HR naar ERP
HiBob Coupa koppeling: medewerkers uit Bob als Coupa-gebruiker met afdeling, manager en standaardrekening
Met een koppeling tussen HiBob en Coupa wordt elke medewerker uit Bob een gebruiker in Coupa, met werkmail, personeelsnummer, afdeling, manager als goedkeurder en een standaardrekening voor aanvragen en declaraties. Een overplaatsing in Bob past Coupa aan op de ingangsdatum, en een vertrek zet de Coupa-gebruiker op inactief.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HiBob als HR-systeem gebruiken en Coupa voor inkoop, facturen of onkosten, maken nieuwe collega's vaak met de hand aan in Coupa. Een nieuwe leidinggevende in Bob blijft dan weken buiten de goedkeuringsroute, en wie vertrokken is kan nog aanvragen indienen.
- Bob meldt een nieuwe of gewijzigde medewerker; KoppelHet haalt alleen de velden op die Coupa nodig heeft.
- KoppelHet controleert of afdeling, manager en rekening al in Coupa bestaan.
- Managers gaan eerst, daarna de medewerkers die onder hen vallen.
- De gebruiker wordt aangemaakt of bijgewerkt; KoppelHet bewaart het Coupa-ID bij de medewerker uit Bob.
- Na het vertrek in Bob zet KoppelHet de gebruiker in Coupa op inactief.
Waar je op let bij HiBob en Coupa
- De zoek-API van Bob filtert alleen op ID of e-mailadres, en de Users API van Coupa documenteert als enige filter de status actief. Geen van beide zoekt dus op personeelsnummer. KoppelHet bewaart daarom bij elke medewerker uit Bob het Coupa-ID, zodat een wijziging altijd op de juiste gebruiker landt.
- Bob laat velden waarop de service user geen leesrecht heeft stil weg en antwoordt toch met 200 OK. Coupa verwacht bij een nieuwe gebruiker wel een afdeling en een manager. KoppelHet vergelijkt elk antwoord met de gevraagde velden en stopt met een melding als de afdeling of de leidinggevende ontbreekt, in plaats van een gebruiker zonder goedkeurder aan te maken.
- Het vertrek-event van Bob komt pas om middernacht na de ingangsdatum, in de tijdzone van de vestiging. Wil finance dat iemand op de laatste werkdag al niets meer kan aanvragen, dan gebruikt KoppelHet het event voor direct intrekken van toegang, dat Bob verstuurt zodra de uitdienstflow is afgerond.
- Coupa noemt afdeling, manager, standaardrekening en content group als gegevens die al moeten bestaan voordat een gebruiker binnenkomt. In Bob is de afdeling een lijstwaarde met een eigen ID. KoppelHet vertaalt dat ID naar de Coupa-afdeling en zet een medewerker met een afdeling die Coupa nog niet kent op een lijst voor de Coupa-beheerder.
- Zonder standaardvaluta valt Coupa terug op de rapportagevaluta van de omgeving. Bob kent geen valuta per medewerker, wel een vestiging per land. KoppelHet zet de standaardvaluta en het standaardadres via een tabel per vestiging, zodat een collega in Londen niet in euro aanvraagt.
- Een overplaatsing die in Bob vooruit is vastgelegd, geeft direct een tabel-event, maar wordt pas op de ingangsdatum de huidige werkregel. KoppelHet wacht met de nieuwe manager en afdeling in Coupa tot die datum, zodat lopende aanvragen nog bij de huidige goedkeurder liggen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wie bepaalt de goedkeuringslimieten?
Finance, in Coupa. De koppeling zet afdeling, manager en rekening; limieten per functie kunnen later als uitbreiding.
Krijgt iedereen uit Bob een inkooplicentie?
Nee. We spreken bij de start af welke licenties de koppeling zet. Wat daarbuiten valt, regelt de Coupa-beheerder.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob via employee data webhooks (employee.created, employee.updated met fieldUpdates, employee.left, employee.access.revoked.immediately, table.entry.created) en POST /people/search met fields (root.email, work.employeeIdInCompany, work.department, work.reportsTo, work.site) en filters alleen op root.id of root.email. Velden zonder recht worden zonder waarschuwing weggelaten.
- Coupa via de Users API - POST /api/users, PUT /api/users/:id, GET /api/users/:id en /api/users?status=active. Velden login, email, employee-number, firstname, lastname (string 40), department, manager, default-account, default-address, default-currency (niet verplicht, anders de rapportagevaluta), content-groups, account-groups, licentievlaggen zoals expense-user en purchasing-user, authentication-method (coupa_credentials, ldap of saml, hoofdlettergevoelig) en active.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Coupa | Toelichting |
|---|---|---|
/root/email | login en email | Beide uniek in Coupa |
/work/employeeIdInCompany | employee-number | |
/root/firstName, /root/surname | firstname, lastname | Maximaal 40 tekens |
/work/department | department | Lijst-ID uit Bob via een vertaaltabel |
/work/reportsTo/email | manager | |
/work/site | default-currency en default-address | Tabel per vestiging |
Kostenplaats (veld in Bob) | default-account | Tabel van finance |
Lifecycle (vertrek) | active = false |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob