Verlof, verzuim en uren
Factorial Protime koppeling: contractversies als Protime-contract, goedgekeurde afwezigheid terug als verlof in Factorial
Met een koppeling tussen Factorial en Protime komt elke medewerker van een entiteit die met Protime klokt automatisch in Protime, met een contract per contractversie uit Factorial. Afwezigheid die in Protime is goedgekeurd, zet KoppelHet als goedgekeurd verlof in Factorial, zodat saldo en verlofkalender in Factorial bijblijven.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Factorial als HR-systeem gebruiken en in Nederland of België met Protime klokken, voeren nieuwe collega's en urenwijzigingen met de hand in Protime in. Verlof wordt bij de klok aangevraagd en goedgekeurd, maar het saldo in Factorial loopt achter.
- HR legt een medewerker en een contractversie vast in Factorial.
- KoppelHet zet de persoon in Protime en maakt een contract vanaf de ingangsdatum van de versie.
- De medewerker vraagt verlof aan in Protime en de leidinggevende keurt het goed.
- KoppelHet maakt het verlof aan in Factorial en keurt het daar direct goed, buiten de goedkeuringsflow.
- Verandert of verdwijnt de afwezigheid in Protime, dan werkt KoppelHet het verlof in Factorial bij of verwijdert het.
Terug: Goedgekeurde afwezigheid als verlof, met halve dagen of uren
Waar je op let bij Factorial en Protime
- Factorial kent twee manieren om verlof goed te keuren via de API: via de goedkeuringsflow, of door het verlof direct goed te keuren. Het verlof is in Protime al goedgekeurd. KoppelHet gebruikt de directe goedkeuring, zodat leidinggevenden in Factorial geen tweede verzoek krijgen.
- Protime meldt bij een halve dag of het om het eerste of tweede dagdeel gaat. Factorial bewaart een halve dag als begin of einde van de dag. KoppelHet zet het eerste dagdeel om naar het begin en het tweede naar het einde, zodat de vrije ochtend in Factorial ook een ochtend is.
- Afwezigheid in uren meldt Protime in minuten, Factorial wil uren in honderdsten. KoppelHet rekent de minuten om, zodat anderhalf uur dokter in Protime in Factorial als 150 honderdsten van een uur binnenkomt.
- Elke nieuwe contractversie in Factorial heeft een eigen ingangsdatum. Protime houdt contracten met een begin- en einddatum bij. KoppelHet sluit bij een nieuwe versie het lopende Protime-contract af op de dag ervoor en opent een nieuw contract, zodat een urenwijziging per de eerste van de maand ook in Protime op die dag ingaat.
- Factorial bewaart werkuren met een frequentie en werkdagen als lijst van dagnamen. Protime wil de contracturen in minuten per contractperiode en het aantal werkdagen per week. KoppelHet rekent de uren om naar minuten per week en telt de dagnamen.
- Factorial kan meerdere juridische entiteiten in één account hebben; Protime houdt per persoon een werkgeverhistorie bij. KoppelHet neemt alleen medewerkers mee van entiteiten die met Protime klokken, en zet die entiteit als werkgever in Protime.
- Factorial meldt een teruggedraaide uitdiensttreding met een eigen webhook. Protime heeft dan al een datum uit dienst. KoppelHet haalt die datum bij zo'n melding weer weg, zodat de medewerker blijft klokken en geen afwezigheid wordt geweigerd.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom verlof aanvragen in Protime en niet in Factorial?
Omdat Protime afwezigheid niet via de API aanneemt. Wie bij de klok verlof regelt, doet dat in Protime; Factorial krijgt het resultaat.
Gaan geklokte uren naar Factorial?
Niet in deze koppeling. Geklokte uren kunnen later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Factorial via de Factorial API (versie 2026-10-01 in het pad) met OAuth 2.0 en een bedrijfstoken. Webhooks employees/employee/create_with_contract, employees/employee/terminate, employees/employee/unterminate en contracts/contract_version/create en update. Verlof terug met POST /resources/timeoff/leaves (employee_id, leave_type_id, start_on, finish_on, half_day, start_time, hours_amount_in_cents), daarna POST /resources/timeoff/leaves/approve_all; wijzigen met PUT en verwijderen met DELETE op /resources/timeoff/leaves/{id}.
- Protime via de Protime API (v1) met OAuth 2.0 client credentials. POST people met externalReferenceIdentifier, POST contracts (from, until, contractHoursInMinutes, fullTimeEquivalentInMinutes, numberOfWorkingDaysPerWeek, numberOfDaysInContractPeriod, kind) en de historie voor employer en work-location. Afwezigheid via webhooks op absences (dayPart First of Second, durationInMinutes, approvalLevel Approved, changeType), ondertekend met HMAC-SHA256.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Factorial | Veld in Protime | Toelichting |
|---|---|---|
company_identifier | @employee-number (externe referentie) | Vaste sleutel |
first_name, last_name | firstName, lastName | |
contract starts_on en terminated_on | inServiceDate en outOfServiceDate | |
contract version (effective_on, working_hours, working_week_days) | contract (from, contractHoursInMinutes, numberOfWorkingDaysPerWeek) | |
legal_entity_id | employer-history | |
location_id | work-location-history | Via een tabel |
dayPart First of Second (Protime, terug) | half_day begin of einde van de dag | |
durationInMinutes (Protime, terug) | hours_amount_in_cents |
Gerelateerd
Factorial → 4PS Construct
Factorial 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders met hun kostenplaats als dimensie in 4PS
Factorial → Active Directory
Factorial Active Directory koppeling: domeinaccounts vanuit Factorial
Factorial → ADP iHCM
Factorial ADP iHCM koppeling: contractversies en ontslag van de Nederlandse entiteit naar ADP
Factorial → AFAS Profit
Factorial koppelen met AFAS: medewerkers en contracten uit Factorial in AFAS Profit Payroll