Verlof, verzuim en uren
HiBob Deputy koppeling: medewerkers, goedgekeurd verlof en verlofsaldi uit Bob in het rooster
Met een koppeling tussen HiBob en Deputy komen medewerkers in roosterdienst uit Bob in Deputy op de juiste locatie, en staan goedgekeurd verlof en verlofsaldi uit Bob in het rooster. KoppelHet koppelt Bob-sites aan Deputy-locaties via een tabel, ook als de namen verschillen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in HiBob doen en shiftmedewerkers in Deputy roosteren, zetten verlof dat HR in Bob beheert vaak met de hand in het rooster. Een vrije middag of een verschoven aanvraag loopt dan makkelijk mis.
- HR maakt in Bob een medewerker aan of wijzigt zijn site.
- KoppelHet zoekt via een tabel de Deputy-locatie bij die site en maakt de medewerker aan met een agreement waarop het Bob-ID als payroll-ID staat.
- Verlof dat in Bob is goedgekeurd, komt in Deputy als goedgekeurd verlof met begin- en eindtijd per dag.
- Dagelijks schrijft KoppelHet het saldo uit Bob per verlofsoort naar Deputy.
- Op de vertrekdatum uit Bob beëindigt KoppelHet de medewerker in Deputy.
Waar je op let bij HiBob en Deputy
- KoppelHet werkt met een tabel van Bob-sites naar Deputy-locaties, zodat een site met een eigen naam kan horen bij een Deputy-locatie die een winkelnummer als naam heeft, en meldt een site zonder koppeling.
- Deputy registreert verlof in uren met een begin- en eindtijd. Bob kent naast hele dagen ook ochtenden, middagen, uren per dag en een percentage van elke dag. KoppelHet vraagt bij Bob de duur per dag op en zet die om naar begin- en eindtijden in Deputy, zodat een middag vrij ook als middag in het rooster staat.
- Verschuift iemand in Bob de datums van een aanvraag, dan vervangt Bob die door een nieuwe aanvraag met een eigen nummer en een verwijzing naar de vorige. KoppelHet zet het Bob-nummer als extern ID op het Deputy-verlof, vindt zo het oude verlof terug en vervangt het, zodat er geen twee vrije periodes in het rooster blijven.
- Bob kent verlof zonder einddatum, bijvoorbeeld bij langdurige afwezigheid. Deputy wil altijd een einddatum. KoppelHet zet zo'n verlof tot een vaste horizon in Deputy, schuift die horizon elke week op en zet de echte einddatum zodra Bob meldt dat die bekend is.
- Een verlofsaldo in Deputy wordt via de API vervangen, niet opgehoogd, en werkt niet voor Deputy-omgevingen in het Verenigd Koninkrijk. Bob geeft het saldo per verlofsoort op een gekozen datum. KoppelHet vraagt elke ochtend het saldo van die dag op en zet het in uren in Deputy, en slaat omgevingen in het Verenigd Koninkrijk over.
- Bob meldt een vertrek pas om middernacht op de ingangsdatum, in de tijdzone van de site. Deputy beëindigt een medewerker direct, zonder datum in de toekomst. KoppelHet beëindigt daarom op die melding, zodat de medewerker tot zijn laatste dag in het rooster blijft en daarna niet meer ingepland kan worden.
- Verlof dat Bob automatisch goedkeurt, levert twee meldingen achter elkaar op: aangevraagd en goedgekeurd. Deputy zou bij de eerste een open aanvraag voor de manager tonen. KoppelHet wacht op de goedkeuring en zet het verlof in Deputy direct als goedgekeurd, zodat een leidinggevende in Deputy niets hoeft te beoordelen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan goedgekeurde timesheets terug naar Bob?
Niet in deze koppeling. Uren gaan van Deputy naar de salarisverwerking; uren naar Bob kan later als uitbreiding.
Wat als een verlofsoort in Bob geen leave rule in Deputy heeft?
Dan wordt het verlof niet gezet en verschijnt er een melding. HR koppelt een leave rule of geeft aan dat de soort niet in het rooster hoeft.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob via de REST API met een service user. Employee-webhooks (employee.created, employee.updated, employee.left om middernacht op de ingangsdatum in de tijdzone van de site). Time off-webhooks approved, updated (bij gewijzigde datums een nieuwe aanvraag met originalRequestId en previousRequestId), cancelled, deleted en set end date; details via GET /timeoff/employees/{id}/requests/{requestId}?includeDailyDurations=true. Saldo via GET /timeoff/employees/{id}/balance per policy type en datum.
- Deputy via POST /api/management/v2/employees (firstName, lastName, displayName, primaryLocation, workplaces[].agreement.payrollId, externalId, startDate) en POST /api/v1/supervise/employee/{employeeid}/terminate. Verlof via POST /api/v1/resource/Leave (Employee, LeaveRule, Company, DateStart, DateEnd, Start, End als unix-tijd, Status 1, ExternalId); saldo via POST /api/v1/resource/LeaveAccrual (Hours, TransactionDate).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Deputy | Toelichting |
|---|---|---|
Employee ID (Bob) | workplaces[].agreement.payrollId en externalId | |
firstName, surname, work.email | firstName, lastName, contact.email1 | |
work.site | primaryLocation en workplaces[].location | Via een tabel van sites naar Deputy-locaties |
work.startDate | startDate | |
Time off request (approved), policyType | Leave met Status 1, LeaveRule en ExternalId | |
Daily durations (includeDailyDurations) | Start en End per dag | |
Time off balance (per policy type) | LeaveAccrual (Hours) | |
employee.left | terminate |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob