ASVerzuimmelding (SIVI)
HiBob arbodienst koppeling via SIVI: ziekteverlof uit Bob als verzuimmelding voor Nederlandse medewerkers
Met een koppeling tussen HiBob en de Arbodienst wordt ziekteverlof van Nederlandse medewerkers in Bob automatisch een ziek-, wijzigings- of betermelding bij de arbodienst, in het SIVI-formaat dat arbodiensten gebruiken. Een ziekmelding zonder einddatum wordt een open verzuimgeval, en zodra HR in Bob de einddatum zet, volgt de betermelding.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR en verlof wereldwijd in HiBob vastleggen en voor hun Nederlandse medewerkers een arbodienst hebben die SIVI-meldingen ontvangt, melden ziekte nu twee keer, in Bob en in het portaal van de arbodienst. Zonder koppeling hoort de arbodienst een herstel soms pas als de Nederlandse HR eraan denkt, en loopt het dossier daar achter.
- De medewerker of HR vraagt in Bob ziekteverlof aan, met een open einde als de duur nog niet bekend is.
- KoppelHet krijgt de melding van HiBob, haalt de aanvraag op en controleert of het om het ziektebeleid van een Nederlandse medewerker gaat.
- De arbodienst ontvangt een ziekmelding in het SIVI-formaat, aangevuld met dienstverband, afdeling en vangnet.
- Werkt iemand weer gedeeltelijk, dan gaat het nieuwe percentage als wijziging mee. Zet HR de einddatum, dan volgt de betermelding.
- De bevestiging van de arbodienst staat in het KoppelHet platform; een afgekeurde melding gaat als taak naar HR.
Waar je op let bij HiBob en Arbodienst (SIVI)
- Bob kent een aanvraag met een open einde, waarvan de einddatum later wordt bepaald, en meldt apart wanneer die einddatum wordt gezet. Dat past op hoe een verzuimgeval bij de arbodienst loopt. KoppelHet opent het verzuimgeval bij de aanvraag en stuurt de betermelding pas op de melding van de einddatum.
- Verandert in Bob de datum of tijd van een aanvraag, dan vervangt Bob de aanvraag door een nieuwe, met een verwijzing naar de eerste. KoppelHet gebruikt die eerste aanvraag als vast nummer van het verzuimgeval, zodat de arbodienst een correctie krijgt en geen tweede ziekmelding.
- Bob kan per aanvraag een percentage van de dag vastleggen over een reeks dagen. Dat percentage gaat als verzuimpercentage naar de arbodienst; bij halve dagen of uren per dag rekent KoppelHet het uit tegen het rooster.
- Bij het ziektebeleid in Bob kunnen redenen horen, zoals hoofdpijn of een ongeval op het werk. Dat zijn medische gegevens. KoppelHet stuurt die reden nooit door; de SIVI-melding krijgt alleen een oorzaakcode zonder diagnose, die jullie vooraf per situatie kiezen.
- Een ziektebeleid in Bob kan voor collega's verborgen zijn of onder een andere naam zichtbaar, zoals afwezig. De service user van de koppeling heeft daarom expliciet recht op dat beleid nodig; anders ziet KoppelHet de ziekmelding niet en mist de arbodienst haar.
- Wordt ziekteverlof in Bob automatisch goedgekeurd, dan stuurt Bob eerst een melding van de aanvraag en daarna van de goedkeuring. KoppelHet herkent dat als één ziekmelding, zodat de arbodienst haar niet twee keer krijgt.
- Bob bevat medewerkers in alle landen. Alleen ziekteverlof van de Nederlandse sites gaat naar de arbodienst; ziekte van collega's elders verlaat Bob niet.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Moet ons ziektebeleid in Bob anders worden ingericht?
Meestal niet. Wel moet het beleid voor Nederland herkenbaar zijn en moet de service user van de koppeling er recht op hebben. Voor het vangnet komt er vaak een extra veld bij.
Gaan de redenen uit Bob naar de arbodienst?
Nee. Redenen zoals hoofdpijn blijven in Bob. De arbodienst krijgt alleen datums, een percentage en een code zonder diagnose.
Wat als iemand zijn ziekmelding in Bob annuleert?
Dan zet KoppelHet een taak klaar voor HR. Een melding bij de arbodienst intrekken spreek je beter af met de arbodienst dan dat een koppeling het stil doet.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob wordt gelezen via de time-off-webhooks (requested, approved, updated, cancelled, deleted en set end date voor een aanvraag met open einde) en de Time Off API (aanvraag ophalen met requestRangeType zoals days, portionOnRange, percentageOnRange en openEnded, en GET /timeoff/requests/changes voor de dagelijkse controle). Bij een harde wijziging bevat de melding originalRequestId en previousRequestId. Een service user met rechten op het ziektebeleid.
- Het bericht is Verzuimmeldingen uit de SIVI-verzuimstandaard werkgevers en arbodiensten, met verwerkingscode nieuw, gewijzigd of correctie, Vangnet J/N (verplicht), organisatie-eenheid en een oorzaakcode zonder diagnose. Transport volgens de koppelvlakbeschrijving SIVI 2025 (REST-endpoint bij de arbodienst, XML in Base64 binnen JSON, OAuth 2.0), met een retour- en verwerkingsmelding terug.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Arbodienst (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
root.id | Identificatie werknemer | Geen BSN |
Dienstverband (work) | Identificatie dienstverband | |
originalRequestId of het id van de eerste aanvraag | Verzuimgeval identificatie | Blijft gelijk als Bob de aanvraag bij een datumwijziging vervangt |
Startdatum van de aanvraag | Datum eerste verzuimdag | |
percentageOnRange of uren per dag | Percentage verzuim | Bij hele dagen honderd procent |
Einddatum (ook achteraf gezet bij een open aanvraag) | Datum hersteld en Einde verzuim J/N | |
work.department | Organisatie-eenheid, code | |
Eigen veld vangnet | Vangnet J/N | Bob kent geen Nederlandse vangnetregeling |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob