Recruitment naar HR
Greenhouse Dayforce koppeling: geaccepteerd aanbod als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Met een koppeling tussen Greenhouse en Dayforce wordt een geaccepteerd aanbod in Greenhouse een nieuwe medewerker in Dayforce, met startdatum, locatie, positie, dienstverband en beloning uit het aanbod. Omdat Dayforce een eenmaal aangemaakte medewerker niet meer verwijdert, laat KoppelHet Dayforce elke aanname eerst controleren en maakt de medewerker pas aan als alles klopt.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Greenhouse werven en Dayforce voor HR en salaris gebruiken, werken vaak zonder koppeling tussen beide. HR voert elke aanname opnieuw in Dayforce in, en een tikfout leidt tot een medewerker die daar niet meer weg kan.
- De recruiter accepteert het aanbod in Greenhouse.
- KoppelHet bevestigt de melding direct en leest kandidaat, vacature, kantoor, opening en aanbod.
- Kantoor, opening en beloning worden vertaald naar de codes in Dayforce.
- Dayforce controleert de aanname zonder op te slaan; bij een fout krijgt HR een melding.
- Daarna maakt KoppelHet de medewerker echt aan en bewaart de sleutel bij de sollicitatie.
Waar je op let bij Greenhouse en Dayforce
- Dayforce verwijdert een medewerker nooit meer, terwijl Greenhouse een aanbod ook na acceptatie nog kan wijzigen of intrekken. KoppelHet laat Dayforce elke aanname eerst controleren zonder op te slaan, en meldt een ingetrokken aanbod aan HR, die het dienstverband in Dayforce beëindigt.
- In Dayforce geeft de koppeling zelf de sleutel van een nieuwe medewerker mee. Greenhouse herhaalt een melding tot zeven keer in ongeveer vijftien uur. KoppelHet koppelt de sleutel vast aan de sollicitatie, zodat een herhaalde melding nooit een tweede medewerker maakt.
- Een kantoor in Greenhouse is een naam, soms met een bovenliggend kantoor, terwijl Dayforce met vaste codes voor locaties en organisatie werkt. KoppelHet vertaalt per kantoor naar de Dayforce-code, en een onbekend kantoor stopt bij de controle in plaats van een medewerker op de verkeerde plek.
- Een valutaveld in Greenhouse dat als beloning is gemarkeerd, heeft een frequentie naast bedrag en valuta. KoppelHet bepaalt daaruit of iemand in Dayforce een vast salaris of een uurloon krijgt, zodat een uurtarief niet als maandsalaris in de salarisverwerking komt.
- Greenhouse geeft bij een aanname de opening mee, met eigen velden. Werkt Dayforce met posities, dan zet HR de positiecode op de opening in Greenhouse en neemt KoppelHet die over, zodat er geen aparte tabel per vacature nodig is.
- Greenhouse geeft het aanbod in Harvest v3 alleen terug aan een gebruiker die salarisgegevens mag zien. De koppelgebruiker in Greenhouse krijgt dat recht en verder alleen leesrechten; in Dayforce een webservicegebruiker die alleen medewerkers mag aanmaken.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als een kandidaat na acceptatie afhaakt?
De medewerker staat dan al in Dayforce en kan daar niet weg. KoppelHet meldt het aan HR, die het dienstverband beëindigt.
Hoe zit het met auditlogging, AVG en ons integratieplatform?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Alleen aangenomen kandidaten gaan naar Dayforce, en elke actie staat in de auditlogging. Een bestaand integratieplatform blijft ongemoeid.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Greenhouse via de webhook hire_candidate (bij Accept Offer; application met opening.opening_id en custom_fields, candidate met email_addresses en phone_numbers, jobs[] met offices en departments, offer met version, starts_at en custom_fields; valutavelden met amount, unit en frequency; HMAC-SHA256 in de header Signature; pogingen na 1, 15, 60, 120, 240 en 480 minuten) en Harvest v3 met OAuth 2.0.
- Naar Dayforce via POST https://www.dayforcehcm.com/api/{clientName}/v1/Employees, eerst met isValidateOnly en daarna echt (EmployeePostRequest met XRefCode, FirstName, LastName en subordinate resources zoals EmploymentStatuses, WorkAssignments en Contacts). Een aangemaakte medewerker blijft altijd bestaan.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Greenhouse | Veld in Dayforce | Toelichting |
|---|---|---|
application.id | XRefCode | Via een vaste nummerreeks |
first_name en last_name | FirstName en LastName | |
offer.starts_at | HireDate en ingangsdatum van de status | |
jobs[].offices | Locatie in WorkAssignments | |
opening.custom_fields (positiecode) | Positie in WorkAssignments | |
Valutaveld met frequency | Betaaltype en beloning in EmploymentStatuses | |
email_addresses en phone_numbers | Contacts |
Gerelateerd
Greenhouse → ADP Workforce Now
Greenhouse ADP Workforce Now koppeling: geaccepteerd aanbod als in-progress hire in ADP
Greenhouse → AFAS Profit
Greenhouse koppelen met AFAS: geaccepteerd aanbod start de onboarding in AFAS Profit
Greenhouse → BambooHR
Greenhouse BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten automatisch en volledig in BambooHR
Greenhouse → Deel
Greenhouse Deel koppeling: van geaccepteerd aanbod naar EOR-, contractor- of eigen contract in Deel