Accounts in applicaties
HiBob Salesforce koppeling: Salesforce-gebruikers klaar voor de eerste werkdag, dicht bij vertrek
Met een koppeling tussen HiBob en Salesforce staat elke nieuwe sales- of supportcollega in Bob op de eerste werkdag als Salesforce-gebruiker klaar, met profiel, rol, manager en de instellingen van zijn vestiging. Bij vertrek of garden leave gaat de toegang tot Salesforce dicht op het moment dat jullie afspreken, zonder dat iemand in Salesforce hoeft in te grijpen.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HiBob voor HR en Salesforce voor sales en customer success laten Salesforce-gebruikers vaak pas op de eerste werkdag aanmaken. Nieuwe collega's zitten dan de ochtend zonder CRM, en vertrekkers met garden leave kunnen soms nog weken hun pijplijn inzien.
- HR maakt de nieuwe collega aan in Bob, met startdatum, afdeling, functie, vestiging en leidinggevende.
- Bob meldt de nieuwe medewerker; KoppelHet controleert dat de melding echt van Bob komt en haalt de gegevens op.
- Zodra er een werkadres is, maakt KoppelHet de Salesforce-gebruiker aan met profiel, rol, manager en de instellingen van de vestiging.
- Een interne overstap, bijvoorbeeld van sales naar customer success, past profiel en rol aan.
- Bij vertrek of garden leave gaat de toegang dicht volgens de afspraak: bevriezen op het moment van de melding, deactiveren op de einddatum.
Waar je op let bij HiBob en Salesforce
- Bob vraagt bij een nieuwe medewerker al een e-mailadres, en HR vult daar vaak een privéadres in. Salesforce neemt een gewijzigd e-mailadres pas over na bevestiging, dus een gebruiker aanmaken met het privéadres geeft later gedoe. KoppelHet wacht met aanmaken tot het werkadres bekend is.
- Collega's die nog niet zijn begonnen, staan in Bob als inactief en vallen standaard buiten de zoekresultaten. KoppelHet vraagt ze bewust op, zodat de Salesforce-gebruiker van een groep nieuwe accountexecutives vóór hun eerste dag klaarstaat.
- Bob meldt garden leave als een vertrek, terwijl het contract nog doorloopt. In Salesforce bevriest KoppelHet de gebruiker dan meteen, zodat de vertrekker de pijplijn niet meer ziet, en deactiveert pas op de einddatum. Zo blijven klanten en kansen op zijn naam tot de overdracht.
- Heeft de koppeling in Bob geen recht op een veld, dan laat Bob het weg zonder foutmelding. Een ontbrekende afdeling zou in Salesforce op een verkeerd profiel uitkomen. KoppelHet controleert of afdeling, functie en vestiging er zijn, en maakt anders geen gebruiker aan maar meldt het.
- De vestigingen in Bob liggen in verschillende landen en tijdzones. Een tabel per vestiging zet tijdzone, taal en landinstelling in Salesforce, zodat een accountexecutive in een ander land zijn afspraken en bedragen ziet zoals hij gewend is.
- KoppelHet verwerkt alleen meldingen met een geldige handtekening van Bob. Een nagemaakt bericht kan zo geen Salesforce-gebruiker met toegang tot klantgegevens laten aanmaken.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als iemand terugkomt na een eerdere baan bij ons?
Salesforce bewaart gedeactiveerde gebruikers. KoppelHet zoekt de oude gebruiker op via het Bob-ID en activeert die weer, zodat er geen tweede gebruiker met een andere gebruikersnaam ontstaat.
Gaan compensatiegegevens uit Bob naar Salesforce?
Nee. De service user van de koppeling heeft in Bob geen toegang tot salaris, bonus of bankgegevens.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob wordt gelezen via ondertekende webhooks (onder meer employee.created, employee.updated, employee.joined en employee.left) en de People API (people search met showInactive voor nog niet gestarte medewerkers). De service user heeft leesrechten op root, work en employment; geen salaris of bank.
- Naar Salesforce schrijven we via de REST API op het object User met een connected app (OAuth 2.0) en een integratiegebruiker met Manage Users. Verplicht bij aanmaken onder meer Username (uniek over alle Salesforce-omgevingen), Alias (maximaal 8 tekens), Email, LastName, ProfileId, TimeZoneSidKey, LocaleSidKey, LanguageLocaleKey en EmailEncodingKey.
- Bevriezen via IsFrozen op het UserLogin-record van de gebruiker; deactiveren met IsActive = false.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Salesforce | Toelichting |
|---|---|---|
root.id | EmployeeNumber | |
root.firstName | FirstName | |
Achternaam | LastName | |
Werkadres (root.email na terugschrijving) | Email, Username en FederationIdentifier | |
Naam (ingekort) | Alias | |
work.title | Title | |
work.department | Department, ProfileId en UserRoleId | Via een vertaaltabel per afdeling |
work.siteId | TimeZoneSidKey, LocaleSidKey en LanguageLocaleKey | Via een tabel per vestiging |
Leidinggevende | ManagerId | |
Vertrek, garden leave en einddatum | UserLogin.IsFrozen en IsActive |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob