HR naar ITSM
HiBob koppelen met ServiceDesk Plus: aanvragers uit Bob en requests bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen HiBob en ManageEngine ServiceDesk Plus wordt elke medewerker uit Bob een aanvrager in ServiceDesk Plus, met afdeling, functie en leidinggevende, en maakt KoppelHet bij een nieuwe medewerker of een vertrek in HiBob een request aan uit het juiste sjabloon, voor de site van de medewerker. Leidinggevenden uit Bob krijgen in ServiceDesk Plus het recht om serviceverzoeken goed te keuren.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in Bob doen en de servicedesk in ServiceDesk Plus draaien, halen aanvragers vaak uit Active Directory. Wie nog geen account heeft, bestaat dan niet in ServiceDesk Plus, en goedkeuringen gaan naar een vaste groep in plaats van naar de leidinggevende die in Bob staat.
- HiBob meldt een nieuwe of gewijzigde medewerker; KoppelHet haalt afdeling, site, functie en leidinggevende op.
- KoppelHet maakt de leidinggevende zo nodig eerst aan, daarna de aanvrager met de HiBob-id als employee_id.
- Binnen de onboardingtermijn volgt het onboardingrequest uit het sjabloon, met de site en groep van de medewerker.
- Bij een beëindiging maakt KoppelHet het offboardingrequest met de laatste werkdag als deadline.
- Een taak in dat request laat de servicedesk de aanvrager na de laatste werkdag uitzetten.
Waar je op let bij HiBob en ManageEngine ServiceDesk Plus
- De status van een aanvrager is in de API van ServiceDesk Plus alleen te lezen. Na een vertrek in Bob kan KoppelHet de aanvrager dus niet zelf uitzetten; het offboardingrequest bevat daarom een taak waarmee de servicedesk dat na de laatste werkdag doet.
- ServiceDesk Plus heeft per aanvrager een uniek employee_id. KoppelHet vult daar de HiBob-id in, die niet verandert bij een naamswijziging of nieuw e-mailadres, zodat de aanvrager met zijn historie gelijk blijft.
- Wie in Bob leidinggevende is van ten minste één medewerker, krijgt in ServiceDesk Plus de vlag dat hij serviceverzoeken mag goedkeuren. Valt het laatste teamlid weg, dan haalt KoppelHet die vlag weer weg.
- Een leidinggevende verwijst in ServiceDesk Plus naar een bestaande gebruiker. Begint een nieuwe teamleider tegelijk met zijn eerste medewerker, dan maakt KoppelHet eerst de teamleider aan, zodat de medewerker niet zonder leidinggevende binnenkomt.
- Een request in ServiceDesk Plus kent een geplande start in milliseconden sinds 1970. KoppelHet zet de startdatum uit Bob daarin, gerekend vanaf middernacht in de tijdzone van de site, zodat de werkplek klaar is op de eerste dag ter plaatse.
- Kiest HR in Bob bij een beëindiging voor direct intrekken van toegang, dan stuurt HiBob daar een eigen melding voor. KoppelHet maakt dan meteen het offboardingrequest, met de deadline op vandaag in plaats van op de laatste werkdag.
- Vertrokken medewerkers geeft HiBob alleen terug als daar uitdrukkelijk om wordt gevraagd, en als de service user ook die groep mag zien. KoppelHet vraagt ze bij de dagelijkse vergelijking op, zodat een gemist vertrek alsnog een offboardingrequest in ServiceDesk Plus geeft.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft ManageEngine een HiBob-koppeling?
Voor ADManager Plus wel, om accounts in Active Directory te beheren. Voor ServiceDesk Plus vonden we er geen. Gebruiken jullie ADManager Plus, dan kan die de accounts blijven doen en regelt KoppelHet de aanvragers en requests.
Werkt dit ook met ServiceDesk Plus on-premise?
Ja, de v3-API is er voor de cloud- en de on-premise-versie. On-premise moet het KoppelHet-platform de server wel kunnen bereiken.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob via webhooks (employee events v2: employee.created, employee.updated, employee.left, employee.access.revoked.immediately) en POST /v1/people/search met fields, filter op root.id en showInactive voor de dagelijkse vergelijking; de service user heeft Access data for nodig op vertrokken medewerkers.
- ServiceDesk Plus via de v3-API: gebruikers met employee_id, name, email_id, login_name, jobtitle, department, reporting_to en service_request_approver (status alleen-lezen). Requests via POST /api/v3/requests met input_data: subject (verplicht), requester (email_id), template, site, group, scheduled_start_time en due_by_time in milliseconden.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in ManageEngine ServiceDesk Plus | Toelichting |
|---|---|---|
root.id | employee_id | Uniek per aanvrager |
root.firstName en root.surname | name | |
root.email | email_id en login_name | |
work.title | jobtitle | |
work.department | department | |
work.reportsTo | reporting_to, en service_request_approver op de leidinggevende | |
work.site | site en group van het request | |
work.startDate | scheduled_start_time van het onboardingrequest |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob