HR naar ERP
HiBob Unit4 koppeling: medewerkers uit Bob als medewerker in Unit4 ERP, per employer in het juiste bedrijf
Met een koppeling tussen HiBob en Unit4 ERP wordt elke medewerker uit Bob automatisch een medewerker in het Unit4-bedrijf dat bij zijn employer hoort, met afdeling als relatie vanaf de ingangsdatum uit de werkhistorie in Bob. Bij vertrek in Bob beëindigt KoppelHet de medewerker in Unit4, zonder hem te verwijderen, zodat uren en projecten bij dezelfde persoon blijven.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in HiBob beheren en financiën en projecten in Unit4 ERP draaien, zetten nieuwe medewerkers met de hand in Unit4, vaak pas als iemand de eerste uren wil schrijven. Vertrekkers blijven actief in Unit4 tot finance ze opmerkt, en een overplaatsing die in Bob vooruit is vastgelegd, komt niet op de juiste datum in Unit4.
- HR maakt in Bob een medewerker aan of legt een overplaatsing of vertrek vast.
- Bob meldt de wijziging. KoppelHet haalt de medewerker en zijn werkhistorie zelf op, met alleen de velden die Unit4 nodig heeft.
- Unit4 controleert een nieuwe medewerker eerst zonder op te slaan en maakt hem daarna aan in het bedrijf van zijn employer.
- De afdeling gaat als relatie met de ingangsdatum uit Bob naar Unit4, ook als die in de toekomst ligt.
- Bij vertrek krijgt de medewerker in Unit4 de status beëindigd.
Waar je op let bij HiBob en Unit4 ERP
- In Bob hoort elke medewerker bij precies één employer, en Unit4 neemt nieuwe medewerkers in één aanroep alleen aan als ze bij hetzelfde bedrijf horen. KoppelHet legt per employer het Unit4-bedrijf vast en verwerkt medewerkers per bedrijf. Employers zonder Unit4-administratie blijven buiten de koppeling.
- Een melding uit Bob bevat alleen de medewerker en welke velden zijn gewijzigd, niet de nieuwe waarden. KoppelHet haalt de werkhistorie daarna op, en stuurt alleen een wijziging naar Unit4 als de afdeling of de datums echt anders zijn, zodat een gewijzigd telefoonnummer geen aanroep naar Unit4 kost.
- Een regel in de werkhistorie van Bob kan een ingangsdatum in de toekomst hebben. Unit4 bewaart relaties met een datum vanaf en tot. KoppelHet zet de overplaatsing direct met die datum in Unit4 en sluit de vorige afdeling af op de dag ervoor.
- Mist de service user in Bob het recht op een veld, dan laat Bob dat veld zonder foutmelding weg. Een lege afdeling zou in Unit4 dan als wijziging aankomen. KoppelHet controleert per run of de verwachte velden er zijn en stopt met een melding in plaats van een relatie in Unit4 leeg te maken.
- Bob geeft bij een zoekvraag standaard alleen actieve medewerkers terug, en Unit4 verwijdert een medewerker bij beëindigen niet maar zet de status op beëindigd. De dagelijkse vergelijking vraagt vertrekkers in Bob daarom apart op, zodat iemand die zonder melding uit de lijst valt, in Unit4 toch wordt beëindigd.
- Het personeelsnummer uit Bob is de sleutel in Unit4, met de automatische nummering van Unit4 uit; Unit4 weigert een tweede medewerker met hetzelfde nummer. Komt een oud-medewerker terug in Bob, dan krijgt hij in Unit4 een nieuw dienstverband bij zijn bestaande medewerker.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Gaat de kostenplaats ook mee?
Als die in Bob wordt bijgehouden, kan hij als tweede relatie mee. Veel organisaties leiden de kostenplaats in Unit4 af van de afdeling; dat spreken we bij de start af.
Gaat salaris uit Bob naar Unit4?
Nee. De koppeling leest geen salaristabel uit Bob. Kostprijzen per uur beheert finance in Unit4.
Wat als een afdeling uit Bob niet in Unit4 bestaat?
Dan meldt Unit4 dat bij de controle vooraf, en zet KoppelHet niets half neer. Na een regel in de vertaaltabel gaat de medewerker alsnog door.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob via de REST API met een service user. Webhooks v2 (employeeId en de namen van gewijzigde velden), people search met showInactive voor vertrekkers, en de werkhistorie via de Employee Tables API met effectiveDate. Velden zonder rechten worden zonder fout weggelaten.
- Unit4 ERPx via de Employees API met client ID en client secret. POST /v1/employees/validate en POST /v1/employees/batch (één companyId per aanroep), PATCH /v1/employees/batch met AddOrReplaceById op relatedValues (dateFrom, dateTo, relationId), DELETE /v1/employees/{personId} zet de status op Terminate. Is de voornaam onderdeel van de naamdefinitie (HS_NAME), dan past Unit4 de volledige naam zelf aan.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Unit4 ERP | Toelichting |
|---|---|---|
Personeelsnummer (Bob) | personId | Vaste sleutel; automatische nummering in Unit4 uit |
Employer | companyId | Vaste tabel per employer |
firstName en surname | nameInformation | Unit4 kan de naam zelf samenstellen uit voor- en achternaam |
Werk-e-mail | contactPoints (e-mail) | |
Startdatum en einddatum | employments (startDate, endDate) | |
work.department (werkhistorie met effectiveDate) | relatedValues (afdeling, dateFrom, dateTo) | Via een vertaaltabel naar de Unit4-waarde |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob