Recruitment naar HR
Greenhouse BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten automatisch en volledig in BambooHR
Met een koppeling tussen Greenhouse en BambooHR wordt een aangenomen kandidaat uit Greenhouse een nieuwe medewerker in BambooHR, met startdatum, functie, afdeling, locatie, dienstverband, salaris en documenten uit het aanbod. Greenhouse heeft zelf een BambooHR-export die dit per kandidaat met een keuze in het aanbod doet; KoppelHet komt erbij als het zonder die handmatige keuze moet, als functies en afdelingen niet letterlijk overeenkomen of als wijzigingen na de export moeten doorkomen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Greenhouse werven en BambooHR als HR-systeem gebruiken, zetten vaak de BambooHR-export van Greenhouse aan. Een recruiter moet dan bij elke aanname de export aanzetten, en een functie of afdeling die in BambooHR net anders heet, komt leeg aan.
- De recruiter accepteert het aanbod en markeert de kandidaat in Greenhouse als aangenomen.
- KoppelHet leest kandidaat, vacature, kantoor, afdeling en aanbod uit de melding van Greenhouse.
- Functie, afdeling en locatie worden vertaald naar de lijsten in BambooHR; een onbekende waarde gaat eerst naar HR.
- KoppelHet maakt de medewerker aan met statusregel en salaris, en zet de documenten in één map.
- Komt er een nieuwe versie van het aanbod met een andere startdatum, dan werkt KoppelHet die bij.
Waar je op let bij Greenhouse en BambooHR
- Bij de Greenhouse-export zet de recruiter per kandidaat in het aanbod Export to BambooHR op ja, en een bulkexport bestaat niet. KoppelHet reageert op de melding die Greenhouse bij elke aanname stuurt, zodat een vergeten keuze geen ontbrekende medewerker oplevert.
- Een functie gaat bij de export alleen mee als die titel al in BambooHR bestaat, en afdeling en kantoor alleen bij een letterlijke match. KoppelHet vertaalt via een tabel en houdt de aanname vast bij een onbekende waarde, zodat de medewerker niet zonder functie of afdeling in BambooHR staat.
- Greenhouse kent afdelingen in lagen, en de export vraagt dat subafdelingen in BambooHR als losse afdelingen bestaan. KoppelHet kan de bovenste laag naar de divisie en de onderste naar de afdeling in BambooHR zetten, zodat de structuur van BambooHR niet hoeft te veranderen.
- Velden kunnen bij de export niet afzonderlijk worden uitgezet, dus privéadres en thuistelefoon gaan altijd mee. KoppelHet stuurt alleen de velden die HR in BambooHR nodig heeft, en de koppelgebruiker krijgt geen schrijfrecht op de rest.
- Voor salaris kent de export vaste sleutels, zoals starting_salary en hourly_rate. Een valutaveld in Greenhouse dat als beloning is gemarkeerd, heeft ook een frequentie. KoppelHet neemt bedrag, valuta en periode samen over, zodat een maandsalaris in BambooHR niet als jaarbedrag binnenkomt.
- Wat de export doet met een aanbod dat na de aanname nog wijzigt, beschrijft Greenhouse niet. Een gewijzigd aanbod krijgt in Greenhouse een nieuwe versie; KoppelHet controleert tot de startdatum op een nieuwe versie en past de startdatum in BambooHR aan.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Greenhouse heeft al een BambooHR-export. Waarom KoppelHet?
Bij weinig aannames en gelijke namen in beide systemen is die export vaak genoeg. KoppelHet is voor organisaties die niets per kandidaat willen aanklikken of andere namen gebruiken.
Welke gegevens gaan niet naar BambooHR?
Scorecards, interviewnotities en afgewezen kandidaten blijven in Greenhouse. Alleen de aanname met het aanbod gaat mee.
Hoe zit het met auditlogging, AVG en ons integratieplatform?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Alleen aangenomen kandidaten gaan naar BambooHR, en elke actie staat in de auditlogging. Een bestaand integratieplatform blijft ongemoeid.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- De Greenhouse-export vraagt in BambooHR een eigen toegangsniveau met Add New Employees, schrijfrecht op de gekozen persoonlijke velden en op het tabblad Documents (huidige en toekomstige mappen), een API-gebruiker met API-sleutel en het subdomein. Elke Greenhouse-gebruiker verbindt apart onder Integrations; export per kandidaat via Mark Candidate as Hired en Export to BambooHR?.
- KoppelHet leest Greenhouse via de webhook hire_candidate (bij Accept Offer; application met candidate, jobs[] met departments en offices, offer met version, starts_at en custom_fields; valutavelden met amount, unit en bij beloning frequency; HMAC-SHA256 in de header Signature; tot zeven pogingen in circa vijftien uur) en Harvest v3 met OAuth 2.0 voor nieuwe versies van het aanbod.
- Naar BambooHR via create-employee (employmentHistoryStatus met employeeStatusDate; lijstvelden alleen met geldige opties), create-table-row v1.1 voor compensation en upload-employee-file voor documenten.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Greenhouse | Veld in BambooHR | Toelichting |
|---|---|---|
first_name en last_name | firstName en lastName | |
email_addresses (type work en personal) | workEmail en homeEmail | |
phone_numbers (type mobile) | mobilePhone | |
offer.starts_at | hireDate | |
jobs[].name | jobTitle | Via een vertaaltabel |
jobs[].departments | department en division | |
jobs[].offices | location | |
Dienstverband uit het aanbod | employmentHistoryStatus met employeeStatusDate | |
Valutaveld in het aanbod (amount, unit, frequency) | payRate, currency en paidPer | |
Cv, motivatie en aanbiedingsbrief | Employee files in één categorie |
Gerelateerd
Greenhouse → ADP Workforce Now
Greenhouse ADP Workforce Now koppeling: geaccepteerd aanbod als in-progress hire in ADP
Greenhouse → AFAS Profit
Greenhouse koppelen met AFAS: geaccepteerd aanbod start de onboarding in AFAS Profit
Greenhouse → Dayforce
Greenhouse Dayforce koppeling: geaccepteerd aanbod als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Greenhouse → Deel
Greenhouse Deel koppeling: van geaccepteerd aanbod naar EOR-, contractor- of eigen contract in Deel