Identity en access management
HoorayHR Entra ID koppeling: Microsoft 365-account op de startdatum uit HoorayHR
Met een koppeling tussen HoorayHR en Microsoft Entra ID krijgt een nieuwe medewerker uit HoorayHR automatisch een Microsoft 365-account met functie, team, entiteit en leidinggevende. Na de einddatum van het dienstverband in HoorayHR blokkeert KoppelHet de aanmelding in Entra ID, zodat mail, Teams en de apps achter Microsoft dicht gaan.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HR in HoorayHR doen en Microsoft 365 voor mail en Teams gebruiken, maken accounts aan als HR erom vraagt. HoorayHR stuurt zelf alleen meldingen naar Teams en maakt geen accounts, dus een nieuwe collega wacht op IT en een vertrekker blijft soms weken actief.
- Een HoorayHR-beheerder maakt een API-sleutel met alleen leesrechten voor medewerkers, teams, contracten en entiteiten.
- KoppelHet haalt de medewerkerslijst op en vergelijkt die met de vorige stand.
- Voor een nieuwe medewerker maakt KoppelHet het account aan volgens de naamgevingsregel, met functie, team en entiteit.
- Het soort contract en het team bepalen groepen en licentie in Entra ID.
- Na de einddatum blokkeert KoppelHet de aanmelding; de licentie vervalt na de afgesproken termijn.
Waar je op let bij HoorayHR en Microsoft Entra ID
- HoorayHR heeft geen koppeling met Entra ID of single sign-on; de enige Microsoft-integratie zijn meldingen in Teams. Het account in Entra ID ontstaat dus niet vanzelf, en KoppelHet maakt het aan op basis van de medewerker in HoorayHR.
- De HoorayHR-API kan medewerkers alleen op ID filteren, niet op wijzigingsdatum. KoppelHet haalt daarom elke ronde de volledige lijst op en vergelijkt die zelf met Entra ID, zodat ook een einddatum die HR met terugwerkende kracht invult wordt opgepakt.
- HoorayHR kent geen vast veld voor afdeling, wel teams met teamleiders, en een medewerker kan in meer teams zitten. We spreken af welk team de afdeling in Entra ID bepaalt; de teamleider van dat team wordt de manager. Is iemand zelf leider van dat team, dan kiezen we een vaste andere bron voor de manager, zodat niemand zijn eigen manager wordt.
- Een HoorayHR-omgeving in de proefperiode kan demodata bevatten, en die medewerkers staan gewoon in de API. KoppelHet slaat ze over, zodat er geen Microsoft-accounts voor verzonnen collega's ontstaan.
- Bij een inactief HoorayHR-abonnement of een achterstallige betaling geeft elke aanvraag een weigering. KoppelHet behandelt dat als een storing en niet als een lege lijst, zodat niemand daardoor in Entra ID wordt geblokkeerd.
- Contracten in HoorayHR zijn bepaalde tijd, vast of stage. KoppelHet zet dat als soort medewerker in Entra ID, zodat een stagiair via een dynamische groep andere apps en een lichtere licentie krijgt dan een vaste kracht.
- De HoorayHR-API kan een bestaande medewerker niet bijwerken, dus het nieuwe Microsoft-adres gaat niet automatisch terug. De API-sleutel heeft bovendien een vaste vervaldatum; KoppelHet waarschuwt ruim vooraf, zodat de koppeling niet op die dag stilvalt.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen medewerkers daarna met Microsoft inloggen op HoorayHR?
HoorayHR noemt geen single sign-on met Microsoft. Deze koppeling regelt het Microsoft-account; inloggen op HoorayHR blijft zoals het is.
Welke naam krijgt het account?
De weergavenaam volgt de keuze van de medewerker in HoorayHR, bijvoorbeeld met de naam van de partner. Het e-mailadres bouwen we uit de eigen naam, zodat het niet verandert als die keuze later wijzigt.
Werkt dit ook met Active Directory in ons netwerk?
Ja, dat is een aparte koppeling via een klein programma in jullie domein. We beginnen met één doel; het andere kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HoorayHR wordt gelezen via api.hoorayhr.io met een persoonlijke API-sleutel (pk_…, rol admin, scopes en vervaldatum achteraf niet te wijzigen) als Bearer-token: GET /users (filter alleen id[$in]; velden employeeNumber, firstName, nickName, insertion, lastName, lastNameUsage, displayName, jobTitle, entityId, teams, isDemoData, companyStartDate, companyEndDate), /teams-information (teamLeadersIds, teamMembersIds), /contracts (type, status) en /entities. 403 met INACTIVE_COMPANY of PAYMENT_OVERDUE stopt de ronde.
- Naar Entra ID schrijven we via Microsoft Graph (user) met employeeId (maximaal 16 tekens), givenName, surname, displayName, userPrincipalName, mailNickname, jobTitle, department, companyName, employeeType, manager, usageLocation, employeeHireDate, employeeLeaveDateTime (vraagt User-LifeCycleInfo.ReadWrite.All) en accountEnabled.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HoorayHR | Veld in Microsoft Entra ID | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | employeeId | Maximaal 16 tekens in Entra ID |
firstName of nickName | givenName | |
insertion + lastName | surname | |
displayName (volgens lastNameUsage) | displayName | |
Naamgevingsregel | userPrincipalName, mail en mailNickname | |
jobTitle | jobTitle | |
Team (teams-information) | department | |
Teamleider van het team | manager | |
Entiteit (entityId) | companyName | |
Contracttype (1, 2 of 3) | employeeType | |
companyStartDate | employeeHireDate | |
companyEndDate | employeeLeaveDateTime en accountEnabled = false |
Gerelateerd
HoorayHR → Active Directory
HoorayHR Active Directory koppeling: domeinaccount uit het personeelsdossier
ASHoorayHR → Arbodienst (SIVI)
HoorayHR arbodienst koppeling via SIVI: verzuimdossiers en hun fasen uit HoorayHR naar de arbodienst
HoorayHR → Google Workspace
HoorayHR Google Workspace koppeling: Google-account vanaf de indienstdatum
HoorayHR → Okta
HoorayHR Okta koppeling: HoorayHR als HR-bron voor Okta-gebruikers en groepen