HR naar ITSM
HiBob koppelen met BMC Helix ITSM: personen uit Bob en incidenten voor joiners en leavers
Met een koppeling tussen HiBob en BMC Helix ITSM staat elke medewerker uit Bob als persoon in het People-formulier van BMC Helix, met site, afdeling en functie, en krijgt de supportgroep een incident zodra HR in HiBob iemand aanneemt of laat vertrekken. Trekt HR in Bob de toegang direct in, dan komt er meteen een offboardingincident met hoge urgentie in Helix.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in HiBob doen en IT-verzoeken in BMC Helix ITSM afhandelen, vullen de People-gegevens in Helix vaak met de hand of via een losse import. Een indiensttreding die HR in Bob al weken eerder vastlegt, wordt dan pas zichtbaar als de manager een melding maakt, en een beëindiging met directe ingang hangt af van een mailtje aan de servicedesk.
- HiBob stuurt een ondertekende webhook; KoppelHet vraagt de werkgegevens van die medewerker op in Bob.
- KoppelHet meldt zich aan bij BMC Helix en maakt de persoon aan of werkt hem bij op het Bob-ID als Corporate ID.
- Binnen de afgesproken termijn voor de startdatum volgt een onboardingincident voor de supportgroep van de site.
- Een beëindiging of direct intrekken van toegang levert een offboardingincident op.
- Na de laatste werkdag zet KoppelHet het profiel in Helix op niet-actief.
Waar je op let bij HiBob en BMC Helix ITSM
- BMC Helix weigert een nieuwe persoon zonder site of thuisadres. Elke medewerker in HiBob hangt aan een site, dus KoppelHet zet de Bob-site om naar de site in Helix en hoeft geen privéadres uit Bob te lezen.
- Kiest HR bij een beëindiging in Bob voor direct intrekken van toegang, dan stuurt HiBob na de laatste goedkeuring een eigen melding. KoppelHet maakt daarop direct een incident met hoge Urgency en Impact, los van het gewone offboardingincident.
- HiBob meldt een vertrek ook als iemand op garden leave gaat, wat eerder kan zijn dan de einddatum. Het offboardingincident in Helix volgt die eerste melding, maar het profiel blijft actief tot de echte laatste werkdag.
- Een update-melding uit Bob noemt alleen welke velden zijn gewijzigd. KoppelHet schrijft alleen naar CTM:People als site, afdeling, functie of naam erbij zit, zodat een wijziging in bijvoorbeeld verlofgegevens geen Helix-aanroep kost.
- Lifecycle-meldingen van HiBob komen om middernacht na de ingangsdatum, in de tijdzone van de site. Een medewerker op een site in een andere tijdzone gaat in Helix dus op een ander moment op niet-actief dan collega's op het hoofdkantoor.
- Velden waarvoor de Bob-service user geen recht heeft, ontbreken zonder foutmelding. KoppelHet maakt een afdeling of functie in Helix dan niet leeg, maar meldt dat er een recht in de permission group van Bob ontbreekt.
- Het token van BMC Helix is één uur geldig, en de nachtelijke vergelijking leest alle Bob-medewerkers inclusief vertrokken collega's. KoppelHet vraagt halverwege een nieuw token en meldt zich na afloop af.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kan onboarding ook als service request in plaats van incident?
Dat kan, maar we beginnen met een incident via het interfaceformulier. Een service request via Digital Workplace kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob via ondertekende webhooks (employee events v2: employee.created, employee.updated met de gewijzigde velden, employee.left ook bij garden leave, employee.inactivated en employee.access.revoked.immediately) en POST /v1/people/search met fields en showInactive. Een service user met alleen View-rechten op de benodigde velden.
- BMC Helix via de platform-REST API: POST /api/jwt/login (token één uur geldig, header Authorization: AR-JWT), POST en PUT op /api/arsys/v1/entry/CTM:People, POST /api/jwt/logout. Incidenten via POST /api/arsys/v1/entry/HPD:IncidentInterface_Create met z1D_Action CREATE, First_Name, Last_Name, Corporate_ID, Service_Type, Impact, Urgency, Reported_Source, Description en Assigned_Group.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in BMC Helix ITSM | Toelichting |
|---|---|---|
root.id | Corporate ID | Blijft gelijk bij een nieuw e-mailadres |
root.firstName en root.surname | First Name en Last Name | |
root.email | Internet E-mail | |
work.title | Job Title | |
work.department | Department | |
work.site | Site | Verplicht bij een nieuwe persoon |
work.startDate | Beschrijving en streefdatum van het onboardingincident | |
Beëindiging in Bob | Profile Status niet-actief na de laatste werkdag |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob