Verlof, verzuim en uren
HiBob Everhour koppeling: goedgekeurd verlof en saldi uit Bob in de Everhour-planning
Met een koppeling tussen HiBob en Everhour staat verlof dat in Bob is goedgekeurd automatisch als time off in de Everhour-planning, en krijgt elke gebruiker zijn verlofsaldo uit Bob. Nieuwe en vertrokken medewerkers uit Bob verschijnen als werklijst voor de Everhour-beheerder, omdat Everhour gebruikers niet via de API laat aanmaken.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in HiBob doen en projecturen en capaciteit in Everhour bijhouden, zien in de Everhour-planning niet wie er vrij is. Projectleiders plannen dan werk in op dagen dat iemand op vakantie is, of houden verlof met de hand bij.
- Een medewerker vraagt in Bob verlof aan en de manager keurt het goed.
- KoppelHet zoekt de Everhour-gebruiker op e-mail en zet de time off als goedgekeurd in de planning, zonder extra melding.
- Wijzigt of vervalt de aanvraag in Bob, dan past KoppelHet de time off in Everhour aan of verwijdert hem met een reden.
- Dagelijks zet KoppelHet het saldo uit Bob op de verlofallocatie in Everhour.
- Nieuwe en vertrokken medewerkers verschijnen op een werklijst voor de Everhour-beheerder.
Waar je op let bij HiBob en Everhour
- Everhour kent voor time off alleen een hele dag, een halve, een kwart of driekwart dag, of een vaste tijd in seconden. Bob kent daarnaast ochtenden, middagen, uren per dag en een percentage van elke dag. KoppelHet zet een ochtend of middag om naar een halve dag en verlof in uren naar een vaste tijd, zodat de capaciteit in Everhour klopt met wat in Bob is goedgekeurd.
- Schuift iemand in Bob de datums van een aanvraag, dan maakt Bob een nieuwe aanvraag en verwijst die naar de vorige. Everhour kan een time off bijwerken of verwijderen met een reden. KoppelHet bewaart bij elk Bob-nummer het Everhour-ID, past de bestaande time off aan en zet het nieuwe Bob-nummer in de notitie.
- Bij een aanvraag die Bob automatisch goedkeurt, volgen de meldingen aangevraagd en goedgekeurd direct op elkaar. Everhour kan time off als aanvraag of als goedgekeurd opslaan, en kan zelf een melding sturen. KoppelHet reageert alleen op de goedkeuring, slaat op als goedgekeurd en zet de melding van Everhour uit, zodat de medewerker niet twee berichten krijgt.
- Bob kent verlof zonder einddatum, terwijl Everhour bij elke time off een einddatum verplicht stelt. KoppelHet boekt zulk verlof in Everhour tot een vaste datum vooruit en verlengt die elke week. Zodra Bob de einddatum meldt, zet KoppelHet die in Everhour.
- Everhour houdt per gebruiker en verloftype een allocatie bij in dagen, met een apart veld voor meegenomen dagen. Bob geeft het saldo per verlofsoort op een gekozen datum. KoppelHet vraagt het saldo van die dag op en zet het opgebouwde en meegenomen deel apart in de allocatie, zodat de planner ziet hoeveel vrij er nog openstaat.
- Gebruikers zijn in Everhour niet via de API aan te maken of te verwijderen. Bob meldt een nieuwe medewerker en een vertrek wel direct. KoppelHet zet beide op een werklijst voor de Everhour-beheerder en kijkt daarna of de gebruiker in Everhour de status verwijderd heeft, zodat een vertrokken collega niet in de capaciteit blijft meetellen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan uren uit Everhour terug naar Bob?
Niet in deze koppeling. Uren blijven in Everhour voor projecten en facturatie; een urenstroom kan later als uitbreiding.
Kunnen medewerkers time off in Everhour zelf aanvragen?
Dat kan, maar dan staat het niet in Bob. We spreken af dat verlof in Bob wordt aangevraagd.
Wat als een Bob-medewerker geen Everhour-account heeft?
Dan wordt het verlof bewaard tot de gebruiker in Everhour bestaat, en staat de medewerker op de werklijst.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob via de REST API met een service user. Time off-webhooks approved, updated (bij gewijzigde datums een nieuwe aanvraag met originalRequestId en previousRequestId), cancelled, deleted en set end date; details via GET /timeoff/employees/{id}/requests/{requestId}. Saldo via GET /timeoff/employees/{id}/balance. Employee-webhooks employee.created en employee.left.
- Everhour via de REST API op api.everhour.com met X-Api-Key. Gebruikers via GET /team/users (ook verwijderde; status active, invited, pending of removed). Time off via POST /resource-planner/assignments/time-off (users, startDate, endDate, timeOffType, timeOffPeriod full-day, half-of-day, quarter-of-day of half-and-quarter-of-day, time in seconden, status approved, sendNotification, note), PUT en DELETE /resource-planner/assignments/{id} (reason). Saldi via /allocations (days, daysCarried, startDate, endDate).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Everhour | Toelichting |
|---|---|---|
work.email | Everhour-gebruiker (GET /team/users?query=) | Alleen lezen; geen aanmaken via de API |
policyType | timeOffType | Via een tabel van Bob-verlofsoorten naar Everhour-types |
startDate, endDate | startDate, endDate | |
startPortion / endPortion (morning, afternoon) | timeOffPeriod half-of-day | |
hours (verlof in uren) | time in seconden | |
Request ID (Bob) | note met Bob-nummer, assignment-ID bewaard door KoppelHet | |
Time off balance (per policy type) | Allocation (days, daysCarried) |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob