Leren en certificaten
Factorial StudyTube koppeling: teams en teamleads uit Factorial, behaalde certificaten als training terug
Met een koppeling tussen Factorial en StudyTube krijgt elke medewerker uit Factorial automatisch een StudyTube-account in dezelfde teams als in Factorial, met de teamleads als teammanager. Haalt hij in StudyTube een certificaat, dan staat dat daarna als afgeronde externe training bij hem in Factorial.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Factorial voor HR gebruiken en StudyTube als leerplatform, onderhouden teams twee keer en zien certificaten alleen in StudyTube. Het trainingsoverzicht in Factorial mist daardoor alles wat medewerkers online in de academy halen.
- Factorial meldt een wijziging; KoppelHet haalt de medewerker en zijn teams op.
- De teams uit Factorial worden teams in StudyTube, van de bovenste laag naar beneden.
- De medewerker komt in al zijn teams; de teamleads worden teammanager.
- Elke dag haalt KoppelHet nieuwe certificaten op en zet ze als afgeronde externe training in Factorial.
- Bij een beëindiging verwijdert KoppelHet het account na de einddatum; wordt de beëindiging teruggedraaid, dan komt het terug.
Terug: Behaalde certificaten met afrondingsdatum als externe training
Waar je op let bij Factorial en StudyTube
- Teams in Factorial kunnen genest zijn, met per team een bovenliggend team en een diepte. StudyTube maakt een onderliggend team alleen onder een team dat al bestaat. KoppelHet sorteert de teams daarom op diepte en stuurt ze laag voor laag, met het Factorial-ID als external_id.
- Een medewerker kan in Factorial lid zijn van meerdere teams, en per team zijn een of meer leden lead. KoppelHet zet de medewerker in StudyTube in al die teams en maakt per team de leads uit Factorial teammanager, zodat elke lead alleen de voortgang van zijn eigen team ziet.
- Factorial heeft aparte meldingen voor een beëindiging en voor het terugdraaien daarvan. Wordt een beëindiging teruggedraaid nadat het account al weg was, dan activeert KoppelHet hetzelfde StudyTube-account opnieuw op het Factorial-ID, in plaats van een nieuw account te maken.
- Factorial probeert een mislukte webhook tot twintig keer in 48 uur en zet het abonnement daarna uit. Meldingen hebben geen uniek ID per aflevering. KoppelHet verwerkt ze daarom op het medewerker-ID, zodat een herhaalde melding geen dubbele teamwissel geeft, en vergelijkt elke dag alles nog eens.
- Factorial kent externe trainingen met een aanbieder. KoppelHet maakt per StudyTube-certificaattype één externe training met StudyTube als aanbieder, en registreert elke medewerker die het certificaat haalt als afgeronde deelnemer met de datum uit StudyTube.
- Een deelnemer in Factorial hoort bij een sessie, en Factorial kan bij toevoegen een melding sturen. KoppelHet voegt medewerkers toe aan een sessie in eigen tempo zonder melding, zodat niemand een uitnodiging krijgt voor een certificaat dat hij al heeft.
- StudyTube geeft certificaten op als lijst die per aanmaakdatum te filteren is. KoppelHet onthoudt tot welke datum hij certificaten heeft verwerkt, zodat een certificaat maar één keer in Factorial komt, ook als de dagelijkse ronde een keer uitvalt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hebben we de trainingsmodule van Factorial nodig?
Alleen voor certificaten terug. Accounts en teams in StudyTube werken ook zonder die module.
Komt het pdf-certificaat ook in Factorial?
Niet in de eerste versie: naam en datum wel, het bestand niet. Het pdf-bestand als bijlage meesturen kan later als uitbreiding.
Wat gebeurt er met teams die alleen in StudyTube bestaan?
Die laat KoppelHet staan. Alleen teams met een Factorial-ID als external_id volgen Factorial.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Factorial API (versie 2026-10-01) met OAuth 2.0: webhooks voor employees (create with contracts, updates, terminates, unterminates), GET /resources/teams/teams (employee_ids, lead_ids, parent_team_id, depth), employees en contractversies. Webhooks tot 20 pogingen in 48 uur, daarna uitgeschakeld. Terug via /resources/trainings/trainings (external, external_provider), sessions (selfpaced), session_access_memberships/bulk_create (notify false), session_attendances/bulk_update (completed) en training_memberships/{id} (training_completed_at).
- StudyTube Academy API v2 met OAuth 2.0 client credentials (scope read en write): POST /api/v2/users (aanmaken, bijwerken of heractiveren op uid), academy-teams/bulk/upsert tot 500 teams met parent, academy-teams/bulk/membership met keep_existing_teams, academy-teams/{id}/managers/sync, DELETE /api/v2/users/{id} en GET /api/v2/certificates (created_at, name, completion_date, user_id).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Factorial | Veld in StudyTube | Toelichting |
|---|---|---|
employee id | uid | |
first_name en last_name | first_name en last_name | |
email | email | |
Functie uit de contractversie | company_role | |
teams (parent_team_id) | Teams met external_id en parent | |
lead_ids van een team | Teammanagers van dat team | |
Beëindiging en terugdraaien | DELETE na de einddatum, POST /users om te heractiveren | |
Certificaat name | Training (external, external_provider StudyTube) | Terugweg naar Factorial |
Certificaat completion_date | training_completed_at |
Gerelateerd
Factorial → 4PS Construct
Factorial 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders met hun kostenplaats als dimensie in 4PS
Factorial → Active Directory
Factorial Active Directory koppeling: domeinaccounts vanuit Factorial
Factorial → ADP iHCM
Factorial ADP iHCM koppeling: contractversies en ontslag van de Nederlandse entiteit naar ADP
Factorial → AFAS Profit
Factorial koppelen met AFAS: medewerkers en contracten uit Factorial in AFAS Profit Payroll