Payroll koppeling
HiBob koppelen met Loket: nieuwe medewerkers en salariswijzigingen klaar voor de loonrun
Met een koppeling tussen HiBob en Loket komt een nieuwe medewerker uit HiBob als conceptwerknemer in Loket, en gaan salaris, uren en einde dienstverband met hun ingangsdatum naar het juiste dienstverband. De salarisadministratie vult alleen nog de Nederlandse loongegevens aan en typt niets meer over uit Bob.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die HiBob gebruiken, vaak ingericht door een hoofdkantoor in het buitenland, en de salarissen door een salarisbureau in Loket laten verwerken, sturen mutaties meestal maandelijks in een spreadsheet. Het bureau typt die over, en salarisverhogingen met terugwerkende kracht worden regelmatig gemist.
- HR neemt een nieuwe medewerker aan in HiBob. KoppelHet maakt in Loket een conceptwerknemer bij de juiste werkgever en start daar de checklist voor nieuwe medewerkers.
- De salarisadministratie vult cao, loonheffingskorting en pensioen aan en zet de conceptwerknemer om naar een werknemer.
- Een nieuwe salarisregel in HiBob gaat met zijn ingangsdatum naar het loon van het dienstverband in Loket, omgerekend naar de verloningsperiode.
- Een wijziging van uren gaat naar de arbeidstijd, los van het loon.
- Een beëindiging in HiBob beëindigt het dienstverband in Loket en zet een datum waarop de selfservice-toegang vervalt.
Waar je op let bij HiBob en Loket
- Loket kent een conceptwerknemer met een eigen checklist voor nieuwe medewerkers. KoppelHet maakt de medewerker uit HiBob als concept aan en start die checklist, zodat de salarisadministratie haar gewone controle houdt voordat iemand in de loonrun komt.
- HiBob meldt een vertrek voor het account pas om middernacht na de laatste dag. Voor de salarisadministratie is dat te laat, dus KoppelHet reageert al op de regel die HR in de levenscyclus van Bob vastlegt, ook als die weken vooruit ligt.
- Salarissen staan in HiBob vaak als jaarbedrag. Loket rekent per maand, per vier weken of per week; KoppelHet rekent het bedrag om naar de verloningsperiode van de werkgever, dus bij vier weken door dertien en niet door twaalf.
- Een salarisregel in HiBob heeft een ingangsdatum die in het verleden kan liggen. Loket verrekent zo'n wijziging zelf in de volgende run binnen hetzelfde jaar; gaat de datum over de jaargrens, dan krijgt de salarisadministratie een melding.
- Loon en arbeidstijd zijn in Loket losse onderdelen met een eigen begindatum. Een urenwijziging in HiBob verandert daarom alleen de arbeidstijd, zodat een loonregel niet onnodig wordt afgesloten.
- Loket heeft een datum waarop de selfservice-toegang van een werknemer vervalt. KoppelHet zet die na het einde van het dienstverband op een termijn die jullie kiezen, zodat een vertrekker de laatste loonstrook en de jaaropgaaf nog kan ophalen.
- HiBob laat velden waar de service user geen rechten op heeft zonder foutmelding weg. KoppelHet controleert dat BSN en andere verplichte gegevens er zijn voordat een concept in Loket wordt gemaakt, en meldt het anders aan HR.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaan loonheffingskorting en cao ook mee uit HiBob?
Meestal niet, want een internationaal ingerichte HiBob-omgeving kent ze niet. De salarisadministratie vult ze in Loket aan bij het omzetten van het concept, en de koppeling overschrijft ze daarna niet.
Werkt dit ook als een salarisbureau Loket voor ons beheert?
Ja. Het bureau geeft de koppeling toegang tot jullie werkgever in Loket; andere klanten van het bureau blijven buiten beeld.
Kunnen we dit inrichten terwijl HiBob nog wordt geïmplementeerd?
Ja. Loket heeft een testomgeving, dus we testen met de gegevens die al in HiBob staan en gaan live zodra jullie HiBob-inrichting klaar is.
Hoe zit het met de AVG?
Jullie zijn verwerkingsverantwoordelijke en KoppelHet is verwerker, onder een verwerkersovereenkomst. Elke actie van de koppeling staat in de auditlogging.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob wordt gelezen via ondertekende webhooks (employee events en table entry events voor de historische tabellen work, employment, salary en lifecycle, met de effectiveDate van de regel) en de People API. De service user heeft rechten per categorie, voor salary ook op historie.
- Naar Loket schrijven we via de Loket REST API met OAuth - concept employee aanmaken, new hire checklist workflow starten, omzetten naar werknemer, loon, arbeidstijd, fiscale eigenschappen, betaalgegevens, beëindigen dienstverband en de datum waarop ESS-toegang vervalt. Loket heeft een acceptatieomgeving met testdata.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Loket | Toelichting |
|---|---|---|
root.id | Personeelsnummer of vrij veld | Vaste sleutel |
root.firstName en root.surname | Voornaam en achternaam | |
BSN (eigen veld in Bob) | Burgerservicenummer | Alleen als HR het in Bob vastlegt |
Site of legal entity | Werkgever | |
Startdatum (employment) | Begindatum dienstverband | |
Salary (base, periode, effectiveDate) | Loon per verloningsperiode, met begindatum | |
Uren per week | Arbeidstijd | |
Bankrekening | Betaalgegevens (SEPA) | Alleen als HR het in Bob vastlegt |
Einddatum (lifecycle) | Einde dienstverband en einddatum selfservice |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob