Lease en mobiliteit
HiBob Shuttel koppeling: collega's van de Nederlandse entity uit Bob automatisch in Shuttel
Met een koppeling tussen HiBob en Shuttel krijgt elke nieuwe collega van de Nederlandse entity in Bob automatisch een Shuttel-account in de groep van zijn regeling, met het personeelsnummer dat ook de Nederlandse salarisadministratie gebruikt. Zodra Bob het vertrek meldt, na de laatste werkdag, wordt de collega in Shuttel afgemeld; medewerkers van sites in andere landen gaan niet mee.
Wat de koppeling doet
Werkgevers die HiBob voor alle medewerkers gebruiken en hun Nederlandse collega's een Shuttel-kaart geven voor woon-werk en dienstreizen, melden nieuwe collega's vaak met de hand aan bij Shuttel. Van vertrekkers hoort de beheerder pas achteraf.
- HR legt de nieuwe collega vast in Bob, met entity, site, afdeling en manager.
- Bob meldt de wijziging; KoppelHet controleert of de collega bij de Nederlandse entity hoort.
- KoppelHet zet de collega in Shuttel met personeelsnummer, naam, werkadres, groep en manager.
- Bij een overstap naar een andere site of afdeling, of bij langdurig verlof, verhuist de collega naar de groep die daarbij hoort.
- Na de laatste werkdag meldt Bob het vertrek en meldt KoppelHet de collega in Shuttel af.
Waar je op let bij HiBob en Shuttel
- In Bob staan collega's van alle landen. De site en entity bepalen of iemand onder de Nederlandse regeling valt. Verhuist een collega naar het kantoor in een ander land, dan meldt KoppelHet hem in Shuttel af op de dag dat de nieuwe site ingaat.
- Bob meldt een vertrek om middernacht na de laatste werkdag, in de tijdzone van de site. Voor Shuttel is dat precies goed, want de kaart werkt dan nog tot en met de laatste dag. Bij een ontslag op staande voet zet HR de laatste werkdag op vandaag.
- Een overstap die HR vooraf invoert, bijvoorbeeld naar een andere afdeling per de eerste van de maand, meldt Bob pas op de ingangsdatum. De Shuttel-groep wisselt daardoor op de juiste dag, zonder dat KoppelHet iets hoeft in te plannen.
- Bob meldt tijdelijk verlof met een eigen bericht. Of een collega tijdens lang verlof in een groep zonder woon-werkvergoeding komt, spreken we per soort verlof af; bij terugkeer gaat hij terug naar zijn eigen groep.
- Shuttel levert de vergoedingen aan het salarissysteem, niet aan Bob. Daarom gebruikt KoppelHet in Shuttel het personeelsnummer van de Nederlandse salarisadministratie, en niet de interne ID van Bob.
- De service user in Bob krijgt alleen rechten op de categorieën die Shuttel nodig heeft. Salaris, bankgegevens en privéadres blijven buiten beeld; ontbreekt er een veld in de koppeling, dan is dat meestal een rechtenkwestie in Bob.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Shuttel een koppeling met HiBob?
In zijn informatiepakket noemt Shuttel koppelingen met onder meer AFAS, Visma | Raet, Nmbrs, ADP en SAP SuccessFactors, voor vergoedingen. HiBob staat daar niet bij. KoppelHet zorgt dat de collega's uit Bob in Shuttel komen.
Waar komen de vergoedingen uit Shuttel terecht?
In de Nederlandse salarisadministratie. Ondersteunt Shuttel dat salarissysteem zelf, dan loopt het daarlangs. Anders kan KoppelHet het vergoedingenbestand later als uitbreiding doorzetten.
Kunnen collega's in andere landen ook een Shuttel-kaart krijgen?
De kaart is gemaakt voor het Nederlandse ov. Standaard gaan alleen collega's van de Nederlandse entity mee; uitzonderingen leggen we per site vast.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob wordt gelezen via ondertekende employee data webhooks (employee events, onder meer employee.temporaryLeave, en tabelregels voor work en lifecycle met effectiveDate) en de People API (people search) als dagelijkse controle. De service user heeft rechten per categorie; custom fields, zoals het Nederlandse personeelsnummer, worden expliciet opgevraagd.
- Shuttel publiceert geen openbare API-documentatie; de aansluiting aan de Shuttel-kant spreken we per klant af.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Shuttel | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer van de Nederlandse payroll | Personeelsnummer | Niet de interne Bob-ID, zodat vergoedingen in de payroll bij de juiste persoon landen |
root.firstName | Voornaam | |
Achternaam | Achternaam | |
Werkadres | E-mailadres | Voor de uitnodiging voor de app en Mijn Shuttel |
Entity en site | Werkgever | Alleen de Nederlandse entity gaat mee |
work.department en site | Gebruikersgroep | Via een vertaaltabel die HR beheert |
Manager | Leidinggevende | Voor de goedkeuringsstap in Shuttel |
work.startDate | Startdatum | |
Lifecycle: vertrek | Afmelden |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob