X4HR naar ITSM
HiBob koppelen met Xurrent: personen per site en requests bij in- en uitdienst
Met een koppeling tussen HiBob en Xurrent staat elke medewerker uit Bob als persoon in Xurrent, met organisatie, site, tijdzone en manager, en maakt KoppelHet bij een nieuwe medewerker of een vertrek in HiBob een request aan voor het juiste team. De HiBob-id is de vaste sleutel, zodat een nieuw e-mailadres geen tweede persoon in Xurrent oplevert.
Wat de koppeling doet
Organisaties met medewerkers in Bob en een servicedesk in Xurrent laten nieuwe collega's vaak pas als persoon in Xurrent ontstaan zodra ze voor het eerst inloggen. Onboardingverzoeken worden dan door de leidinggevende met de hand ingediend, en wie op vrijstelling van werk gaat, houdt toegang tot de formele einddatum.
- HiBob meldt een nieuwe of gewijzigde medewerker; KoppelHet haalt afdeling, site, functie en leidinggevende op.
- Nieuwe afdelingen en sites maakt KoppelHet eerst aan in Xurrent, daarna de persoon met de HiBob-id als bronsleutel.
- Binnen de onboardingtermijn maakt KoppelHet een request aan voor de nieuwe medewerker, ingediend door de leidinggevende.
- Een vertrek of vrijstelling van werk levert een offboardingrequest op met de laatste werkdag als gewenste datum.
- Als het offboardingrequest klaar is, schakelt KoppelHet de persoon in Xurrent uit.
Waar je op let bij HiBob en Xurrent (4me)
- Xurrent herkent een persoon aan het primaire e-mailadres, dat ook de inlognaam is. Een nieuwe achternaam in Bob verandert dat adres. KoppelHet legt daarom de HiBob-id vast als bronsleutel en werkt de persoon daarop bij, zodat de oude requests bij dezelfde persoon blijven.
- Alleen een API-gebruiker met de rol Account Administrator mag bron en bronsleutel in Xurrent zetten of wijzigen. De koppelgebruiker krijgt die rol, en verder alleen de rol die requests mag aanmaken.
- Een site in Bob wordt een site in Xurrent, en elke persoon krijgt de tijdzone en taal van die site. Een collega op een site in een andere tijdzone ziet de gewenste datum van zijn onboardingrequest dan op zijn eigen eerste werkdag.
- Vrijstelling van werk telt in HiBob als vertrek zodra die ingaat. KoppelHet maakt het offboardingrequest daarom op de eerste dag van de vrijstelling, en niet op de einddatum van het contract, die maanden later kan liggen.
- Een uitgeschakelde persoon mag in Xurrent niet meer aan records worden gekoppeld. KoppelHet schakelt een vertrekker pas uit als het offboardingrequest is afgerond, zodat het team laptop en pas nog op diens naam kan innemen.
- Een request in Xurrent vraagt altijd een team. KoppelHet kiest het team bij de site in Bob, zodat een nieuwe collega op een buitenlandse site direct bij het IT-team van dat land terechtkomt.
- Bij een wijziging meldt HiBob alleen welke velden zijn veranderd, niet de nieuwe waarden. KoppelHet werkt de persoon in Xurrent alleen bij als afdeling, site, functie of leidinggevende tussen die velden zit, zodat een nieuw privéadres in Bob niets in Xurrent doet.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft Xurrent een HiBob-koppeling?
We vonden er geen. Xurrent kan personen via SCIM uit een identity provider krijgen, maar dat levert geen requests bij in- en uitdienst op. KoppelHet bouwt op de API's van beide kanten.
Wie dient het onboardingrequest in?
De leidinggevende uit Bob staat als indiener, de nieuwe medewerker als degene voor wie het request is. Vragen van de servicedesk komen zo bij de leidinggevende.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob via webhooks (employee events v2: employee.created, employee.updated met de ID's van gewijzigde velden, employee.left ook bij garden leave, employee.access.revoked.immediately) en POST /v1/people/search met fields en filter op root.id.
- Xurrent via de REST API: /people (primary_email verplicht en uniek, job_title, organization, site, manager, locale, time_zone, disabled, source tot 30 tekens, sourceID tot 128), /organizations en /sites. Requests via POST /requests met de verplichte velden category, subject, requested_by, requested_for en team, plus template en desired_completion_at.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Xurrent (4me) | Toelichting |
|---|---|---|
root.id | sourceID (source hibob) | Alleen een Account Administrator mag deze zetten |
root.email | primary_email | Ook de inlognaam in Xurrent |
root.firstName en root.surname | name | |
work.title | job_title | |
work.department | organization | |
work.site | site, time_zone en locale | |
work.reportsTo | manager | |
work.startDate | desired_completion_at van het onboardingrequest |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob