Recruitment naar HR
Greenhouse koppelen met AFAS: geaccepteerd aanbod start de onboarding in AFAS Profit
Met een koppeling tussen Greenhouse en AFAS Profit start een geaccepteerd aanbod in Greenhouse het onboardingproces in AFAS, met startdatum, salaris, functie en afdeling uit het aanbod en de vacature. HR in AFAS rondt de onboarding af, en niemand typt de kandidaat nog over uit Greenhouse.
Wat de koppeling doet
Organisaties die wereldwijd werven via Greenhouse en hun Nederlandse BV in AFAS Profit verlonen, mailen na een geaccepteerd aanbod het offer letter naar HR. Die voert de gegevens met de hand in AFAS in en start pas dan de onboarding.
- De recruiter markeert het aanbod in Greenhouse als geaccepteerd.
- Greenhouse meldt de aanname aan KoppelHet, met sollicitatie, kandidaat, vacature en aanbod.
- KoppelHet kijkt of het kantoor van de vacature bij de Nederlandse BV hoort.
- In AFAS start het onboardingproces met naam, contactgegevens, startdatum, salaris, functie en organisatorische eenheid.
- HR in AFAS vult BSN en de Nederlandse gegevens aan en rondt de onboarding af.
Waar je op let bij Greenhouse en AFAS Profit
- Greenhouse meldt een aanname op het moment dat het aanbod als geaccepteerd wordt gemarkeerd. Dat is het startpunt voor AFAS; eerdere stappen in het wervingsproces blijven buiten de koppeling.
- De melding van Greenhouse bevat het aanbod zelf, met startdatum en de eigen velden van het aanbod. Salaris staat daarin met valuta, bedrag en eenheid, zodat KoppelHet een jaarsalaris in dollars herkent en niet als maandbedrag in AFAS zet.
- Greenhouse bedient vaak alle landen van een organisatie. Het kantoor van de vacature bepaalt of de kandidaat naar AFAS gaat en bij welke werkgever; kandidaten voor andere landen slaat KoppelHet over.
- Greenhouse probeert een mislukte melding tot zeven keer, verspreid over ongeveer vijftien uur. Staat KoppelHet in die tijd een keer stil, dan komt de aanname dus alsnog binnen, en een dagelijkse controle vangt de rest op.
- Greenhouse heeft zijn oude API-versies per 31 augustus 2026 uitgezet. Deze koppeling gebruikt de nieuwe versie met eigen aanmeldgegevens en rechten per onderdeel, zodat ze niet opnieuw gebouwd hoeft te worden.
- AFAS heeft een eigen ingang die het onboardingproces start, en raadt die aan boven het aanmaken van een sollicitant. HR houdt zo de controle, en een ingetrokken aanbod kan HR in de AFAS-workflow nog afwijzen.
- Het BSN hoort niet in Greenhouse, dat vaak in de Verenigde Staten wordt beheerd. De nieuwe medewerker of HR vult het in AFAS in tijdens de onboarding.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als het aanbod na acceptatie toch wordt ingetrokken?
Dan staat de medewerker in de onboarding in AFAS, en kan HR die afwijzen. KoppelHet meldt de wijziging in Greenhouse aan HR.
Werven we ook voor andere landen, gaan die kandidaten dan mee?
Nee. Alleen vacatures van kantoren die bij de Nederlandse BV horen, leveren een onboarding in AFAS op.
Wat moeten we in Greenhouse regelen?
Aanmeldgegevens voor de koppeling met alleen de benodigde rechten, en een webhook voor aannames. Jullie Greenhouse-beheerder doet dat eenmalig.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Alleen gegevens van aangenomen kandidaten gaan naar AFAS, en elke actie staat in de auditlogging.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Greenhouse wordt gelezen via de webhook hire_candidate (vuurt bij Accept Offer; payload met application, candidate, job, offer met starts_at en custom fields, ondertekend met HMAC-SHA256 in de header Signature) en de Harvest API v3 met OAuth 2.0 client credentials en alleen de benodigde scopes. Harvest v1 en v2 zijn per 31 augustus 2026 uitgezet.
- Naar AFAS schrijven we via de UpdateConnector HrOnboarding, die het onboardingproces start; AFAS raadt die aan boven HrCreateApplicant. Bij een bestaande medewerker gaat het medewerkernummer (EmId) mee.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Greenhouse | Veld in AFAS Profit | Toelichting |
|---|---|---|
application.id en candidate.id | Kenmerk in het onboardingproces | Om een tweede melding te herkennen |
candidate.first_name en last_name | Voornaam, voorvoegsel en achternaam | Voorvoegsel afsplitsen |
candidate.email_addresses | E-mail privé | |
candidate.phone_numbers | Telefoon privé | |
offer.starts_at | Datum in dienst | |
Salaris (offer custom field met valuta, bedrag en eenheid) | Salaris | Omgerekend naar maandbedrag als de eenheid per jaar is |
job.offices | Werkgever | Via een vertaaltabel per kantoor |
job.departments | Organisatorische eenheid | Via een vertaaltabel |
Uren per week (offer custom field) | Rooster |
Gerelateerd
Greenhouse → ADP Workforce Now
Greenhouse ADP Workforce Now koppeling: geaccepteerd aanbod als in-progress hire in ADP
Greenhouse → BambooHR
Greenhouse BambooHR koppeling: aangenomen kandidaten automatisch en volledig in BambooHR
Greenhouse → Dayforce
Greenhouse Dayforce koppeling: geaccepteerd aanbod als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Greenhouse → Deel
Greenhouse Deel koppeling: van geaccepteerd aanbod naar EOR-, contractor- of eigen contract in Deel