Identity en access management
HoorayHR Google Workspace koppeling: Google-account vanaf de indienstdatum
Met een koppeling tussen HoorayHR en Google Workspace krijgt elke nieuwe medewerker uit HoorayHR een Google-account voor zijn indienstdatum, met functie, team, teamleider en een organisatie-eenheid die past bij het soort contract. Na de uitdienstdatum in HoorayHR schorst KoppelHet het Google-account.
Wat de koppeling doet
Organisaties die HoorayHR voor hun personeelsdossier gebruiken en in Google Workspace werken, vinden bij de integraties van HoorayHR geen koppeling met Google. IT maakt het Google-account na een seintje van HR, en een stagiair krijgt dezelfde apps en licentie als een vaste collega.
- Een beheerder in HoorayHR maakt een API-sleutel met alleen leesrechten op medewerkers, teams en contracten; in Google krijgt een serviceaccount rechten op gebruikers en groepen.
- KoppelHet leest elk uur alle medewerkers, teams en contracten en vergelijkt die met Google.
- Voor een nieuwe medewerker maakt KoppelHet het account aan in de organisatie-eenheid van zijn entiteit en contractsoort.
- Team en teamleider bepalen de afdeling, de leidinggevende en de groep in Google.
- Na de uitdienstdatum schorst KoppelHet het account; na de afgesproken termijn gaan de bestanden naar de teamleider.
Waar je op let bij HoorayHR en Google Workspace
- Op de integratiepagina van HoorayHR staat geen Google-koppeling en ook geen inloggen met Google. Onder werkplek staan alleen meldingen in Teams en Slack. Het Google-account komt er dus alleen via een koppeling die HoorayHR leest.
- HoorayHR kent drie soorten contract, bepaalde tijd, vast en stage. KoppelHet zet een stagiair in een eigen organisatie-eenheid in Google, zodat jullie daar bijvoorbeeld delen buiten het domein of bepaalde apps kunnen uitzetten.
- Medewerkers zijn in HoorayHR alleen op ID op te vragen, niet op wijzigingsdatum. KoppelHet leest daarom elk uur de hele lijst en vergelijkt die veld voor veld met Google, en schrijft alleen wat echt anders is.
- Een afdeling heeft HoorayHR niet, wel teams met teamleiders. We spreken af welk team de afdeling in Google bepaalt; dat team wordt ook de Google-groep, en de teamleider de leidinggevende, zodat Drive-bestanden van een vertrekker bij hem terechtkomen.
- Een proefomgeving van HoorayHR kan demomedewerkers bevatten, die gewoon in de API staan. KoppelHet slaat ze over, zodat er geen Google-accounts voor verzonnen collega's ontstaan die een licentie bezetten.
- Loopt het HoorayHR-abonnement af of staat een betaling open, dan weigert de API elke aanvraag. KoppelHet ziet dat als storing en niet als een lege lijst, zodat er in Google niemand wordt geschorst omdat HoorayHR even geen medewerkers teruggeeft.
- Via de API kan HoorayHR een bestaande medewerker niet bijwerken, dus het Google-adres gaat niet vanzelf terug naar het dossier. De API-sleutel heeft een vaste vervaldatum; KoppelHet waarschuwt een maand vooraf, zodat nieuwe collega's daarna gewoon hun account krijgen.
Deze koppeling hoort ook bij in-, door- en uitstroom.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Kunnen medewerkers daarna met Google inloggen op HoorayHR?
HoorayHR noemt geen inloggen met Google. De koppeling regelt het Google-account, niet de aanmelding op HoorayHR.
Wat als iemand in meer teams zit?
Dan geldt het team dat we vooraf afspreken voor afdeling en leidinggevende. Groepen voor de andere teams kunnen later als uitbreiding.
Gaat er verzuim of verlof naar Google?
Nee. De koppeling leest alleen medewerkers, teams, contracten en entiteiten.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- HoorayHR via api.hoorayhr.io met een persoonlijke API-sleutel (pk_…, rol admin, scopes en vervaldatum achteraf niet te wijzigen) als Bearer-token: GET /users (filter alleen op id; velden employeeNumber, firstName, nickName, insertion, lastName, lastNameUsage, jobTitle, entityId, teams, isDemoData, companyStartDate, companyEndDate), /teams-information (teamLeadersIds), /contracts (type 1 bepaalde tijd, 2 vast, 3 stage) en /entities. 403 met INACTIVE_COMPANY of PAYMENT_OVERDUE stopt de ronde.
- Google via de Admin SDK Directory API (users met primaryEmail, name, externalIds, orgUnitPath, organizations met title en department, relations type manager, suspended), groups en members, en de Data Transfer API, met een serviceaccount met domain-wide delegation.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in HoorayHR | Veld in Google Workspace | Toelichting |
|---|---|---|
employeeNumber | externalIds (type organization) | |
firstName of nickName | name.givenName | |
insertion en lastName volgens lastNameUsage | name.familyName | Maximaal 60 tekens |
Naamgevingsregel | primaryEmail | |
entityId en contracttype | orgUnitPath | |
jobTitle | organizations.title | |
Afgesproken team | organizations.department en groep | |
teamLeadersIds | relations (type manager) | |
companyEndDate | suspended = true |
Gerelateerd
HoorayHR → Active Directory
HoorayHR Active Directory koppeling: domeinaccount uit het personeelsdossier
ASHoorayHR → Arbodienst (SIVI)
HoorayHR arbodienst koppeling via SIVI: verzuimdossiers en hun fasen uit HoorayHR naar de arbodienst
HoorayHR → Microsoft Entra ID
HoorayHR Entra ID koppeling: Microsoft 365-account op de startdatum uit HoorayHR
HoorayHR → Okta
HoorayHR Okta koppeling: HoorayHR als HR-bron voor Okta-gebruikers en groepen