Recruitment naar HR
Lever Workday koppeling: van getekend aanbod naar pre-hire en indiensttreding
Met een koppeling tussen Lever en Workday wordt een kandidaat die in Lever als aangenomen is gemarkeerd een pre-hire in Workday, waarna de indiensttreding start met startdatum, positie, locatie en salaris uit het Lever-aanbod. Lever verkoopt zelf een Workday-integratie met een hire sync; KoppelHet bouwt de koppeling als die niet wordt afgenomen of als de aanname ook naar andere systemen moet.
Wat de koppeling doet
Organisaties die in Lever werven en Workday als HR-systeem gebruiken, zetten na een getekend aanbod de pre-hire in Workday vaak met de hand neer en starten daarna zelf de indiensttreding. Gegevens uit het aanbod worden overgetypt, en een kandidaat die al eerder in dienst was, krijgt soms een tweede persoon in Workday.
- De recruiter markeert de kandidaat in Lever als aangenomen.
- KoppelHet haalt de opportunity, het aanbod en de requisition op en controleert of alle handtekeningen er staan.
- KoppelHet maakt de pre-hire in Workday aan of werkt een bestaande bij.
- Op de positie die bij de requisition hoort, start KoppelHet de indiensttreding, of het contract als het om een contingent worker gaat.
- Workday doorloopt de eigen goedkeuringen. Weigert Workday, dan ziet HR de reden in het KoppelHet platform.
Waar je op let bij Lever en Workday
- Lever bewaart de naam van een kandidaat als één veld met de volledige naam. Workday wil voornaam en achternaam apart, volgens het naamformaat van het land. KoppelHet splitst de naam en zet een Nederlands voorvoegsel waar het Nederlandse naamformaat in Workday het verwacht.
- In Lever kan één persoon meerdere opportunities hebben, bijvoorbeeld bij een tweede sollicitatie jaren later. KoppelHet bewaart in Workday zowel de opportunity als het contact uit Lever, zodat een terugkerende kandidaat als herindiensttreding binnenkomt en niet als nieuwe persoon.
- Een Lever-aanbod is een lijst velden met elk een eigen code. De startdatum en het salaris met valuta en periode staan daar als aparte velden. KoppelHet leest ze op code, zodat een andere tekst in het aanbiedingssjabloon de koppeling niet breekt.
- Lever toont een getekend document zodra er één handtekening staat, ook als de ondertekening door het bedrijf nog ontbreekt. KoppelHet kijkt per ondertekenaar of hij heeft getekend en start de indiensttreding in Workday pas als iedereen dat heeft gedaan.
- Bij een aanname geeft Lever de requisition mee waarop is geworven, met de requisition-code. Komen de requisitions oorspronkelijk uit Workday, dan is die code de brug naar de juiste Workday-positie, zonder aparte tabel per vacature.
- Lever probeert een mislukte webhook vijf keer, met steeds langere pauzes. Daarna komt hij niet meer. KoppelHet vergelijkt daarom dagelijks de aannames in Lever met de pre-hires in Workday, zodat een gemiste melding alsnog wordt verwerkt.
- Het soort werk staat in Lever als label op de posting, zoals fulltime of stage. Per label leggen we vast of Workday een indiensttreding of een contract voor een contingent worker start, zodat een freelancer niet als medewerker in Workday komt.
Hoe we het bouwen en beheren
- De koppeling draait op het KoppelHet platform, gehost in een datacenter in de EU.
- Elke synchronisatie en elke fout is zichtbaar in de functionele logging; bij een fout krijgt jullie beheerder een melding.
- Een mutatie die niet door kan, wordt niet half doorgezet maar klaargezet om opnieuw te proberen.
- KoppelHet is ISO 27001-gecertificeerd. Gegevens gaan versleuteld over en blijven niet langer op het platform dan nodig.
- Na livegang beheren wij de koppeling en passen we hem aan als jullie proces verandert.
- De koppeling past naast je bestaande integratielaag. Alleen de velden uit het ontwerp gaan over; het platform houdt geen eigen registratie bij.
Implementatie en prijs
Dit is geen app die je aanzet. We bouwen de koppeling voor jullie organisatie op ons platform, met bouwstenen die we steeds opnieuw gebruiken. Zo is het maatwerk, zonder dat we bij nul beginnen.
Een consultant bereidt de intake voor en analyseert beide systemen. Daarna leggen we de mapping en uitzonderingen per veld vast, testen we in de test- of acceptatieomgeving en gaan we live op een moment dat jij kiest. De kosten bestaan uit een eenmalig bedrag voor de inrichting en een maandbedrag voor platform, monitoring en beheer.
Veelgestelde vragen
Lever heeft al een Workday-integratie. Waarom KoppelHet?
Als jullie die afnemen en hij doet wat nodig is, raden we hem aan. KoppelHet komt in beeld als die integratie er niet is, of als de aanname in dezelfde stap naar meer systemen moet.
Worden goedkeuringen in Workday overgeslagen?
Nee. KoppelHet start de indiensttreding; de stappen en goedkeuringen die jullie in Workday hebben ingericht blijven gelden.
Komt het BSN uit Lever?
Nee. HR of de nieuwe medewerker vult het in Workday in, of de Nederlandse salarisadministratie legt het vast.
Technische details voor IT
Voor wie wil weten hoe het onder de motorkap werkt: gebruikte API's, velden en bronnen.
- Lever via de webhook candidateHired (body met data.opportunityId en data.contactId; HMAC-SHA256 over token en triggeredAt met de signing token; alleen HTTPS; vijf herhalingen) en de Lever API met een API-key via basic authentication. GET /opportunities/:opportunity (name, emails, phones, requisitionForHire.requisitionCode), GET /opportunities/:opportunity/offers (status signed, fields met identifier anticipated_start_date, salary_amount, compensation_currency, salary_interval, signatures per ondertekenaar) en GET /postings/:posting (categories.location en commitment). Limiet 10 aanvragen per seconde, pieken tot 20.
- Workday via de Staffing-webservice met een Integration System User. Put_Applicant maakt of wijzigt de pre-hire, Hire_Employee neemt de pre-hire aan in een positie, headcount of job, en Contract_Contingent_Worker contracteert een pre-hire als contingent worker. Workday noemt een applicant inmiddels pre-hire; de operaties zijn niet hernoemd.
Welke velden overgaan
De belangrijkste velden. De volledige mapping stellen we per klant vast.
| Veld in Lever | Veld in Workday | Toelichting |
|---|---|---|
opportunityId en contact | External_Integration_ID_Data | Herkent een tweede aanname van dezelfde persoon |
name | Legal_Name_Data (First_Name, Last_Name) | Lever heeft één naamveld; we splitsen het |
emails[0] | Email_Address_Data (privé) | |
phones (type mobile) | Phone_Data | |
Offer field anticipated_start_date | Hire_Date | |
requisitionForHire.requisitionCode | Position_Reference | Via de requisition-code die ook in Workday bestaat |
categories.location van de posting | Location_Reference | Via een vertaaltabel |
categories.commitment | Employee_Type of contingent worker | Bepaalt welk Workday-proces start |
salary_amount, compensation_currency, salary_interval | Compensatie in het Hire-proces |
Gerelateerd
Lever → BambooHR
Lever BambooHR koppeling: aangenomen kandidaat als nieuw medewerkersprofiel in BambooHR
Lever → Dayforce
Lever Dayforce koppeling: getekend aanbod als gecontroleerde nieuwe medewerker in Dayforce
Lever → Deel
Lever Deel koppeling: aangenomen kandidaat als eigen medewerker of EOR-contract in Deel
Lever → HiBob
Lever HiBob koppeling: aangenomen kandidaat met aanbod als medewerker in Bob