Reizen en rapportage
Mobiliteitskaart koppelen met HR: Shuttel en NS Business automatisch bijhouden
Een koppeling tussen HR en de mobiliteitsaanbieder meldt nieuwe medewerkers aan in de groep van hun regeling, zodat ze vóór de eerste werkdag een kaart kunnen aanvragen, en meldt ze af op de laatste werkdag. KoppelHet bouwt dat van AFAS, Nmbrs, Visma Raet YouForce, Workday, Personio of HiBob naar Shuttel en NS Business (NS Go).
Wat het is
Een mobiliteitskaart is pas bruikbaar als de medewerker in het portaal van de aanbieder staat, in de groep met de juiste vergoedingen. Zonder koppeling houdt HR dat met de hand of met een Excel-sjabloon bij.
Het misgaat vooral bij vertrek. Kaarten blijven actief na de laatste werkdag, en reizen komen nog op rekening van de werkgever.
Hoe de koppeling het regelt
- Een nieuwe medewerker gaat naar Shuttel of NS Go zodra hij in HR staat, ook als de datum in dienst nog in de toekomst ligt. Een NS-Business Card ligt binnen tien werkdagen op de deurmat, soms na goedkeuring.
- Elke Shuttel-gebruikersgroep heeft eigen mobiliteitsopties en vergoedingen. De groep volgt uit een vrij veld in HR of uit functie, afdeling en bedrijf, via een vertaaltabel die HR zelf beheert.
- Afmelden gebeurt op de laatste werkdag. Personio en Workday kennen naast de einddatum van het contract een aparte laatste werkdag, die bij vrijstelling van werk eerder valt.
- NS Go kan een vertrek vooruit tonen en zet de kaart op de einddatum stop. KoppelHet stuurt de einddatum direct na vastlegging in HR mee.
- NS Go importeert één keer per dag. KoppelHet verzamelt de wijzigingen van een dag en levert ze in één keer.
- Alleen naam, nummers, e-mail, werkgever, regeling en datums gaan mee. Het woonadres alleen als de regeling het nodig heeft.
Randgevallen die we meenemen
- Internationale HR-systemen zoals Workday, HiBob en Personio bevatten collega's in alle landen. Alleen medewerkers van de Nederlandse entiteit gaan mee; wie naar het buitenland verhuist, wordt afgemeld op de ingangsdatum.
- Meerdere dienstverbanden in YouForce: één Shuttel-account per persoon, en afmelden pas als het laatste dienstverband afloopt.
- Een verlengd tijdelijk contract is in AFAS een nieuwe contractregel. KoppelHet meldt pas af als er geen aansluitend contract is.
- Bij een bv-wissel in Nmbrs herkent KoppelHet dezelfde persoon en verplaatst hem in NS Go naar de nieuwe entiteit, zodat kaart en reishistorie blijven.
- Shuttel levert vergoedingen aan het salarissysteem. Bij Workday, HiBob of Personio gebruikt KoppelHet daarom het personeelsnummer van de Nederlandse salarisadministratie als sleutel.
Wat KoppelHet doet
KoppelHet regelt wie er in Shuttel of NS Go staat en in welke groep, met het HR-systeem als bron. Gaan de bedragen per looncode uit NS Go ook naar het salaris, dan kan dat als uitbreiding; KoppelHet spreekt dan af welk systeem welke vergoeding betaalt, zodat niemand twee keer reiskosten krijgt.
Veelvoorkomende koppelingen
AFAS Profit → Shuttel
AFAS Shuttel koppeling: in- en uitstroom uit AFAS Profit direct in Shuttel
Nmbrs → Shuttel
Nmbrs Shuttel koppeling: medewerkers automatisch in de juiste mobiliteitsgroep
Visma Raet YouForce → Shuttel
YouForce Shuttel koppeling: medewerkers uit Visma Raet YouForce op tijd in en uit Shuttel
Workday → Shuttel
Workday Shuttel koppeling: Nederlandse medewerkers uit Workday automatisch in Shuttel
Personio → Shuttel
Personio Shuttel koppeling: nieuwe collega's al tijdens de onboarding in Shuttel
HiBob → Shuttel
HiBob Shuttel koppeling: collega's van de Nederlandse entity uit Bob automatisch in Shuttel
AFAS Profit → NS Business
AFAS NS Business koppeling: medewerkers naar NS Go, reiskosten per looncode terug in AFAS
Nmbrs → NS Business
Nmbrs NS Business koppeling: medewerkers per bedrijf in NS Go, vertrek op de laatste werkdag
Workday → NS Business
Workday NS Business koppeling: Nederlandse medewerkers automatisch in NS Go, met juridische entiteit en einddatum
Klantcase
Decathlon
Retail
Decathlon Nederland gebruikt Nmbrs als HR-bron voor SailPoint, zodat identiteiten en toegang in het globale IAM-platform kloppen met de Nederlandse personeelsadministratie. Een tweede koppeling brengt medewerkers naar Shuttel voor zakelijke mobiliteit.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met een medewerker die met lang verlof gaat?
Die blijft in Shuttel. Of hij tijdens verlof in een groep zonder woon-werkvergoeding komt, spreken we per soort verlof af; bij terugkeer gaat hij terug naar zijn eigen groep.
Waarom niet het Excel-bestand van NS Go blijven uploaden?
Dan vult HR het sjabloon zelf en moet iemand bijhouden wie er vertrekt. Met de koppeling is het HR-systeem leidend en gaan wijzigingen elke dag mee.
Hoe lang duurt het om zo'n koppeling live te krijgen?
Reken als indicatie op twee tot vier weken.
Meer over Lease en mobiliteit
Lease en mobiliteit: het overzicht
Lease
Reizen en rapportage
- Mobiliteitskaart en ovAanmelden bij Shuttel of NS Business voor de eerste werkdag, afmelden op de laatste.
- Rapportage werkgebonden personenmobiliteitKilometerstanden, ov en brandstof uit één bron per KVK-nummer.