HR naar ITSM
HiBob koppelen met EasyVista: employees uit Bob en verzoeken voor nieuwe en vertrekkende collega's
Met een koppeling tussen HiBob en EasyVista staat elke medewerker uit Bob als employee in EV Service Manager, met afdeling en contractstart, en zet KoppelHet bij een aanname of vertrek in HiBob een verzoek uit de EasyVista-catalogus klaar. Omdat elke API-aanroep in EasyVista een licentie gebruikt, schrijft de koppeling alleen bij wijzigingen die voor IT tellen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HiBob voor HR gebruiken en EasyVista voor IT-service management, laden employees in EasyVista vaak met een periodiek bestand of een LDAP-import. Een nieuwe collega die HR in Bob al heeft aangemaakt, mist dan nog als begunstigde van het onboardingverzoek, en een vertrek komt pas na de volgende import binnen.
- HiBob meldt een wijziging; KoppelHet bekijkt welke velden zijn veranderd en haalt alleen bij relevante velden de medewerker op.
- KoppelHet zoekt de employee in EasyVista op identificatie en maakt hem aan of werkt hem bij.
- Bestaat de Bob-afdeling nog niet, dan maakt KoppelHet die eerst aan in de afdelingsboom.
- Binnen de onboardingtermijn volgt een verzoek uit de catalogus met de nieuwe collega als begunstigde.
- Een beëindiging levert een offboardingverzoek op, met een eigen externe referentie per gebeurtenis.
Waar je op let bij HiBob en EasyVista
- Elke aanroep van de EasyVista-API gebruikt een licentie. HiBob noemt bij een update welke velden zijn gewijzigd, dus KoppelHet schrijft alleen naar EasyVista als naam, werkadres, afdeling, site of startdatum is veranderd.
- EasyVista bewaart de naam in het voorbeeld van de documentatie als Achternaam, Voornaam in één veld. HiBob levert voor- en achternaam los aan, en KoppelHet zet ze in die volgorde samen zodat zoeken op naam in EasyVista werkt zoals de servicedesk gewend is.
- Een nieuwe afdeling in Bob bestaat niet vanzelf in EasyVista. Vanaf versie 2025.2 kan KoppelHet een afdeling via de API aanmaken met een volledig pad; op een oudere versie meldt de koppeling de ontbrekende afdeling aan IT.
- Een verzoek in EasyVista vraagt een aanvrager en een begunstigde, anders volgt een fout. Omdat HiBob een aanname al weken voor de start meldt, staat de employee er op tijd en kan het onboardingverzoek de nieuwe collega als begunstigde noemen.
- HiBob kan bij één beëindiging twee meldingen sturen: direct intrekken van toegang na goedkeuring en later het vertrek zelf. KoppelHet geeft elk verzoek een externe referentie uit Bob-ID en gebeurtenis, zodat EasyVista per vertrek één offboardingverzoek krijgt en een herhaalde melding niets dubbel maakt.
- EasyVista legt de start vast in begin_of_contract. KoppelHet vult die met de startdatum uit Bob, zodat IT in EasyVista op contractstart kan filteren zonder HiBob te openen.
- Een aanroep naar EasyVista loopt standaard na zestig seconden af. KoppelHet bevestigt de webhook van HiBob eerst en verwerkt de medewerker daarna, zodat een trage EasyVista-omgeving geen herhaalde meldingen uit Bob veroorzaakt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Telt de nachtelijke vergelijking ook mee voor de licenties?
Ja, elke aanroep telt. Daarom vraagt de vergelijking alleen de velden op die de koppeling gebruikt, en alleen bij verschillen volgt een schrijfactie.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob via ondertekende webhooks (employee events v2: employee.created, employee.updated met fieldUpdates, employee.left, employee.access.revoked.immediately) en POST /v1/people/search met fields.
- EasyVista via https://{server}/api/v1/{account}/ met een access token. GET /employees?search=identification:..., POST /employees met één employee in een employees-array (antwoord 201 met HREF), PUT /employees/{employee_id}; eigen velden met prefix e_. POST /departments vanaf 2025.2 met department_path. Verzoeken via POST /requests met catalog_guid, title, description, recipient_identification, requestor_mail en external_reference.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in EasyVista | Toelichting |
|---|---|---|
root.id | identification | Zoeksleutel in EasyVista |
root.surname en root.firstName | last_name (Achternaam, Voornaam) | |
root.email | e_mail | |
work.startDate | begin_of_contract | |
work.department | department_path | |
work.site | Eigen veld met prefix e_ | Voorstel |
Bob-ID + gebeurtenis | external_reference van het verzoek |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob