HR naar ITSM
Factorial koppelen met ServiceNow: gebruikers per juridische entiteit en catalogusverzoeken bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen Factorial en ServiceNow wordt elke medewerker uit Factorial een gebruiker in ServiceNow, met juridische entiteit, locatie en leidinggevende, en bestelt een nieuwe medewerker of een beëindiging in Factorial het onboarding- of offboardingitem uit de ServiceNow-catalogus. Draait HR een beëindiging terug, dan krijgt het openstaande offboardingverzoek een notitie en blijft de gebruiker actief.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Factorial voor HR gebruiken en ServiceNow voor IT, zetten nieuwe collega's vaak met de hand in ServiceNow of wachten tot de directory ze aanlevert. Bij meerdere juridische entiteiten is in ServiceNow dan niet te zien voor welke entiteit iemand werkt, en een teruggedraaid ontslag levert soms toch een ingenomen laptop op.
- Factorial meldt een nieuwe, gewijzigde of beëindigde medewerker; KoppelHet houdt alleen de werkgegevens over.
- Entiteit en locatie gaan eerst naar ServiceNow, daarna de gebruiker.
- Binnen de onboardingtermijn bestelt KoppelHet het onboardingitem voor de nieuwe gebruiker.
- Een geplande beëindiging bestelt het offboardingitem; na de einddatum gaat de gebruiker op inactief.
- Een teruggedraaide beëindiging wordt een notitie op het openstaande offboardingverzoek.
Waar je op let bij Factorial en ServiceNow
- Een melding van Factorial bevat het hele medewerkerrecord, inclusief bankgegevens en social security number. KoppelHet neemt alleen naam, werkadres, entiteit, locatie, leidinggevende en de datums over en bewaart de rest niet, zodat die gegevens nooit in een importset van ServiceNow staan.
- Factorial geeft geen eigen kenmerk per aflevering mee; het id in de melding is dat van de medewerker. KoppelHet onthoudt per medewerker welk catalogusverzoek bij welke gebeurtenis al is besteld, zodat een herhaalde melding geen tweede onboardingitem oplevert.
- Lukt aflevering 48 uur lang niet, dan zet Factorial het abonnement op meldingen uit. KoppelHet zet hetzelfde abonnement dan weer aan en vergelijkt alle medewerkers met ServiceNow, zodat een vertrek uit die periode alsnog een offboardingverzoek oplevert.
- Een abonnement in Factorial krijgt alleen meldingen over medewerkers die de token van het abonnement mag zien. KoppelHet maakt het abonnement met een sleutel op bedrijfsniveau, zodat ook directie en HR zelf een gebruiker en verzoeken in ServiceNow krijgen.
- Factorial kent naast de leidinggevende een aparte goedkeurder voor verlof. Alleen de leidinggevende wordt manager in ServiceNow, zodat goedkeuringen in de servicecatalogus niet bij de verlofgoedkeurder belanden.
- Draait HR een beëindiging in Factorial terug, dan stuurt Factorial daar een eigen melding voor. KoppelHet zet een notitie op het openstaande offboardingverzoek dat het vertrek niet doorgaat, en laat de gebruiker in ServiceNow actief.
- Elke medewerker hoort in Factorial bij een juridische entiteit. KoppelHet maakt per entiteit een bedrijf in ServiceNow en zet dat op de gebruiker, zodat toewijzing en rapportage per entiteit kunnen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat het social security number naar ServiceNow?
Nee. Het staat wel in de melding van Factorial, maar KoppelHet gooit het weg voordat er iets naar ServiceNow gaat.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Factorial via de Factorial REST API met een API-key of company token. Webhook-abonnementen op employees/employee/create_with_contract, employees/employee/update, employees/employee/terminate en employees/employee/unterminate; de inhoud is het medewerkerrecord (onder meer id, legal_entity_id, location_id, manager_id, timeoff_manager_id, is_terminating, terminated_on). Antwoord met 200; tot 20 pogingen binnen 48 uur, daarna uitgeschakeld en opnieuw aan te zetten.
- ServiceNow via de Import Set API (insertMultiple met run_after voor core_company en cmn_location vóór sys_user, coalesce op employee_number) en de Service Catalog API (order_now met variables en sysparm_requested_for). Notities op een openstaand verzoek via de Table API op sc_req_item.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Factorial | Veld in ServiceNow | Toelichting |
|---|---|---|
id | employee_number | Coalesce-sleutel |
preferred_name of first_name, en last_name | first_name en last_name | |
Werk-e-mailadres | email | |
legal_entity_id | company (core_company) | |
location_id | location (cmn_location) | |
manager_id | manager | Niet de verlofgoedkeurder |
is_terminating en terminated_on | Offboardingitem, daarna active op false |
Gerelateerd
Factorial → 4PS Construct
Factorial 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders met hun kostenplaats als dimensie in 4PS
Factorial → Active Directory
Factorial Active Directory koppeling: domeinaccounts vanuit Factorial
Factorial → ADP iHCM
Factorial ADP iHCM koppeling: contractversies en ontslag van de Nederlandse entiteit naar ADP
Factorial → AFAS Profit
Factorial koppelen met AFAS: medewerkers en contracten uit Factorial in AFAS Profit Payroll