naar ADP
Factorial → AFAS Profit
Factorial koppelen met AFAS: medewerkers en contracten uit Factorial in AFAS Profit Payroll