Recruitment naar HR
Greenhouse ADP Workforce Now koppeling: geaccepteerd aanbod als in-progress hire in ADP
Met een koppeling tussen Greenhouse en ADP Workforce Now wordt een kandidaat die in Greenhouse een aanbod accepteert een in-progress hire in ADP Workforce Now, met naam, startdatum, functie, afdeling en beloning uit het aanbod. Greenhouse verkoopt hiervoor HRIS Link for ADP Workforce Now, alleen voor ADP-klanten in de Verenigde Staten; KoppelHet bouwt de koppeling als die niet past, bijvoorbeeld bij een ADP-contract buiten de VS of als de startdatum uit het aanbod moet komen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Greenhouse werven en hun Amerikaanse of Canadese medewerkers in ADP Workforce Now verlonen, typen een aanname vaak over in de hire-wizard van ADP. Wie geen HRIS Link kan kopen of meer wil dan die export doet, zoekt een andere route van aanbod naar in-progress hire.
- De recruiter markeert de kandidaat na acceptatie van het aanbod als aangenomen in Greenhouse.
- KoppelHet leest kandidaat, vacature en aanbod uit de melding en via Harvest v3.
- KoppelHet vraagt in ADP de actuele sjablooncodes en verplichte velden op voor het land van de aanname.
- De in-progress hire staat in ADP; HR rondt de wizard af.
- Draait de recruiter de aanname terug, dan krijgt HR een melding om de hire in ADP te stoppen.
Waar je op let bij Greenhouse en ADP Workforce Now
- HRIS Link for ADP Workforce Now kan volgens Greenhouse alleen worden gekocht door ADP-klanten in de Verenigde Staten, als Greenhouse Recruiting and Onboarding Connector in de ADP Marketplace. Eenmaal aan, exporteert hij ook internationale aannames. Heeft de organisatie haar ADP-contract buiten de VS, dan blijft alleen maatwerk over.
- HRIS Link vult de hire date in ADP met de dag waarop de kandidaat in Greenhouse als aangenomen is gemarkeerd. Een recruiter markeert vaak weken voor de eerste werkdag. KoppelHet neemt starts_at uit het aanbod, zodat ADP de echte startdatum krijgt.
- ADP geeft een eigen onboardingsjabloon een nieuwe code zodra iemand het aanpast, en HRIS Link vraagt per sjabloon inrichting in ADP met het Practitioner-profiel. KoppelHet haalt de codes bij elke aanname opnieuw op, zodat een aangepast sjabloon niet tot een geweigerde hire leidt.
- Een valutaveld in Greenhouse dat als beloning is gemarkeerd, heeft naast bedrag en valuta ook een frequentie. ADP kent apart een salaris, een uurloon en een dagloon met een pay frequency. KoppelHet kiest op basis van die frequentie het juiste ADP-veld, zodat een uurloon niet als jaarsalaris binnenkomt.
- De Applicant Onboard-API van ADP ondersteunt geen eigen ADP-velden. Eigen velden op het Greenhouse-aanbod, zoals een kledingmaat of een pasfoto-akkoord, kunnen dus niet mee naar ADP; die vult HR in de wizard aan.
- Greenhouse stuurt unhire_candidate als een aanname wordt teruggedraaid. Een in-progress hire in ADP blijft dan staan. KoppelHet zet die melding bij HR neer, zodat de hire in ADP stopt voordat de onboarding van ADP de kandidaat mailt.
- HRIS Link is niet te gebruiken in sandboxes van Greenhouse. Wie een nieuwe veldkoppeling eerst wil proberen, doet dat bij HRIS Link dus in productie. Bij maatwerk spreken we vooraf een testroute af met een testkandidaat en een testsjabloon in ADP.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Greenhouse heeft al HRIS Link voor ADP. Waarom KoppelHet?
Voor ADP-klanten in de VS met standaardvelden is HRIS Link vaak genoeg. KoppelHet is er voor wie de connector niet kan kopen, of de startdatum en het terugdraaien van een aanname goed geregeld wil hebben.
Wie rondt de hire in ADP af?
HR, in de wizard van ADP. De koppeling zet de hire klaar met de gegevens uit Greenhouse; ADP regelt daarna de rest van de onboarding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Greenhouse via de webhook hire_candidate (bij Accept Offer; candidate met email_addresses en phone_numbers, jobs[] met departments en offices, offer met starts_at en custom_fields; valutavelden met amount, unit en bij beloning frequency; HMAC-SHA256 in de header Signature) en Harvest v3 met OAuth 2.0 client credentials. unhire_candidate voor teruggedraaide aannames.
- Naar ADP Workforce Now via de Applicant Onboard V2 API - eerst GET /hcm/v2/applicant.onboard/meta voor sjablooncodes en verplichte velden, dan POST /hcm/v2/applicant.onboard met givenName, familyName, hireDate, onboardingTemplateCode en payrollGroupCode. Header ADP-Context-ExpressionID met country US, CA of INT; registratie met de canonicals applicant.onboard en applicant.onboard.meta.read.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Greenhouse | Veld in ADP Workforce Now | Toelichting |
|---|---|---|
first_name en last_name | givenName en familyName | |
email_addresses (personal) | Home email | |
phone_numbers (mobile) | Persoonlijk mobiel nummer | |
offer.starts_at | hireDate | Niet de datum van markeren |
jobs[].offices | payrollGroupCode of company code | Via een tabel per kantoor |
jobs[].departments | Home department | |
jobs[].name | Job title | |
Valutaveld in het aanbod (amount, unit, frequency) | Salaris of uurloon met pay frequency |
Gerelateerd
Greenhouse → AFAS Profit
Greenhouse koppelen met AFAS: geaccepteerd aanbod start de onboarding in AFAS Profit
Greenhouse → BambooHR
Greenhouse BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten automatisch en volledig in BambooHR
Greenhouse → Dayforce
Greenhouse Dayforce koppeling: geaccepteerd aanbod als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Greenhouse → Deel
Greenhouse Deel koppeling: van geaccepteerd aanbod naar EOR-, contractor- of eigen contract in Deel