HR naar ERP
HiBob 4PS Construct koppeling: monteurs en uitvoerders uit Bob in 4PS
Met een koppeling tussen HiBob en 4PS Construct komt elke nieuwe medewerker van een Nederlandse employer in HiBob automatisch in de juiste 4PS-administratie, met functie, werkmail, datum in dienst en kostenplaats. Vertrekt iemand, dan krijgt hij in 4PS een einddatum en na de laatste werkdag de status beëindigd, zodat er tot die dag uren geschreven kunnen worden.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in HiBob doen en in de bouw- of installatietak met 4PS Construct werken, maken nieuwe monteurs met de hand aan in 4PS. Een vertrek in Bob komt pas in 4PS als de planning merkt dat iemand er niet meer is.
- HR maakt de nieuwe collega aan in HiBob bij een employer die met 4PS werkt.
- HiBob meldt de nieuwe medewerker; KoppelHet haalt naam, functie, werkmail en startdatum op.
- De medewerker komt in de 4PS-administratie van die employer, met de kostenplaats als standaarddimensie als die al bestaat.
- Een nieuwe functie of kostenplaats met een toekomstige datum gaat op die datum door.
- Bij vertrek zet KoppelHet de einddatum direct, en de status na de laatste werkdag op beëindigd.
Waar je op let bij HiBob en 4PS Construct
- HiBob bevat vaak alle landen en onderdelen van een groep, 4PS alleen de bouw- of installatiebedrijven. KoppelHet neemt alleen medewerkers mee van de employers die in 4PS werken, en zet elke employer in een vaste 4PS-administratie.
- HiBob heeft standaard geen kostenplaatsveld; organisaties leggen die vast in een eigen veld of een eigen tabel. Een wijziging in een eigen tabel levert in HiBob geen gewone wijzigingsmelding op, alleen een tabelmelding. KoppelHet luistert naar beide, zodat een kostenplaatswissel 4PS ook bereikt.
- In de standaard API van Business Central, waar 4PS op draait, zijn dimensiewaarden zoals kostenplaatsen alleen te lezen. Staat de kostenplaats uit Bob nog niet in 4PS, dan maakt KoppelHet de medewerker zonder kostenplaats aan en meldt finance welke code ontbreekt.
- HiBob meldt een vertrek pas in de nacht na de ingangsdatum. Voor 4PS wil de planning de einddatum eerder weten. KoppelHet leest de geplande vertrekdatum dagelijks uit Bob en zet die meteen als einddatum in 4PS; de status gaat pas na de laatste werkdag naar beëindigd.
- Een webhook van HiBob wordt bij fouten tot drie dagen herhaald en daarna uitgeschakeld. Valt de koppeling naar 4PS een weekend uit, dan haalt de dagelijkse controle alle medewerkers van de betrokken employers opnieuw op en vult het gat.
- Bob geeft bij een zoekvraag standaard alleen actieve medewerkers terug, zonder paginering. KoppelHet vraagt eerst alleen de id's op en daarna de velden per blok, en vraagt vertrekkers apart op, zodat een monteur die uit dienst gaat niet stil uit beeld verdwijnt.
- Business Central heeft een eigen veld voor de middelste naam. Staat in Bob een achternaam als de Vries in één veld, dan zet KoppelHet het tussenvoegsel in dat veld, als jullie dat willen, zodat sorteren in 4PS op de Vries klopt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Komen ook ingehuurde krachten in 4PS?
Alleen als ze in Bob staan en jullie dat afspreken. Per soort dienstverband leggen we bij de start vast wie naar 4PS gaat.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob via webhooks v2 (employee.created, employee.updated, table.entry.created en table.entry.updated, employee.left; alleen id's in de payload; HMAC-SHA512 in Bob-Signature; herhalingen tot drie dagen, daarna inactief) en de Employee data API: POST /people/search met fields en showInactive (standaard false), zonder paginering, eerst root.id en daarna velden per blok. Eigen tabellen sturen geen employee.updated.
- Naar 4PS via de Business Central API v2.0 per company: employees (POST en PATCH; number, givenName, middleName, surname, jobTitle, email, employmentDate, terminationDate, status Active, Inactive of Terminated) en defaultDimensions met parentType Employee. dimensionValues is alleen te lezen.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in 4PS Construct | Toelichting |
|---|---|---|
work.employeeIdInCompany | number | |
root.firstName | givenName | |
root.surname | surname en middleName | Tussenvoegsel apart gezet |
Werkhistorie: title | jobTitle | |
root.email | email | |
work.startDate | employmentDate | |
Geplande vertrekdatum | terminationDate en status | |
Kostenplaats (eigen veld of tabel in Bob) | defaultDimensions | Alleen bestaande waarden |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob