Payroll koppeling
Factorial koppelen met Nmbrs: HR-mutaties uit Factorial klaar voor de Nederlandse salarisrun
Met een koppeling tussen Factorial en Nmbrs gaan nieuwe medewerkers, contractwijzigingen, salarissen, bankrekeningen en beëindigingen van de Nederlandse entiteit uit Factorial naar het juiste Nmbrs-bedrijf, met hun ingangsdatum. De salarisadministratie verwerkt ze in de salarisrun en vult alleen de Nederlandse fiscale gegevens aan.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die Factorial voor HR gebruiken en de Nederlandse salarissen door een administratiekantoor in Nmbrs laten verwerken, mailen elke maand een lijst met mutaties. Een gewijzigde bankrekening of loonsverhoging komt zo soms een maand te laat in de run.
- HR legt een wijziging vast in Factorial. Factorial meldt dat aan KoppelHet.
- KoppelHet haalt de HR-mutaties van de Nederlandse juridische entiteit op, per soort, zoals aanname, contract, bankrekening en beëindiging.
- Een aanname wordt een nieuwe werknemer in het juiste Nmbrs-bedrijf, met dienstverband, uren en salaris.
- Contract- en salariswijzigingen gaan met hun ingangsdatum naar Nmbrs; looncomponenten volgen een vertaaltabel.
- Voor de aanleverdatum vergelijkt KoppelHet Factorial en Nmbrs en meldt verschillen aan de salarisadministratie.
Waar je op let bij Factorial en Nmbrs
- Factorial heeft een aparte stroom HR-mutaties bedoeld voor externe salarisverwerking, per soort, zoals aanname, contract, bankrekening, adres en beëindiging. KoppelHet leest die stroom per soort en alleen voor de Nederlandse juridische entiteit, zodat Spaanse mutaties nooit in Nmbrs belanden.
- De soorten mutaties in Factorial zijn deels op Spanje ingericht, bijvoorbeeld met een aparte soort voor de Spaanse loonbelasting. Nederlandse fiscale gegevens zoals loonheffingskorting kent Factorial niet; die vult het administratiekantoor in Nmbrs aan, en de koppeling overschrijft ze niet.
- Contracten staan in Factorial als versies met een ingangsdatum. Nmbrs werkt per salarisperiode; KoppelHet zet een nieuwe versie in de periode waarin de ingangsdatum valt, en meldt een wijziging met terugwerkende kracht apart.
- Salarisonderdelen hangen in Factorial aan concepten die de organisatie zelf inricht. Een vertaaltabel koppelt elk concept aan een looncomponent in Nmbrs; een nieuw concept zonder afspraak wordt een melding in plaats van een stille loonregel.
- Factorial probeert een mislukte melding tot twintig keer in 48 uur en zet het abonnement daarna uit. KoppelHet laat de waarschuwingen daarover naar het eigen beheer gaan en controleert voor elke aanleverdatum alsnog of alle mutaties zijn verwerkt.
- Factorial zet de API-versie in het adres, met een datum. KoppelHet test een nieuwe versie eerst in de demo-omgeving van Factorial voordat de koppeling overstapt, zodat een wijziging aan Factorials kant geen fout in de salarisrun geeft.
- Loopt de salarisadministratie via een administratiekantoor, dan geeft het kantoor de koppeling een eigen login op werkgeversniveau in Nmbrs. Andere klanten van het kantoor blijven buiten beeld.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan ziekmeldingen ook mee?
Factorial levert ook ziek- en verlofmutaties. Of die naar Nmbrs gaan of naar een verzuimsysteem, spreken we per klant af.
Kunnen we dit inrichten terwijl Factorial nog wordt geïmplementeerd?
Ja. Factorial heeft een demo-omgeving, dus we testen met jullie inrichting en gaan live zodra de Nederlandse entiteit in Factorial klaar is.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Elke mutatie die de koppeling doorzet, staat in de auditlogging.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Factorial wordt gelezen via de Factorial API (versie 2026-07-01 in het pad) met OAuth 2.0 - employee updates (summaries, new hires, contract changes, personal changes, terminations, absences) gefilterd op legal_entities_ids en starts_on, contract versions, compensations met concepts en legal entities. Webhook subscriptions met tot twintig pogingen in 48 uur, daarna uitgeschakeld; technisch contact voor API-meldingen instelbaar in Factorial.
- Naar Nmbrs schrijven we via de Nmbrs REST API met OAuth 2.0 en een login op werkgeversniveau. De SOAP API stopt per 1 maart 2027.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Factorial | Veld in Nmbrs | Toelichting |
|---|---|---|
Factorial employee id | Personeelsnummer of vrij veld | Vaste sleutel |
Naam en geboortedatum | Persoonsgegevens | |
Identificatienummer | BSN | Met elfproef |
Legal entity | Nmbrs-bedrijf | |
Contract version (begin, uren, soort) | Dienstverband en rooster | Met ingangsdatum |
Compensation met concept | Salaris of looncomponent | Vertaaltabel per concept |
Bankrekening (update bank) | IBAN | |
Adres (update address) | Adres | |
Termination | Datum uit dienst |
Gerelateerd
Factorial → 4PS Construct
Factorial 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders met hun kostenplaats als dimensie in 4PS
Factorial → Active Directory
Factorial Active Directory koppeling: domeinaccounts vanuit Factorial
Factorial → ADP iHCM
Factorial ADP iHCM koppeling: contractversies en ontslag van de Nederlandse entiteit naar ADP
Factorial → AFAS Profit
Factorial koppelen met AFAS: medewerkers en contracten uit Factorial in AFAS Profit Payroll