vPVerlof, verzuim en uren
HiBob vPlan koppeling: werkpatroon uit Bob als werkdagen, verlof als afwijking in de planning
Met een koppeling tussen HiBob en vPlan komen medewerkers uit Bob als resource in vPlan, met de uren per weekdag uit hun werkpatroon, en staat verlof dat in Bob is goedgekeurd binnen minuten als afwijking in hun rooster. Wordt verlof in Bob afgewezen, ingetrokken of verwijderd, dan haalt KoppelHet het weer uit vPlan.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HiBob voor HR gebruiken en projecten of buitendienst in vPlan plannen, zetten werkdagen en verlof met de hand over. Een parttimer staat in vPlan op vijf dagen van acht uur, en een vakantie die in Bob is verschoven blijft op de oude datum staan.
- Bob meldt een nieuwe medewerker; KoppelHet haalt de dienstverbandhistorie met het werkpatroon op.
- KoppelHet maakt een resource in vPlan met de uren per weekdag uit het geldende patroon en de startdatum uit Bob.
- Na goedkeuring van verlof in Bob zet KoppelHet een afwijking van het type leave op de resource, met de uren per dag.
- Wordt het verlof afgewezen, ingetrokken of verwijderd, dan haalt KoppelHet de afwijking weg.
- Bij vertrek krijgt de resource de einddatum uit Bob.
Waar je op let bij HiBob en vPlan
- Bob kent een werkpatroon van de site, een standaardpatroon uit de bibliotheek en een persoonlijk patroon, en geeft het patroon dat werkelijk geldt apart terug. vPlan plant met uren per weekdag. KoppelHet neemt alleen het geldende patroon over, zodat een medewerker met een eigen rooster niet het siterooster in vPlan krijgt.
- Een verlofaanvraag in Bob kan een hele dag zijn, of in de ochtend of middag beginnen of eindigen. Een verlofafwijking in vPlan rekent in minuten per dag. KoppelHet zet op een halve eerste of laatste dag de helft van de uren die het werkpatroon voor die dag geeft, zodat de planner 's middags nog werk kan inplannen.
- Bob meldt verlof bij aanvraag, goedkeuring, afwijzing, intrekking en verwijdering, en geeft bij elke melding een adres om de aanvraag op te halen. KoppelHet zet alleen goedgekeurd verlof in vPlan en haalt het bij elke latere melding opnieuw op, zodat een aanvraag die in afwachting is de planning niet blokkeert.
- Open verlof zonder einddatum, zoals langdurige afwezigheid, kent Bob als apart type, met een aparte melding zodra de einddatum wordt gezet. KoppelHet zet zo'n afwijking eerst tot een afgesproken datum en verlengt die tot de einddatum uit Bob binnenkomt, zodat de medewerker al die tijd niet planbaar is.
- De weekuren in Bob volgen uit het werkpatroon, en een nieuw patroon krijgt een ingangsdatum in de dienstverbandhistorie. vPlan legt de uren per weekdag vast op de resource zelf. KoppelHet past de werkdagen pas op die ingangsdatum aan, zodat de planning van deze week niet verandert door een patroon dat volgende maand ingaat.
- Bob meldt een vertrek op de ingangsdatum, om middernacht in de tijdzone van de site, ook bij garden leave. Wie op garden leave gaat, kan in vPlan al eerder niet meer gepland worden. KoppelHet zet de einddatum van de resource per vertrekreden op de laatste werkdag of op het einde van het contract.
- Een externe referentie in vPlan blokkeert handmatige wijzigingen in de frontend en moet uniek zijn, ook naast gearchiveerde resources. KoppelHet gebruikt het Bob-id als referentie, zodat de planner werkdagen niet per ongeluk overschrijft en een teruggekeerde collega geen tweede resource krijgt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Ziet de planner welk soort verlof het is?
Nee. vPlan krijgt alleen dat de medewerker afwezig is en hoeveel uur. Het verlofbeleid en de reden blijven in Bob.
Gaan verlofsaldi ook naar vPlan?
Nee, vPlan heeft geen saldi. Medewerkers zien hun saldo in Bob.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob via de REST API met een service user. Employee-webhooks (employee.created, employee.updated, employee.left op de ingangsdatum om middernacht in de tijdzone van de site, employee.temporaryLeave), GET /people/{id}/employment (actualWorkingPattern, workingPattern, personalWorkingPatternType, weeklyHours, effectiveDate). Time off-webhooks (requested, approved, declined, cancelled, deleted, updated, timeoff.request.setEndDate) met een GET-URL per aanvraag; GET /timeoff/employees/{id}/requests/{requestId} (type, startPortion, endPortion, status).
- vPlan via de vPlan API (https://api.vplan.com/v1). POST /resource (type employee, name, start_date, end_date, workdays met sleutels 1 tot 7, integration_schedule true, external_ref uniek; dubbel geeft 422). Verlof via POST /resource/{resource_id}/schedule_deviation/ (type leave, start_date, end_date, time_per_day in minuten, skip_non_workday, external_ref).
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in vPlan | Toelichting |
|---|---|---|
Bob employee id | external_ref van de resource | |
displayName | name | |
actualWorkingPattern (employment) | workdays (1 tot 7) | |
Startdatum | start_date | |
Vertrekdatum (employee.left) | end_date | |
Time off request (approved) | schedule_deviation type leave | |
startPortion en endPortion (morning, afternoon) | time_per_day op de eerste en laatste dag | |
requestId | external_ref van de afwijking |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob