HR naar ITSM
HiBob Zendesk koppeling: joiners en leavers uit Bob als gebruiker en taak in de interne servicedesk
Met een koppeling tussen HiBob en Zendesk komt elke nieuwe collega uit Bob met zijn werkadres als eindgebruiker in jullie interne Zendesk, met afdeling, site en leidinggevende, en krijgt IT weken voor de start een onboardingtaak. Bij een vertrek in Bob volgt een offboardingtaak en wordt de gebruiker na de afgesproken datum opgeschort, ook bij garden leave.
Wat de koppeling doet
Organisaties met HiBob voor HR en Zendesk als interne servicedesk voor IT en People zien nieuwe collega's in Zendesk vaak met hun privéadres verschijnen, omdat ze voor hun start al een vraag stuurden. Na een herindeling in Bob kloppen de afdelingen in Zendesk niet meer, en triggers op afdeling sturen tickets naar de verkeerde groep.
- HR maakt de nieuwe medewerker in Bob aan, met startdatum, afdeling, site en manager.
- HiBob stuurt een ondertekende melding; KoppelHet haalt de medewerker op, ook als die nog niet is begonnen.
- Zodra het werkadres bekend is, komt de collega als eindgebruiker in Zendesk, en krijgt IT een onboardingtaak met de startdatum als vervaldatum.
- Een nieuwe afdeling, site of manager in Bob werkt de gebruiker bij.
- Bij een vertrek komt een offboardingtaak; op de afgesproken datum wordt de gebruiker opgeschort.
Waar je op let bij HiBob en Zendesk
- Bob vraagt bij een nieuwe medewerker vaak ook een privéadres, en Zendesk herkent gebruikers op e-mailadres. KoppelHet maakt de gebruiker alleen aan met het werkadres, zodat de collega na zijn start niet als een andere gebruiker binnenkomt dan voor zijn start.
- Een keuzeoptie in Zendesk heeft een zichtbare naam en een vaste waarde. KoppelHet gebruikt het Bob-id van de afdeling als waarde, zodat een hernoemde afdeling in Bob alleen een nieuwe naam krijgt en triggers op die afdeling blijven werken.
- HiBob laat medewerkers die nog niet zijn begonnen standaard niet zien in zoekresultaten. KoppelHet vraagt ze bewust op, zodat de onboardingtaak in Zendesk weken voor de start klaarstaat.
- Bob registreert garden leave als vertrek. Per vertrekreden leggen we vast of de gebruiker in Zendesk op de laatste kantoordag wordt opgeschort of pas aan het einde van het contract.
- Bob stuurt bij een herindeling per gewijzigd veld een melding, soms meerdere per collega binnen een minuut. Zendesk staat maar enkele wijzigingen per minuut per gebruiker toe, dus KoppelHet voegt de meldingen voor dezelfde collega samen tot één wijziging.
- Een agent die in Bob vertrekt, wordt in Zendesk opgeschort en niet verwijderd. Zijn licentie komt vrij, en de tickets die hij behandelde blijven zichtbaar.
- KoppelHet verwerkt alleen meldingen met een geldige handtekening van HiBob. Een nagemaakte melding kan zo geen collega opschorten of een taak laten aanmaken.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Wat als een collega voor zijn start al mailde vanaf een privéadres?
Dan bestaat er in Zendesk al een gebruiker met dat adres. KoppelHet maakt de nieuwe gebruiker met het werkadres en zet de dubbele op een lijst, zodat een agent ze kan samenvoegen.
Gaan er salaris- of persoonlijke gegevens uit Bob naar Zendesk?
Nee. De service user in Bob mag alleen naam, werkadres, afdeling, site, manager en datums zien. Salaris en privégegevens komen niet in de koppeling.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HiBob wordt gelezen via ondertekende webhooks (onder meer employee.created, employee.updated, employee.joined en employee.left) en de People API (people search met showInactive), met een service user die alleen de benodigde velden mag zien.
- Naar Zendesk schrijven we via de Users API (create_or_update op external_id, skip_verify_email, suspended) en de User Fields API (custom_field_options met name en value; bij elke update de volledige lijst). Taken via de Tickets API met type task, due_at, requester_id en group_id.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HiBob | Veld in Zendesk | Toelichting |
|---|---|---|
root.id | external_id | |
root.displayName | name | |
Werkadres | email | Nooit het privéadres |
work.department | user_fields: afdeling (dropdown, waarde = Bob-id) | |
work.site | organization of user_fields: site | |
work.reportsTo | user_fields: leidinggevende (lookup naar gebruiker) | |
work.startDate | Onboardingtaak (type task) met due_at | |
Vertrek met laatste werkdag en reden | Offboardingtaak en suspended = true |
Gerelateerd
Ashby → HiBob
Ashby HiBob koppeling: een aanname uit Ashby direct als medewerker in Bob
Bullhorn → HiBob
Bullhorn HiBob koppeling: een goedgekeurde plaatsing als nieuwe medewerker in Bob
Carerix → HiBob
Carerix HiBob koppeling: geslaagde match wordt nieuwe medewerker in Bob
Greenhouse → HiBob
Greenhouse HiBob koppeling: van aanname in Greenhouse naar nieuwe medewerker in Bob