Recruitment naar HR
Lever Oracle HCM koppeling: aangenomen opportunity als pending worker in Oracle
Met een koppeling tussen Lever en Oracle HCM Cloud wordt een opportunity die in Lever op aangenomen gaat een pending worker in Oracle HCM Cloud, met naam, verwachte startdatum, werkgever, locatie en fte uit het aanbod. HR zet de pending worker in Oracle zelf om naar medewerker, en de recruiter ziet in Lever een notitie dat de nieuwe collega in Oracle staat.
Wat de koppeling doet
Organisaties die Oracle HCM Cloud als HR-systeem hebben en in Lever werven, zetten een aanname nu met de hand in Oracle. HR typt naam, startdatum en plaatsing over.
- Bij de start leggen we per Lever-locatie de werkgever, locatiecode en business unit in Oracle vast.
- Lever meldt candidateHired; KoppelHet haalt opportunity, aanbod en posting op.
- KoppelHet controleert of de kandidaat het aanbod heeft getekend en maakt de pending worker aan.
- KoppelHet zet een notitie op de opportunity in Lever.
- HR rondt de onboarding af en zet de pending worker in Oracle om naar medewerker.
Waar je op let bij Lever en Oracle HCM Cloud
- Oracle bedoelt een pending worker voor iemand die heeft getekend maar nog niet is begonnen. Een Lever-aanbod toont al een getekend document zodra één partij tekent. KoppelHet kijkt daarom per ondertekenaar of de kandidaat zelf heeft getekend voordat de pending worker ontstaat.
- Lever bewaart de naam als één veld, Oracle wil voornaam en achternaam apart. KoppelHet splitst de naam en houdt een tussenvoegsel bij de achternaam; een naam die niet eenduidig te splitsen is, zet het als controlepunt bij HR.
- De locatie van een Lever-posting is een vrij label, terwijl Oracle een bestaande werkgever en locatiecode verwacht. KoppelHet legt per label vast welke werkgever en locatie erbij horen, en een nieuw label houdt de aanname vast tot HR het heeft ingedeeld.
- Een Lever-posting kent een commitment zoals Full-time of Part-time, zonder uren. Oracle rekent in fte. We voegen uren per week toe aan het aanbiedingsformulier in Lever en rekenen die om tegen de voltijdweek van de werkgever in Oracle.
- Eén contact kan in Lever meerdere opportunities hebben. KoppelHet zet het nummer van de aangenomen opportunity in het applicant number van Oracle en zoekt daarop eerst, zodat een tweede sollicitatie van dezelfde persoon geen tweede pending worker maakt.
- Lever stopt na vijf mislukte pogingen met een webhook. KoppelHet vergelijkt daarom elke dag de aangenomen opportunities met de pending workers in Oracle op applicant number, zodat een aanname tijdens een storing toch aankomt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Waarom een pending worker en geen medewerker?
Zo blijft de onboarding in Oracle bij HR, en bepaalt HR wanneer iemand medewerker wordt. Valt de aanname weg, dan is er nog geen dienstverband om te beëindigen.
Gaat het salaris mee?
In de eerste versie niet; HR legt het salaris in Oracle vast. Salaris uit het Lever-aanbod kan later als uitbreiding.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Lever via de webhook candidateHired (data.opportunityId en contactId; HMAC-SHA256 over token en triggeredAt met de signing token; vijf herhalingen) en de Lever API met een API-key via basic authentication - GET /opportunities/:opportunity, GET /opportunities/:opportunity/offers (fields met anticipated_start_date en job_title; signatures per ondertekenaar), GET /postings/:posting (categories.location, department en commitment) en POST /opportunities/:opportunity/notes. Limiet 10 aanvragen per seconde.
- Naar Oracle HCM Cloud via de workers REST API als pending worker (werknemerstype P) met ApplicantNumber, ProjectedStartDate, LegalEmployerName, LocationCode, BusinessUnitName en workMeasures (FTE). Omzetting via de vlag ready-to-convert en een geplande taak in Oracle. Integratiegebruiker met rechten per legal employer.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Lever | Veld in Oracle HCM Cloud | Toelichting |
|---|---|---|
opportunity id | ApplicantNumber | |
name (één veld) | names (FirstName, LastName) | Gesplitst; controle door HR bij twijfel |
emails[0] | emails (privé) | |
phones[0] | phones | |
Offer field anticipated_start_date | ProjectedStartDate | |
categories.location (posting) | LegalEmployerName en LocationCode | Via een tabel per label |
categories.department (posting) | BusinessUnitName en afdeling | |
Offer field job_title | Functie op de assignment | |
Uren per week (offer field) | workMeasures (FTE) |
Gerelateerd
Lever → BambooHR
Lever BambooHR koppeling: aangenomen kandidaat als nieuw medewerkersprofiel in BambooHR
Lever → Dayforce
Lever Dayforce koppeling: getekend aanbod als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Lever → Deel
Lever Deel koppeling: aangenomen kandidaat als eigen medewerker of EOR-contract in Deel
Lever → HiBob
Lever HiBob koppeling: aangenomen kandidaat met aanbod als medewerker in Bob