ASVerzuimmelding (SIVI)
HoorayHR arbodienst koppeling via SIVI: verzuimdossiers en hun fasen uit HoorayHR naar de arbodienst
Met een koppeling tussen HoorayHR en de Arbodienst gaat elk verzuimdossier uit HoorayHR automatisch als SIVI-verzuimmelding naar de arbodienst, met elke nieuwe ziekfase als wijziging en de fase hersteld als herstelmelding. Werknemer- en dienstverbandgegevens gaan vooraf mee, zodat de arbodienst de medewerker al kent bij de eerste ziekmelding.
Wat de koppeling doet
Organisaties die verzuim in HoorayHR registreren, melden een zieke medewerker daarna nog eens in het portaal van de arbodienst. HoorayHR noemt op zijn integratiepagina geen arbodienst, dus een gedeeltelijk herstel of de hersteldatum gaat met de hand over.
- Elke nacht zet KoppelHet werknemers en dienstverbanden per entiteit klaar bij de arbodienst, met een werknemer-ID in plaats van het BSN.
- Een paar keer per dag leest KoppelHet alle verzuimdossiers en vergelijkt ze met wat al gemeld is.
- Een nieuw dossier wordt een ziekmelding; elke nieuwe ziekfase een wijziging van het percentage.
- De fase hersteld wordt een herstelmelding met de hersteldatum.
- Retour- en verwerkingsmeldingen van de arbodienst staan in het KoppelHet platform.
Waar je op let bij HoorayHR en Arbodienst (SIVI)
- Een verzuimdossier in HoorayHR bestaat uit fasen: ziek gemeld, herstel gemeld en hersteld. Een herstel dat de medewerker zelf meldt, moet nog door een collega worden bevestigd. KoppelHet stuurt de herstelmelding pas bij de fase hersteld, zodat de arbodienst geen herstel krijgt dat HR nog niet heeft gezien.
- De verzuimendpoints van HoorayHR hebben geen filter op datum of wijziging. KoppelHet leest daarom bij elke ronde alle dossiers en gebruikt de wijzigingsdatum van het dossier, die ook verandert als een fase wijzigt, om alleen nieuwe of aangepaste gevallen naar de arbodienst te sturen.
- Bij een fase in HoorayHR hoort een notitieveld, waarin medewerkers soms zelf vertellen wat ze mankeren. SIVI heeft wel een veld voor vrije tekst. KoppelHet laat dat leeg en stuurt alleen datums, percentages en codes, zodat geen medische informatie via de koppeling bij de arbodienst komt.
- SIVI vraagt bij het dienstverband het aantal contracturen per week. HoorayHR legt het werkrooster vast als minuten per dag, apart voor even en oneven weken. KoppelHet telt beide weken op en deelt door twee, zodat iemand die om de week een dag extra werkt met het juiste gemiddelde bij de arbodienst staat.
- Een entiteit in HoorayHR heeft alleen een naam, terwijl de arbodienst een werkgeverskenmerk en aansluitnummer verwacht. KoppelHet legt per entiteit vast welk aansluitnummer erbij hoort, zodat medewerkers van twee werkgevers in één HoorayHR-omgeving bij de juiste aansluiting landen.
- Een fase kan in HoorayHR halverwege de dag beginnen, met een eindtijd voor de eerste dag. Voor de arbodienst telt de datum: KoppelHet stuurt de startdatum van de eerste ziekfase als eerste verzuimdag, ook als de medewerker die ochtend nog heeft gewerkt.
- De API-sleutel van HoorayHR heeft een vervaldatum die de beheerder bij het aanmaken kiest. Verloopt de sleutel, dan stopt ook de verzuimstroom. KoppelHet waarschuwt de beheerder ruim voor die datum, zodat ziekmeldingen niet blijven liggen.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Heeft HoorayHR geen eigen arbodienstkoppeling?
Op de integratiepagina van HoorayHR staat geen arbodienst. Verzuimregistratie is daar een eigen functie; de melding naar de arbodienst loopt via deze koppeling.
Gaat het BSN naar de arbodienst?
Nee. SIVI werkt met een werknemer-ID; wij gebruiken het personeelsnummer uit HoorayHR, mits dat nooit opnieuw wordt uitgegeven.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HoorayHR REST API op api.hoorayhr.io (OpenAPI) met een API-sleutel van een beheerder als Bearer-token, met gekozen scopes en een vervaldatum - GET /sick-leave-dossiers (userId, updatedAt, phases) en /sick-leave-phases (status REPORTED_SICK, REPORTED_RECOVERY of RECOVERED, percentage, startDate, startDateEndTime, expectedReturn, calculatedEndDate, notes), zonder filters; /users (employeeNumber, entityId, birthdate, gender, adres, companyStartDate, companyEndDate) en /entities (id, name).
- SIVI-verzuimstandaard werkgevers en arbodiensten (XML met XSD per bericht) - Dienstverbanden (DV-), Werknemersgegevens (WN-) en Verzuimmeldingen (VZ-), met retour- en verwerkingsmelding terug. Regels onder meer één open verzuimgeval per dienstverband, en bij percentage nul een hersteldatum en reden einde verzuim. Versie en transport per arbodienst af te spreken.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HoorayHR | Veld in Arbodienst (SIVI) | Toelichting |
|---|---|---|
entityId | Werkgeverskenmerk en aansluitnummer | Tabel per entiteit |
employeeNumber | Identificatie werknemer | |
birthdate, gender, addressStreet, addressNumber, zipcode, city | Werknemergegevens en Straatadres Nederland | |
companyStartDate, companyEndDate | Dienstverband ingangsdatum en einddatum | |
Werkrooster (minuten per dag, even en oneven weken) | Aantal contracturen per week | |
sick-leave-dossier id | Verzuimgeval identificatie | |
startDate van de eerste fase REPORTED_SICK | Datum eerste verzuimdag | |
percentage per fase | Percentage verzuim | |
expectedReturn | Datum verwacht herstel | |
Fase RECOVERED | Datum hersteld en Einde verzuim J/N |
Gerelateerd
HoorayHR → Active Directory
HoorayHR Active Directory koppeling: domeinaccount uit het personeelsdossier
HoorayHR → Microsoft Entra ID
HoorayHR Entra ID koppeling: Microsoft 365-account op de startdatum uit HoorayHR
HoorayHR → Google Workspace
HoorayHR Google Workspace koppeling: Google-account vanaf de indienstdatum
HoorayHR → Okta
HoorayHR Okta koppeling: HoorayHR als HR-bron voor Okta-gebruikers en groepen