HR naar ITSM
HiBob koppelen met ServiceNow: gebruikers en onboardingverzoeken voor de servicedesk
Met een koppeling tussen HiBob en ServiceNow staan medewerkers uit HiBob als gebruiker in ServiceNow, met afdeling, vestiging en manager, en maakt KoppelHet voor elke nieuwe collega en elke vertrekker een verzoek aan in de servicecatalogus van ServiceNow. Het onboardingverzoek bevat startdatum, functie, manager en vestiging uit HiBob, zodat IT laptop en accounts voor de eerste werkdag regelt.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HiBob voor HR en ServiceNow ITSM voor de servicedesk halen de gebruikers in ServiceNow vaak uit Active Directory, zonder afdeling en met een manager als LDAP-pad. Goedkeuringen voor softwareaanvragen komen daardoor bij de verkeerde persoon.
- HiBob meldt een nieuwe of gewijzigde medewerker; KoppelHet haalt de actuele gegevens op.
- Nieuwe afdelingen en vestigingen gaan eerst naar ServiceNow, daarna de gebruiker.
- Bestaat de gebruiker al uit Active Directory, dan werkt KoppelHet die bij op personeelsnummer of e-mailadres.
- De manager wordt een verwijzing naar de gebruiker van de leidinggevende, zodat goedkeuringen goed lopen.
- Na de laatste werkdag zet KoppelHet de gebruiker op inactief; tickets en historie blijven bewaard.
- Valt de startdatum binnen de afgesproken termijn, dan bestelt KoppelHet het onboardingitem op naam van de nieuwe gebruiker, met manager en vestiging als variabelen.
- Voor een geplande vertrekdatum komt een week vooraf een offboardingverzoek, zodat laptop en toegang op de laatste dag geregeld zijn.
Waar je op let bij HiBob en ServiceNow
- HiBob stuurt employee.created zodra HR een nieuwe collega aanmaakt, vaak weken voor de start. KoppelHet onthoudt de startdatum en bestelt het onboardingitem pas binnen de afgesproken termijn, standaard vier weken vooraf.
- Het vertrekbericht van HiBob komt pas na de laatste werkdag, en dat is te laat om een laptop in te nemen. KoppelHet kijkt daarom dagelijks naar geplande vertrekdatums en maakt het offboardingverzoek vooraf.
- HiBob-vestigingen liggen vaak in meerdere landen, elk met een eigen IT-team. KoppelHet kiest per vestiging het catalogusitem of de toewijzingsgroep, zodat een nieuwe collega niet bij het IT-team van een ander land terechtkomt.
- HiBob meldt alleen welke medewerker is gewijzigd en welke velden, niet de nieuwe waarden. KoppelHet haalt de gegevens daarna zelf op en stuurt alleen afdeling, vestiging, functie of manager door als die echt anders zijn.
- HiBob meldt een vertrek om middernacht na de laatste werkdag, in de tijdzone van de vestiging. De gebruiker in ServiceNow blijft dus tot en met de laatste werkdag actief, ook voor collega's in andere tijdzones.
- Veel ServiceNow-omgevingen halen gebruikers al uit Active Directory, met de inlognaam als sleutel. KoppelHet werkt die bestaande gebruikers bij in plaats van een tweede gebruiker te maken, en vult afdeling en manager aan die de AD-import niet levert.
- ServiceNow kan een import pas laten draaien als een eerdere klaar is. KoppelHet laadt eerst afdelingen en locaties en daarna gebruikers, zodat een nieuwe afdeling uit HiBob bestaat voordat de eerste medewerker ernaar verwijst.
- HiBob laat velden waar de service user geen rechten op heeft zonder foutmelding weg. Een lege manager in ServiceNow is daarom meestal een ontbrekend recht in HiBob, en KoppelHet meldt dat in plaats van de manager te wissen.
- ServiceNow heeft eigen HR-koppelingen voor enkele grote HR-systemen, maar die horen bij HR Service Delivery. Voor HiBob met alleen ServiceNow ITSM levert KoppelHet de gegevens via de standaard importfunctie.
- HiBob bevat vestigingen in alle landen. KoppelHet neemt alleen de vestigingen mee die bij deze ServiceNow-omgeving horen, zodat de servicedesk geen gebruikers krijgt die er nooit iets zullen vragen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen we ook tickets laten aanmaken voor onboarding en offboarding?
Ja. KoppelHet bestelt bij een nieuwe collega het onboardingitem uit jullie servicecatalogus, standaard vier weken voor de startdatum, en een week voor een geplande vertrekdatum het offboardingitem. Het team per vestiging en de taken regelen jullie in ServiceNow.
We halen gebruikers al uit Active Directory. Krijgen we dan dubbele gebruikers?
Nee. KoppelHet werkt de bestaande gebruiker bij op personeelsnummer of e-mailadres en vult aan wat AD niet levert.
Hebben we ServiceNow HR Service Delivery nodig?
Nee. De koppeling werkt met ServiceNow ITSM en de standaard importfunctie.
Wat gebeurt er met tickets van vertrokken medewerkers?
Die blijven bewaard. De gebruiker wordt inactief, niet verwijderd.
Wat is achteraf terug te zien voor een audit?
Elke actie van de koppeling staat in de auditlogging van het KoppelHet-platform. KoppelHet werkt met een ISO 27001-gecertificeerd managementsysteem.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob wordt gelezen via webhooks (employee events v2, onder meer employee.created, employee.updated en employee.left, met alleen het employeeId en de ID's van gewijzigde velden) en de people search van de HiBob API; vertrokken medewerkers alleen met showInactive. Lifecycle-events vuren om middernacht na de ingangsdatum in de tijdzone van de site.
- Naar ServiceNow schrijven we via de Import Set API (POST /api/now/import/{stagingTableName}/insertMultiple) naar staging tables met transform maps en coalesce op employee_number, met run_after om cmn_department en cmn_location vóór sys_user te verwerken. Integratiegebruiker met alleen de rollen voor deze tabellen.
- Tickets via de Service Catalog API: POST /api/sn_sc/servicecatalog/items/{sys_id}/order_now met de catalogusvariabelen in variables en de gebruiker in sysparm_requested_for. Dat levert een request (REQ) met een requested item (RITM) op; de flow van het catalogusitem maakt de catalog tasks (sc_task) per toewijzingsgroep. Een notitie op een openstaand verzoek gaat via de Table API op sc_req_item. KoppelHet bewaart per medewerker het RITM-nummer per gebeurtenis.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in ServiceNow | Toelichting |
|---|---|---|
root.id of Employee ID | employee_number | Coalesce-sleutel |
root.firstName en root.surname | first_name en last_name | |
root.email | email | Tweede sleutel voor bestaande AD-gebruikers |
work.title | title | |
work.department | department (cmn_department) | |
work.siteId | location (cmn_location) | |
Leidinggevende (reports to) | manager (sys_user) | |
Vertrek (lifecycle) | active = false | |
Indiensttreding, wijziging of vertrek | Catalogusitem voor onboarding, wijziging of offboarding | Per gebeurtenis een eigen item, gekozen bij de start |
Gesynchroniseerde gebruiker | sysparm_requested_for | Het verzoek staat op naam van de nieuwe medewerker |
work.startDate of vertrekdatum | Variabele startdatum of laatste werkdag | |
Leidinggevende (reports to) | Variabele manager (verwijzing naar sys_user) | |
work.siteId | Variabele locatie (cmn_location) | |
work.title | Variabele functie | |
Afdeling of team | Toewijzingsgroep van de catalog tasks | Via de flow van het catalogusitem |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob