HR naar ITSM
HiBob koppelen met SysAid: eindgebruikers uit Bob en service records voor in- en uitdienst
Met een koppeling tussen HiBob en SysAid wordt elke medewerker uit Bob een eindgebruiker in SysAid, met bedrijf, afdeling, locatie en manager, en maakt KoppelHet bij een aanname of vertrek in HiBob een service record aan vanuit het juiste sjabloon. Trekt HR in Bob de toegang direct in, dan staat de eindgebruiker in SysAid meteen op uitgeschakeld.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HiBob voor HR gebruiken en SysAid als servicedesk, houden eindgebruikers in SysAid vaak bij met een directory-sync of met de hand. IT ziet een nieuwe collega dan pas als het account al bestaat, en een vertrek komt binnen als losse e-mail van HR.
- HiBob meldt een nieuwe of gewijzigde medewerker; KoppelHet haalt de werkgegevens op uit Bob.
- Binnen de onboardingtermijn maakt KoppelHet de eindgebruiker in SysAid aan, met het Bob-werkadres als gebruikersnaam.
- Direct daarna volgt een service record vanuit het onboardingsjabloon, met de startdatum als vervaldatum.
- Een wijziging in afdeling, site of leidinggevende werkt de eindgebruiker bij.
- Een beëindiging levert een offboardingrecord op; na de laatste werkdag, of direct bij intrekken van toegang, wordt de eindgebruiker uitgeschakeld.
Waar je op let bij HiBob en SysAid
- SysAid kent bij een eindgebruiker geen personeelsnummer. KoppelHet gebruikt het werkadres uit Bob als gebruikersnaam en bewaart zelf welk Bob-ID bij welke SysAid-gebruiker hoort, zodat een naamswijziging in Bob geen tweede eindgebruiker oplevert.
- HiBob meldt een nieuwe medewerker zodra HR die aanmaakt, vaak lang voor de start. Omdat elke eindgebruiker telt voor het SysAid-quotum, maakt KoppelHet de gebruiker pas aan binnen de onboardingtermijn, vlak voor het service record dat die gebruiker als aanvrager nodig heeft.
- SysAid heeft in de API geen endpoint om afdelingen aan te maken. De afdelingen uit Bob gaan via een vertaaltabel naar bestaande afdelingen in SysAid; staat een nieuwe Bob-afdeling er niet in, dan meldt KoppelHet dat aan IT in plaats van de eindgebruiker zonder afdeling op te slaan.
- De manager wordt in SysAid met een ID vastgelegd, dus de leidinggevende moet zelf al eindgebruiker zijn. KoppelHet zoekt de manager uit Bob op werkadres op en maakt hem zo nodig eerst aan.
- Bij direct intrekken van toegang stuurt HiBob een aparte melding zodra de beëindiging is goedgekeurd. KoppelHet schakelt de eindgebruiker in SysAid dan meteen uit en maakt het offboardingrecord met de huidige datum als vervaldatum.
- SysAid zet een eindgebruiker zonder tijdzone op de tijdzone van het account. KoppelHet geeft per Bob-site een vaste tijdzone mee, zodat de vervaldatum van het onboardingrecord voor een collega op een buitenlandse site op de goede dag valt.
- SysAid heeft zelf een HiBob-verbinding voor de AI Agent Builder, met een service user die alleen mag kijken, ook naar adresgegevens. De service user van KoppelHet krijgt in Bob alleen werk- en lifecyclevelden, geen privéadres.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom niet alleen de HiBob-verbinding van SysAid?
Die is gemaakt om AI-agents gegevens te laten opzoeken. Volgens de documentatie maakt hij geen eindgebruikers aan en schakelt hij niemand uit.
Wordt een vertrokken eindgebruiker verwijderd?
Nee. Verwijderen is in SysAid definitief, dus de eindgebruiker wordt uitgeschakeld en de historie van zijn records blijft staan.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob via ondertekende webhooks (employee events v2: employee.created, employee.updated, employee.left, employee.access.revoked.immediately) en POST /v1/people/search met fields en showInactive, met een service user in een eigen permission group.
- SysAid via https://{account}.sysaidit.com/connect/v1 met een access token uit een applicatiesleutel. POST /end-users met userName en firstName (verplicht), lastName, userEmail, departmentId, locationId, managerId, companyId, language en timezone; PATCH /end-users/{id} met version en isDisabled. Service records via POST /service-records met type request, requestUser, dueDate en templateId. Limiet 1.000 aanroepen per vijf minuten.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in SysAid | Toelichting |
|---|---|---|
root.email | userName en userEmail | SysAid heeft geen veld voor een personeelsnummer |
root.firstName | firstName (verplicht, maximaal 64 tekens) | |
root.surname | lastName | |
work.department | departmentId | Via een vertaaltabel naar bestaande afdelingen |
work.site | locationId en timezone | |
work.reportsTo | managerId | |
work.startDate | dueDate van het onboardingrecord | |
Beëindiging of direct intrekken | isDisabled |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob