Accounts in applicaties
HiBob Simplicate koppeling: medewerkers en werkpatronen uit Bob in Simplicate
Met een koppeling tussen HiBob en Simplicate komt elke nieuwe collega op een Nederlandse vestiging in HiBob automatisch in Simplicate, met leidinggevende, team en een rooster dat het werkpatroon uit Bob volgt. Wijzigt het werkpatroon of vertrekt iemand, dan past KoppelHet het rooster in Simplicate aan op de ingangsdatum en krijgt de beheerder een seintje om de gebruiker te blokkeren.
Wat de koppeling doet
Organisaties die alle medewerkers in HiBob beheren en alleen met het Nederlandse team in Simplicate werken voor projecten en facturatie, houden Simplicate vaak met de hand bij. Wie van werkpatroon wisselt, staat er nog op het oude rooster, en wie naar een buitenlandse vestiging verhuist, blijft er gewoon actief.
- HR maakt de nieuwe collega aan in HiBob, op een Nederlandse vestiging, met werkpatroon en leidinggevende.
- HiBob meldt de nieuwe medewerker; KoppelHet haalt de gegevens op en zet persoon en medewerker klaar in Simplicate.
- Het werkpatroon wordt een Simplicate-rooster vanaf de startdatum.
- De beheerder van Simplicate nodigt de collega uit als gebruiker.
- Bij een nieuw werkpatroon, een verhuizing naar een buitenlandse vestiging of een vertrek sluit KoppelHet het rooster af en vraagt het de beheerder zo nodig de gebruiker te blokkeren.
Waar je op let bij HiBob en Simplicate
- HiBob legt per medewerker een werkpatroon vast met uren per dag, en het standaardpatroon van een vestiging is altijd een weekpatroon. Dat past op de even week van een Simplicate-rooster; KoppelHet neemt het patroon dat op dat moment echt geldt, ook als het persoonlijk is aangepast.
- Een contract van het soort Shifts of een flexibel werkpatroon heeft in HiBob geen vaste dagen. Zo iemand krijgt in Simplicate een rooster met de weekuren uit HiBob, verdeeld volgens een regel die jullie kiezen.
- HiBob bevat collega's in alle landen, Simplicate alleen het Nederlandse team. Verhuist iemand naar een buitenlandse vestiging, dan is dat voor Simplicate een vertrek; het rooster stopt en de beheerder krijgt een seintje, terwijl de collega in HiBob gewoon in dienst blijft.
- HiBob meldt een vertrek om middernacht na de ingangsdatum, in de tijdzone van de vestiging. Voor het rooster in Simplicate gebruikt KoppelHet daarom de geplande vertrekdatum uit de dagelijkse controle, zodat de laatste werkdag nog meetelt in de uren.
- Het soort dienstverband in HiBob kan Contractor zijn. Freelancers schrijven in Simplicate vaak uren, maar elke gebruiker kost een licentie; per soort dienstverband spreken we af wie erin komt.
- Wat de koppeling uit HiBob ziet, hangt af van de veldrechten van de servicegebruiker. Krijgt een nieuwe medewerker in Simplicate geen rooster, dan mist de servicegebruiker meestal het recht op het werkpatroon.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat er salarisinformatie uit HiBob naar Simplicate?
Nee. De servicegebruiker krijgt geen rechten op salaris. Het kostprijstarief stelt de controller in Simplicate in.
Wordt de nieuwe collega ook gebruiker in Simplicate?
De koppeling zet de medewerker klaar; de beheerder nodigt uit en kiest de gebruikersgroep. De openbare API van Simplicate kan geen gebruikers aanmaken.
Kan verlof uit HiBob ook mee?
Dat kan later als uitbreiding. We beginnen met medewerkers en roosters.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob wordt gelezen via webhooks (employee events v2, onder meer employee.created, employee.updated en employee.left, met alleen het employeeId) en daarna de people search (vertrokken medewerkers met showInactive) en de employment-tabel per medewerker, met onder meer actualWorkingPattern, personalWorkingPatternType, weeklyHours, contract, type en effectiveDate.
- Naar Simplicate schrijven we via REST API v2 (headers Authentication-Key en Authentication-Secret). Eerst /api/v2/crm/person, dan /api/v2/hrm/employee met person_id, supervisor, status en custom_fields, en /api/v2/hrm/timetable met even_week, start_date en end_date.
- In Simplicate API v2 zijn teams alleen te lezen en is er geen endpoint voor gebruikers. Simplicate belooft minimaal 60 verzoeken per minuut; daarboven HTTP 429.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Simplicate | Toelichting |
|---|---|---|
root.id | Eigen veld bij de medewerker (custom_fields) | Vaste sleutel tussen beide systemen |
root.firstName | first_name (persoon) | |
root.surname | family_name_prefix, family_name (persoon) | Voorvoegsel apart gezet |
root.email | email (persoon) en werkadres | |
Reports to | supervisor (medewerker) | |
work.department | teams (persoon) | Via een vertaaltabel naar bestaande Simplicate-teams |
actualWorkingPattern | even_week day_1 … day_7 (rooster) | |
effectiveDate (employment) | start_date (rooster) | |
work.siteId | Wel of niet naar Simplicate | Alleen Nederlandse vestigingen |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob