Identity en access management
HiBob Entra ID koppeling: Microsoft-accounts die meebewegen met HR
Met een koppeling tussen HiBob en Microsoft Entra ID krijgt elke nieuwe collega in HiBob automatisch een Microsoft-account met groepen en licentie, en wordt dat account bij vertrek geblokkeerd. Het nieuwe werk-e-mailadres gaat daarna terug naar HiBob, zodat IT het niet meer met de hand hoeft aan te passen.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HiBob voor HR en Microsoft 365 voor mail en Teams gebruiken, nemen nieuwe collega's in Bob aan met hun privéadres, omdat het werkadres nog niet bestaat. IT maakt het account, past het adres in Bob met de hand aan en vergeet bij vertrek regelmatig het account te blokkeren.
- HR neemt een nieuwe collega aan in HiBob, vaak nog met een privé-e-mailadres.
- KoppelHet bedenkt met de afgesproken naamgevingsregels het werkadres en zet het Microsoft-account klaar voor de startdatum, met leidinggevende, groepen en licentie.
- Het werkadres gaat terug naar HiBob, zodat de uitnodiging en meldingen van HiBob naar het werkadres gaan.
- Krijgt iemand een nieuwe afdeling of leidinggevende in HiBob, dan passen gegevens en groepen in Entra ID zich aan.
- Op de vertrekdatum wordt de aanmelding geblokkeerd. De licentie vervalt na de afgesproken termijn.
Waar je op let bij HiBob en Microsoft Entra ID
- HiBob vraagt bij een nieuwe medewerker al een e-mailadres, terwijl het werkadres pas in Entra ID ontstaat. HR vult daarom vaak een privéadres in. KoppelHet zet het werkadres daarna terug in HiBob; HiBob stuurt zo nodig een bevestiging naar het nieuwe adres.
- Wie is aangenomen maar nog niet begonnen, staat in HiBob als inactief en valt standaard buiten de zoekresultaten. KoppelHet neemt die collega's bewust mee, anders krijgen ze pas op hun eerste dag een account.
- HiBob meldt ook garden leave als vertrek. Of iemand met garden leave direct wordt geblokkeerd of pas op de einddatum van het contract, spreken we vooraf af.
- Heeft de koppeling in HiBob geen recht op een gegeven, dan laat HiBob het zonder foutmelding weg. KoppelHet controleert daarom of alles wat verwacht wordt er is, zodat een ontbrekende afdeling niet stilletjes een lege afdeling in Entra ID wordt.
- Vestigingen in HiBob liggen in verschillende landen. Het land van de vestiging bepaalt welke licentie mogelijk is, en alleen medewerkers op vestigingen die bij deze Microsoft-omgeving horen krijgen een account.
- KoppelHet verwerkt alleen meldingen die aantoonbaar van HiBob komen, zodat niemand met een nagemaakt bericht een account kan laten aanmaken of blokkeren.
- Het soort dienstverband uit HiBob, zoals vast, tijdelijk of freelance, gaat mee naar Entra ID. IT kan daarop groepen en toegangsregels verschillend instellen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Hoe snel staat een wijziging uit HiBob in Entra ID?
Een gewone wijziging verwerkt KoppelHet zodra HiBob haar meldt. Een start of vertrek meldt HiBob pas op de dag zelf, dus niet op het moment dat HR het invoert.
Wat als een melding niet aankomt?
HiBob probeert het opnieuw. Daarnaast vergelijkt de controleronde HiBob met Entra ID, zodat een gemiste wijziging alsnog wordt verwerkt.
Ziet de koppeling salarissen in HiBob?
Nee. De koppeling mag alleen persoons- en werkgegevens lezen en het e-mailadres aanpassen. Salaris en bankgegevens vallen erbuiten.
Werkt dit ook met Active Directory on-premise?
Ja, via een klein programma in het eigen netwerk.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob wordt gelezen via ondertekende webhooks (onder meer employee.created, employee.updated, employee.joined en employee.left) en de People API (people search met showInactive voor nog niet gestarte medewerkers).
- Het werkadres gaat terug via het e-mail-endpoint van de People API (root.email). De service user heeft leesrechten op root, work en employment en schrijfrecht op het e-mailadres; geen salaris of bank.
- Naar Entra ID schrijven we via Microsoft Graph. Velden onder meer employeeId (root.id), jobTitle, department, manager, usageLocation (land van work.siteId), officeLocation, employeeType (employment.type) en employeeHireDate.
- Lifecycle-events zoals joined en left vuren pas als de lifecycle-regel ingaat.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Microsoft Entra ID | Toelichting |
|---|---|---|
root.id | employeeId | Vaste sleutel, ook bij naamswijziging |
root.firstName | givenName | |
Achternaam | surname | |
Naamgevingsregel | userPrincipalName en mail | Gaat daarna terug naar root.email in Bob |
work.title | jobTitle | |
work.department | department | |
Leidinggevende (reports to) | manager | |
work.siteId | usageLocation en officeLocation | Het land van de site bepaalt usageLocation |
employment.type | employeeType | |
Startdatum | employeeHireDate |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob