Identity en access management
HiBob koppelen met Google Workspace: Google-accounts per site, geschorst na de laatste dag
Met een koppeling tussen HiBob en Google Workspace krijgt elke nieuwe medewerker in HiBob een Google-account in de organisatie-eenheid van zijn site, met functie, afdeling en leidinggevende. Na de laatste werkdag schorst KoppelHet het account en gaan de Drive-bestanden naar de leidinggevende.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HiBob voor HR en Google Workspace als werkplek maken accounts vaak met de hand aan op basis van de onboardingtaak in Bob. Gelden per land andere Google-instellingen, dan moet IT ook de juiste organisatie-eenheid kiezen, en bij vertrek worden de bestanden regelmatig niet overgedragen.
- HR neemt een nieuwe collega aan in HiBob, met site, afdeling, functie en leidinggevende.
- KoppelHet maakt het Google-account aan in de organisatie-eenheid van de site, zodat het beleid van dat land meteen geldt, en zet het werkadres terug in HiBob.
- Wisselt iemand van afdeling of site, dan verhuist het account naar de nieuwe eenheid en wisselen de groepen.
- Gaat iemand met verlof zonder toegang te houden, dan zet KoppelHet het account op de afgesproken manier op pauze.
- Na de laatste werkdag schorst KoppelHet het account en draagt de Drive-bestanden over aan de leidinggevende.
Waar je op let bij HiBob en Google Workspace
- HiBob meldt een vertrek pas om middernacht na de ingangsdatum, in de tijdzone van de site. Collega's in verschillende tijdzones worden dus op een ander moment geschorst, en niemand verliest toegang tijdens de laatste werkdag.
- In Google bepaalt de organisatie-eenheid welk beleid en welke apps gelden. KoppelHet gebruikt de site uit HiBob om die eenheid te kiezen, zodat collega's in elk land de instellingen van dat land krijgen.
- HiBob kent verlof waarbij iemand toegang houdt en verlof waarbij dat niet zo is. Alleen bij de tweede soort stuurt HiBob een melding, en alleen dan zet KoppelHet het Google-account op pauze.
- Wordt een medewerker in HiBob verwijderd in plaats van beëindigd, dan is het dossier daarna niet meer op te vragen. HiBob geeft bij die melding wel het e-mailadres mee; KoppelHet zoekt daarmee het Google-account en legt het ter beoordeling voor aan IT.
- Google legt de leidinggevende vast met diens Google-adres, HiBob met een verwijzing naar de medewerker. KoppelHet vertaalt die verwijzing naar het Google-account van de leidinggevende.
- Een wijziging die HR vooruit invoert, zoals een overstap naar een andere site per de eerste van de maand, meldt HiBob pas op de ingangsdatum. De verhuizing naar de nieuwe organisatie-eenheid gebeurt daardoor precies op die dag.
- Bij vertrek draagt KoppelHet de bestanden in Drive over aan de leidinggevende uit HiBob, voordat het account later wordt verwijderd. Zo verdwijnen geen gedeelde documenten met het account.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wanneer precies wordt een vertrekker geschorst?
Om middernacht na de laatste werkdag, in de tijdzone van de site in HiBob. Moet een account eerder dicht, bijvoorbeeld bij ontslag op staande voet, dan kan IT het direct schorsen; de koppeling zet het niet terug.
Ziet de koppeling salarissen in HiBob?
Nee. De service user in HiBob mag alleen persoons- en werkgegevens lezen en het e-mailadres aanpassen.
Werkt dit ook met Microsoft 365?
Ja, die koppeling bouwen we ook.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. De koppeling leest alleen de velden die Google Workspace nodig heeft.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob wordt gelezen via ondertekende employee events (employee.created, employee.updated, employee.joined, employee.left, employee.temporaryLeave en employee.deleted, dat het e-mailadres meegeeft) en de People API (people search). Lifecycle-events vuren om middernacht na de ingangsdatum in de tijdzone van de site; employee.temporaryLeave vuurt niet als Remain active is gekozen.
- Naar Google schrijven we via de Admin SDK Directory API (users met externalIds, name, primaryEmail, organizations, orgUnitPath, relations type manager, customSchemas en suspended; groups en members) en de Data Transfer API voor Drive. Toegang via een service account met domain-wide delegation, beperkt tot die scopes.
- Het werkadres gaat terug via het e-mail-endpoint van de HiBob People API. De service user heeft geen rechten op salaris of bankgegevens.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
root.id | externalIds (type organization) | Vaste sleutel |
root.firstName | name.givenName | |
root.surname | name.familyName | |
Naamgevingsregel | primaryEmail | Gaat terug naar root.email in HiBob |
work.title | organizations.title | |
work.department | organizations.department en groepen | |
work.siteId | orgUnitPath | Een organisatie-eenheid per site of land |
Leidinggevende (reports to) | relations (type manager) | Het Google-adres van de leidinggevende |
employment.type | customSchemas | Eigen veld voor soort dienstverband |
employee.left | suspended = true en Drive-overdracht |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob