HR naar ITSM
HiBob koppelen met Ivanti Neurons for ITSM: employees uit Bob en serviceverzoeken bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen HiBob en Ivanti Neurons for ITSM staat elke medewerker uit Bob als employee in Ivanti, met afdeling, site en leidinggevende, en dient KoppelHet bij een nieuwe medewerker of een vertrek in HiBob een serviceverzoek in vanuit het Ivanti-sjabloon. Kiest HR in Bob voor direct intrekken van toegang, dan staat het offboardingverzoek meteen in Ivanti en niet pas na de laatste werkdag.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HiBob voor HR gebruiken en Ivanti Neurons for ITSM voor de servicedesk, beheren employees in Ivanti vaak met een periodieke import uit de directory. Een nieuwe collega bestaat dan nog niet in Ivanti als het onboardingverzoek moet worden ingediend, en een vertrek met directe ingang komt pas bij IT als de import weer draait.
- HiBob meldt een nieuwe of gewijzigde medewerker; KoppelHet haalt de werkgegevens op uit Bob.
- KoppelHet maakt de employee aan in Ivanti of werkt hem bij, en zoekt de manager op zijn e-mailadres op.
- Binnen de onboardingtermijn dient KoppelHet het onboardingverzoek in op naam van de nieuwe employee.
- Een beëindiging levert het offboardingverzoek op, met hoge prioriteit als HR toegang direct intrekt.
- Na de laatste werkdag zet KoppelHet de employee in Ivanti op inactief.
Waar je op let bij HiBob en Ivanti
- Ivanti dient een serviceverzoek altijd in voor een employee die al bestaat, want het verzoek vraagt diens RecID. HiBob meldt een nieuwe medewerker al als HR die aanmaakt, vaak weken voor de start. KoppelHet zet de employee dan direct in Ivanti, zodat het onboardingverzoek later niet hoeft te wachten.
- Bij een beëindiging kan HR in Bob kiezen voor direct intrekken van toegang. HiBob stuurt daar een aparte melding voor zodra de beëindiging is goedgekeurd. KoppelHet dient dan meteen een offboardingverzoek met hoge prioriteit in Ivanti in, los van het gewone vertrekbericht na de laatste werkdag.
- HiBob geeft de leidinggevende met naam en e-mailadres. KoppelHet zoekt met dat adres de bijbehorende employee in Ivanti op en zet die als manager, zodat goedkeuringen in het serviceverzoek bij de leidinggevende uit Bob terechtkomen.
- Ivanti vraagt bij elk serviceverzoek het verschil met UTC in minuten. HiBob werkt per site in de tijdzone van die site. KoppelHet geeft de afwijking van de site van de medewerker mee, zodat de startdatum in het verzoek voor een collega in een andere tijdzone niet verschuift.
- Velden waarop de service user in HiBob geen recht heeft, laat Bob zonder foutmelding weg. Komt een medewerker zonder afdeling of leidinggevende binnen, dan wist KoppelHet die velden in Ivanti niet, maar meldt het een ontbrekend recht in Bob.
- Langdurig verlof met de keuze actief blijven geeft in HiBob geen melding van inactief worden. De employee blijft dan actief in Ivanti, zodat de collega na terugkomst direct een verzoek kan indienen en er geen offboardingverzoek ontstaat.
- De REST API-key van Ivanti verloopt niet en werkt namens één gebruiker in één rol. KoppelHet vraagt een eigen gebruiker met een rol die alleen employees en serviceverzoeken mag beheren, zodat de sleutel bij misbruik niets anders in Ivanti kan; uitschakelen kan met één vinkje.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Blijven de onboardingtaken van HR in Bob?
Ja. Documenten en welkomsttaken blijven in Bob. Het serviceverzoek in Ivanti gaat over laptop, accounts en werkplek.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob via webhooks (employee events v2: employee.created, employee.updated, employee.left, employee.inactivated en employee.access.revoked.immediately; lifecycle-events om middernacht na de ingangsdatum in de tijdzone van de site) en POST /v1/people/search met fields en filters op root.id; showInactive voor vertrokken medewerkers. Velden zonder recht vallen zonder fout weg.
- Ivanti via de OData REST API (/api/odata/businessobject/employees, $filter met eq op e-mailadres) en POST /api/rest/ServiceRequest/new met subscriptionId, strUserId (RecID van de employee), strCustomerLocation, parameters par-{RecID} en localOffset in minuten; alle velden uit het voorbeeld zijn verplicht. REST API-key in de header Authorization (rest_api_key=…), met On Behalf Of en In Role.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Ivanti | Toelichting |
|---|---|---|
root.id | Personeelsnummer op de employee | Vaste sleutel, ook bij een nieuw e-mailadres |
root.firstName en root.surname | Voornaam en achternaam | |
root.email | PrimaryEmail en loginnaam | |
work.title | Functietitel | |
work.department | Afdeling | |
work.site | Locatie, en localOffset van het serviceverzoek | |
work.reportsTo (e-mail) | Manager, opgezocht met $filter op e-mailadres | |
work.startDate | Parameter startdatum van het onboardingverzoek |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob